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Simplification des processus RH
Traiter les salariés comme des clients !
Les ressources humaines n’ont pas souvent été une priorité dans les stratégies numériques des entreprises. Mais le vent tourne, la fonction RH revendique désormais sa propre transformation digitale. Mieux, elle participe à la modernisation des processus de l’entreprise avec l’objectif ambitieux de traiter les salariés comme des clients.
« Dans un contexte “tout numérique”, la dématérialisation des processus et des flux RH est une opportunité de taille à saisir. Ses enjeux tournent autour de principes clés : rapidité, réduction des coûts, sécurité et conformité. Aujourd’hui, la gestion des documents RH se transforme pour devenir de plus en plus électronique », souligne Eric Jamet, directeur marketing et innovation chez Tessi documents Services. Chaque année, une entreprise moyenne génère près de 35 000 documents liés à la gestion de ses salariés. Le bulletin de paye, emblématique de la dématérialisation RH, mais aussi bien d’autres documents possèdent leur double numérique : embauches, contrats de travail, avenants, déclarations sociales, attestations, demandes de congés, CV… la liste est longue. La dématérialisation RH couvre de fait un périmètre très large. Des processus de recrutement jusqu’aux ressources allouées aux activités quotidiennes, à la formation, et plus généralement à la gestion des talents, tous les échanges entre l’entreprise et le salarié ont vocation à être dématérialisés. A ce potentiel s’ajoute celui de la dématérialisation native. Sont concernées les données issues du SIRH et celles destinées à l’alimenter, par exemple les formulaires en ligne soumis aux collaborateurs ou encore des workflows relatifs à la gestion des congés ou au suivi des absences.
Du marketing social
« Le premier atout de la dématérialisation des documents RH, c’est la simplification des processus en jeu. Mais pour simplifier ces processus, encore faut-il les connaître et donc les structurer. Dans les petites entreprises, cette structuration n’existe pas, et quasiment pas dans les moyennes entreprises. Elle est néanmoins présente dans les grandes entreprises où l’on cherche alors à optimiser flux et processus. L’archivage électronique sécurise les traitements. Globalement, on essaye de donner un peu plus de temps aux gestionnaires RH qui sont alors en mesure de produire des services et non pas seulement de collecter des pièces. La dématérialisation RH, c’est aujourd’hui du marketing social, ça rend l’entreprise plus moderne, tout en lui permettant de mettre en avant le facteur écologique », indique Stéphane Galois, product manager démat RH chez Primobox.
« Les RH prennent aujourd’hui une dimension collaborative qui implique le salarié et optimise sa présence dans l’entreprise. Le collaborateur ne reste plus en bout de chaîne, il devient un acteur. »
Stéphane Galois, Primobox
Pour beaucoup de spécialistes, le collaborateur mais aussi le futur candidat font désormais preuve d’une approche consumériste de l’emploi. A l’entreprise de fidéliser le premier et de séduire le second. Le rapprochement entre marketing et ressources humaines n’est donc pas anodin. Seulement, face aux évolutions du numérique, la gestion des RH requiert des aptitudes particulières et une technicité accrue de la part de ses différents acteurs, ou encore des relations sociales à repenser. Une compréhension globale de la transformation digitale facilite le passage du département RH d’un centre de coût à un outil de rentabilité. Mais cela suppose le développement d’une culture numérique dans l’entreprise et en particulier dans les strates managériales et décisionnaires.
« Ce qui importe, c’est la simplification et l’automatisation du processus de gestion des applications RH, le renforcement de la marque employeur via du marketing social et la facilité d’usage dans un quotidien où les collaborateurs sont de plus en plus éclatés, qu’ils soient en télétravail chez eux, dans un bureau à droite ou à gauche ou encore en coworking. Dans une réorganisation de l’espace de travail et des activités, le salarié, le manager et le RH trouvent tous un intérêt à fluidifier ces processus. Le partage de documents peut se faire entre ces trois acteurs mais pourquoi pas aussi avec des partenaires externes, paye ou expert-comptable », estime Pascal Grémiaux, président d’Eurécia.
« Les entreprises investissent sur des solutions qui vont faciliter la vie de leurs collaborateurs. »
Pascal Grémiaux, Eurécia
Alors que l’économie des coûts réalisée en passant du papier au numérique est démontrée, la rationalisation des processus de gestion et d’accès aux informations s’avère encore plus payante. Mais la transformation des ressources humaines n’a jamais fait partie de l’agenda brûlant des entreprises. « 10 % des entreprises seulement dématérialisent leur bulletin de paie, et pour ce qui est des autres documents RH c’est infinitésimal. La plupart des gestionnaires les place dans des GED mais très peu signent électroniquement ces documents. La maturité numérique RH n’est pas encore très développée. Mais on perçoit ces dernières années un réel intérêt, qui s’accompagne d’une demande d’explications sur la sécurisation des données, sur le PRA, et globalement sur la façon dont les solutions RH dématérialisées s’imbriquent dans les outils en place », constate Stéphane Gallois.
Des experts comptables qui traînent des pieds
Pourquoi ce retard, surtout du côté des petites entreprises ? D’aucuns estiment que la culture latine y est pour beaucoup. La rétention consciente ou inconsciente des documents, la difficulté de partager les données dans le but hypothétique de renforcer le rôle ou le poids des uns et des autres dans l’entreprise est une réalité qui cache un manque de culture et de vision. Mais il existe aussi des raisons plus pragmatiques : « ce retard est dû d’abord au fait que des chefs d’entreprise cherchent à digitaliser en priorité les processus de production commerciaux et administratifs, et les RH restent un parent pauvre. Et une fois ces priorités gérées, il n’est même pas sûr que l’entreprise investisse sur des outils qui vont optimiser la vie de ses collaborateurs. Autre point, les quelques 17 000 experts-comptables ne sont pas moteur et force de proposition dans ce domaine. Eux qui sont les premiers partenaires au quotidien des TPE et PME, pourraient être un vecteur d’accélération de la diffusion de la dématérialisation, mais ils sont eux-mêmes extrêmement frileux et réticents au changement, vraisemblablement parce qu’ils ne sont pas à l’aise avec ces aspects-là, et aussi par crainte de perdre leurs activités et de ne pouvoir démontrer leur proposition de valeurs à leurs clients », explique Pascal Grémiaux.
Les prestataires spécialistes de la démat RH ne manquent pas, et possèdent d’ailleurs des expertises qui vont bien au-delà de ce domaine. Les solutions externalisées sont majoritaires, avec un mode SaaS qui s’impose tant il facilite le déploiement des projets et se révèle idéal pour les petites structures. « Le Cloud et la mobilité avec l’usage de différents terminaux sont des tendances lourdes du marché. Mais la gestion RH ne peut être un processus découpé, il doit être suivi de part et d’autre et le même outil doit de manière intégrée pouvoir tout faire », indique David Thirache, directeur R&D de Cegedim SRH. Les PME présentent elles aussi un fort potentiel mais la pertinence des offres n’est pas toujours évidente. « L’offre SIRH est loin d’être idéale pour les PME/ETI. Ainsi, les suites logicielles relatives à la gestion des talents sont souvent trop calquées sur les besoins des grosses structures. On assiste pourtant à l’émergence d’éditeurs spécialisés qui proposent des solutions intégrant pleinement les enjeux des PME/EPI. Pour autant, il s’agit encore d’un marché pas forcément très lisible. L’enjeu prioritaire est de disposer d’un outil évolutif », souligne Hamid Hidja, fondateur du cabinet Strator RH.
Deux dématérialisations distinctes
Application on premise ou logiciel dans le Cloud, les offres traitent toujours les mêmes documents, que ceux-ci soient courants (notes de service), importants (notes de frais) ou sensibles (contrats de travail, fiches de paie). En outre deux grandes catégories distinguent les données : la dématérialisation des documents à destination des salariés, et la dématérialisation, plus conséquente, de la fameuse armoire RH. Cette typologie sous-tend tous les projets, et les deux types de données cohabitent, non plus dans un espace physique semblable à celui d’une armoire mais dans un coffre-fort électronique dont l’accès est parfaitement contrôlé, bien que son contenu présente une certaine porosité pour répondre aux exigences des différents traitements. « Ce coffre abrite également les documents qui concernent l’entreprise en général, notamment les éléments liés au déclaratif ou à la comptabilité et qui nécessitent d’être produits avec une valeur probante », ajoute David Thirache.
« Les processus RH ont été délocalisés auprès du salarié ou vers des entités déportées comme les magasins, les usines ou les services, et le coffre-fort a permis d’accompagner cette délocalisation. »
David Thirache, Cegedim SRH
Comme dans d’autres domaines fonctionnels, un des enjeux de la dématérialisation des flux RH touche à la dématérialisation des documents portant une valeur probatoire, ce qui exige la conservation de l’original, et, de plus en plus, une signature électronique.
Des garanties de sécurité
La conformité des solutions d’archivage électronique (ISO 14-641-1) et de coffre-fort numérique (NF Z42-020) apportent des garanties de sécurité de conservation des documents électroniques. Le coffre assurant confidentialité et intégrité des données, le SAE fournissant en plus disponibilité et pérennité de ces mêmes données. « Encore faut-il que l’archivage concerne l’original lui-même. L’enjeu porte alors sur la capacité à digitaliser l’ensemble de la chaîne, depuis la création et la signature du document, afin qu’aucune phase papier ne soit produite », estime Eric Jamet.
Démat RH, un ROI construit
sur le quantitatif et le qualitatif
Au-delà du coût global d’un document RH envoyé traditionnellement par courrier, le gain de temps et de stockage physique figure parmi les principaux critères d’estimation du ROI des projets. Mais le retour sur investissement se calcule différemment selon le process RH dématérialisé et sa complexité. Ainsi les processus nécessitant une signature électronique génèrent-ils un ROI quantitatif important mais ont un coût.
A l’inverse, la dématérialisation de bulletins de paie est peu onéreuse mais elle ne permet de réaliser qu’une modeste économie. Elle offre en revanche de nouveaux services au salarié, participe à la diminution de l’usage de papier, donne une image de modernité à l’entreprise.
C’est un exemple de la dimension qualitative de cette dématérialisation, qui touche la fonction RH comme les collaborateurs. Ces derniers, à travers leur taux d’adhésion au projet, constituent d’ailleurs une des valeurs d’ajustement qui concrétisent le ROI : si 50 % d’entre eux acceptent le bulletin de paie électronique dès la première année de sa mise en place, le succès sera effectif, indiquent les spécialistes.
S’y ajoutent des estimations qui dépendent de l’organisation de l’entreprise, notamment lorsque cette organisation est centralisée ou non, et de la gouvernance documentaire, en particulier sur le plan du contrôle du risque juridique et de la perte d’un document justificatif. Les calculs prennent donc en compte de nombreux paramètres, avec une analyse quantitative qui identifie les critères d’amélioration de la performance RH, et une perception qualitative qui facilite l’optimisation des processus RH dans leur globalité.
Les 10 points clés de réussite
d’un projet de dématérialisation RH
- 1 Analyser les process en cours et les axes d’optimisation
- 2 Identifier le cadre juridique
- 3 Déterminer de façon précise les objectifs à atteindre et le ROI estimé
- 4 Retenir les solutions techniques adaptées
- 5 Garantir la pérennité des données dématérialisées
- 6 Exiger une clause de réversibilité
- 7 Veiller à la sécurité des systèmes
- 8 Déployer en différentes phases
- 9 Prendre en compte la conduite du changement organisationnel
- 10 Veiller à l’évolutivité du système.
