Même la plus modeste des solutions de gestion électronique de documents possède le socle de fonctions nécessaires à la mise en œuvre du travail à distance. Avec quelques bonnes pratiques d’encadrement des usages, échanges et collaboration se déroulent comme au bureau.
C’est la fin des interrogations concernant la pertinence de l’usage d’une GED à distance. Le télétravail, conseillé puis rendu “obligatoire” par le gouvernement à l’aube d’un second confinement, aura certainement eu raison des dernières réticences. Non pas sur le plan technique, puisque la GED a toujours été un outil de centralisation et de partage des documents, mais plutôt sur celui de la gouvernance en général et du management à distance en particulier. Car si l’entreprise reste souveraine dans l’organisation de ses activités et la façon dont ses collaborateurs s’y inscrivent, elle ne peut échapper ni à la réglementation ni à la pression sociale engendrées par des périodes particulières telles qu’une pandémie. Alors que le débat qui alimente la législation du télétravail en France est loin d’être clos, les études montrent que beaucoup d’entreprises n’ont tout simplement pas encore déployé ou même trouvé les solutions qui permettent aux salariés de travailler depuis chez eux.
La GED constitue l’outil le plus simple à mettre en œuvre
Dans la panoplie des équipements qui facilitent la continuité des activités, la GED constitue l’outil le plus simple à mettre en œuvre. Depuis des années, le SaaS ouvre une autoroute aux technologies de dématérialisation et de reconnaissance automatique des documents, avec la promesse d’une mutualisation des moyens et donc d’une baisse des coûts d’infrastructure.
La dématérialisation des documents n’est plus une option
La GED dans le Cloud ne nécessite aucun investissement pour se lancer ni de ressources informatiques à dédier. Économiquement séduisante, l’approche est un atout dans un contexte de télétravail, mais ce sont surtout ses capacités d’accès à distance qui en font une solution idéale. Une GED sur site présente le même avantage : qu’elle ait été déployée pour répondre à des exigences particulières de sécurité ou pour bénéficier d’un développement sur mesure, on peut lui adjoindre les services d’un VPN pour délivrer des accès distants aux collaborateurs.
La GED se prête au télétravail depuis longtemps
Fondamentalement, la GED se prête au télétravail depuis longtemps, mais les entreprises n’en ont pas fait une priorité sauf pour leurs collaborateurs nomades. « Nous étions jusqu’alors dans une optique d’automatisation des processus et étions sollicités dans un contexte d’optimisation financière ou organisationnelle. Les sociétés désireuses de mettre en place une solution de gestion de documents le faisaient surtout pour automatiser leur processus, notamment les factures fournisseurs ou le flux courrier.
Aujourd’hui, nous constatons qu’il existe une réelle nécessité de GED transverse, c’est-à-dire connectée à l’ensemble des systèmes de l’entreprise et gérant tous ses contenus passés ou présents. Parallèlement, l’accessibilité aux documents est devenue un enjeu majeur face à la généralisation du télétravail. L’objectif est donc de dématérialiser l’ensemble du patrimoine documentaire de l’entreprise pour pouvoir y accéder de manière intelligente, le modifier et le faire circuler depuis n’importe où. La crise sanitaire a révélé le retard de beaucoup d’entreprises en matière de dématérialisation. Aujourd’hui, la dématérialisation des documents n’est plus une option ; les entreprises les plus avancées peuvent marquer leur différence, les autres doivent impérativement passer à l’étape suivante », indique Jean-Louis Sadokh, président de T2i France.
« Nous constatons aujourd’hui qu’il existe une réelle nécessité de GED transverse,
connectée à l’ensemble des systèmes. »
Jean-Louis Sadokh T2i France
L’expérience utilisateur aussi importante que la personnalisation
Les éditeurs de GED n’ont pas échappé à la vague des usages simplifiés et des interfaces intuitives qui caractérisent désormais les applications. Dans leurs offres, l’expérience utilisateur prime tout autant que les possibilités de personnalisation des fonctions. Même novice en matière de GED, le télétravailleur se trouve difficilement mis en difficulté pour retrouver voire numériser un document, l’éditer, le sauvegarder et le partager. Il travaille dans un cadre établi en amont par des plans de classement et des paramétrages variables selon les activités d’entreprise. Comme au bureau, il est placé dans un environnement où l’automatisation des traitements lui demande peu d’interactions. L’accès à la GED se fait la plupart du temps via un navigateur Internet.
« Depuis un PC, un ordinateur portable ou un smartphone, on saisit l’URL de la GED, un login et un mot de passe puis on accède à l’arborescence des documents déposés. Un administrateur supervise tout ce que font les utilisateurs, que ceux-ci soient au bureau ou à distance. C’est lui qui attribue des droits d’accès et d’actions aux utilisateurs de manière unitaire ou par groupes, ces utilisateurs et groupes étant cloisonnés les uns par rapport aux autres », résume Mickaël Sastrel, directeur général d’Eukles.
« Un administrateur supervise
tout ce que font les utilisateurs. »
Mickaël Sastrel Eukles
Authentification multi-facteur et streaming
Selon la politique de sécurité en vigueur dans l’entreprise et face à des vulnérabilités de plus en plus exploitées, la connexion à distance peut requérir une authentification multi-facteur ou l’usage d’un VPN qui redirige l’utilisateur vers la GED. « Au moment de la mise en place des équipements, le recours à un proxy et un chiffrement AES 256 bits consolide la sécurisation de la connexion », ajoute Christopher Vandorme, consultant avant-vente et projets chez ELO Digital Office. L’objectif est de proposer une flexibilité dans les scénarios d’authentification et d’accès réseau. La qualité de la connexion est un point tout aussi important. Idéalement, des infrastructures dédiées de type communication unifiée ou digital workplace pallient les problèmes de débit, tout en sécurisant les connexions. « Les employés travaillent de plus en plus à la maison, on assiste à un développement des bureaux distants. Les salariés qui les utilisent ont besoin d’un accès complet, instantané et ininterrompu aux emails, à la messagerie vocale, aux fichiers d’entreprise et aux applications de collaboration », estime- t-on chez Mitel.
La nécessité d’optimiser les temps de réponses
Lorsque la GED constitue le seul outil disponible pour télétravailler, il existe d’autres moyens de réduire la lenteur des connexions.
« Dans une GED, ce qui impacte la qualité de connexion,
c’est le téléchargement d’un document. »
Jean-Philippe Balivet
« Un mode streaming est recommandé. Le document est dans ce cas téléchargé page par page au fur et à mesure de la lecture pour avoir un temps de réponse très rapide sur la première page du document.
Cela permet d’avoir une expérience utilisateur de qualité, y compris dans le cloud où les connexions peuvent être dégradées », explique Jean-Philippe Balivet, directeur activités ECM chez Tessi France. L’usage de bases de données NoSQL pour stocker les documents accédés à distance participe également à l’optimisation des temps de réponse.
Bannettes et signatures électroniques
Dans une situation de télétravail où le collaboratif prend tout son sens, les outils mis à disposition sont exactement ceux que l’on exploite au bureau. Cocréation et coédition, partage de documents entre membres d’une même équipe, annotations, notifications et gestion de versions figurent parmi les principales fonctions. « La disponibilité d’un module de signature électronique accessible depuis la GED devient incontournable pour signer à distance des factures ou des contrats ou encore mettre en place des workflows de validation », ajoute Cyril Colombani, chef de produit chez Sages Informatique.
La bannette numérique facilite le classement des documents
L’usage d’une bannette numérique facilite également le classement et la distribution des documents entre les collaborateurs distants. Les fonctions spécialisées de la GED sont aujourd’hui suffisamment riches pour organiser le travail en commun en toute sécurité. La conservation des documents s’appuie sur les capacités standards de la solution, mais peut néanmoins nécessiter un coffre-fort accessible à distance pour protéger les documents sensibles.
« Les données doivent être chiffrées,
et leur sauvegarde passée par des serveurs. »
Malo Jennequin M-Files
Mais dans un contexte où les habitudes et conditions de travail ne sont plus les mêmes, la prudence reste de mise : « qu’elles soient en transit sur le poste de travail distant ou au repos dans les serveurs, toutes les données doivent être chiffrées, et leur sauvegarde doit impérativement passer par des serveurs en cas de crash du PC utilisé pendant le télétravail », préconise Malo Jennequin, presales & solutions director chez M-Files.
