Lauréat Direction Générale
Cette vaste pharmacie située à Alès s’équipe
d’une GED en mode SaaS, propose une application mobile à ses clients et renforce sa présence grâce à un site d’e-commerce.
Depuis quelques années, la pharmacie Agnès Praden, située à Alès, connaît une croissance constante. Revers de la médaille, plus il y a de produits et donc de ventes, plus les collaborateurs manipulent de la paperasse. Entre les bons de commandes, les bons de livraison, les factures fournisseurs, les factures de frais généraux, les reliquats de commandes… le quotidien devient vite fastidieux. Et qui dit papier, dit classement physique, recherches, photocopies, numérisations, envois sous enveloppe, etc. « Nous travaillons avec 200 laboratoires et avons 400 000 à 500 000 produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, explique Agnès Praden, pharmacienne titulaire et gérante de son officine. A titre d’exemple, nous traitons chaque mois en moyenne 800 factures, soit autant de bons de livraison et une cinquantaine de factures de frais généraux. Au total, c’est environ 3 000 documents que nous gérons mensuellement.» Il fallait donc trouver une solution.
pharmacienne et gérante.
Une GED dans le Cloud
Tout a commencé en 2008, lorsque notre pharmacienne désireuse de s’agrandir implante son officine dans le centre commercial de la ville. Dotée d’une surface de 700 m2, la pharmacie Agnès Praden réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires de près de 12 millions d’euros et emploie 45 salariés à temps plein. « La taille de notre structure fait que notre gestion est équivalente à celle d’une PME. Dans notre secteur, toutes les pharmacies disposent d’un système informatique spécifique conçu par des sociétés spécialisées qui ne proposent pas de véritables outils de GED », explique Agnès Praden. C’est alors qu’elle entend parler de la société Eukles, spécialisée dans la gestion électronique de documents pour différents secteurs dont celui de la santé. En mai 2015, Agnès conclut un contrat avec l’éditeur, séduite par l’outil
e-DocPro en mode SaaS. Plus besoin de saisir les factures dans une feuille Excel, de les numériser tout en les classant dans des armoires, de passer des heures à chercher une facture. Tout est centralisé dans le Cloud, les données étant hébergées chez OVH. L’accès aux fichiers se fait en temps réel par mot de passe tant en interne qu’à distance pour les collaborateurs mobiles ou en télétravail ainsi que pour l’expert- comptable « On avait une petite GED mais face à la croissance de notre structure, elle était vite devenue obsolète. Là, on dispose enfin d’un outil professionnel, efficace qui nous simplifie le travail entre la logistique, la comptabilité. Même si nous devons encore numériser certains documents, nous avons gagné en temps et en traçabilité avec un réel suivi du workflow. Sans parler de l’aspect collaboratif qui est très apprécié ainsi que l’usage de tampons numériques personnalisés pour la validation. » Au total, la formation des collaborateurs s’est étalée sur une semaine et l’apport de la GED leur permet aujourd’hui de créer une valeur ajoutée, de monter en compétences.
De la gestion des salaires au site d’e-commerce
Deuxième étape : après la partie comptable et achat, la pharmacie Agnès Praden commence à déployer avec l’outil d’Eukles le volet RH avec la gestion des bulletins de salaire, des congés. « Outre l’avantage de la proximité géographique de l’éditeur, c’est aussi parce que leur outil est évolutif, adapté à notre métier. Il est d’ailleurs dans mes intentions dans un futur proche d’étudier comment apporter de la traçabilité sur tout ce qui concerne la gestion des ordonnances. Je souhaite les dématérialiser de façon à avoir un meilleur suivi des dossiers », explique cette pharmacienne exploitant les atouts du numérique. Ainsi, depuis quelques mois, elle a ouvert un site d’e-commerce grâce auquel on peut commander et payer en ligne des médicaments délivrés sans ordonnance, des produits de parapharmacie, de diététique… Ce site a été développé par l’agence web Itek, située à Sophia Antipolis, qui a récemment proposé à la pharmacie Agnès Praden l’application « Click & Collect ». Téléchargeable depuis septembre dernier, depuis l’App
Store ou Google Play, cet outil permet, une fois inscrit sur le site, de commander en ligne depuis un smartphone un produit et de venir le retirer dans la pharmacie. De même, il est possible d’envoyer une ordonnance (prise en photo avec le smartphone ou numérisée) et de préciser une date pour récupérer les médicaments. «J’aime les outils correspondant à l’époque dans laquelle je vis. Loin de nous entraîner vers une déshumanisation, la technologie va au fil du temps nous libérer du temps pour être de plus en plus sur l’humain », conclut-elle.
