Objectif irréaliste pour les uns, évolution inéluctable pour les autres, le thème du zéro papier continue d’opposer, alors que le marché penche vers une voie médiane : la transition douce vers le tout numérique.
Demandez à un fabricant de solution d’impression comment travailler sans papier, il vous répondra que l’impression sera toujours nécessaire mais qu’il faut apprendre à mieux imprimer. Demandez à un spécialiste de la GED ce qu’il pense de l’usage du papier, il vous expliquera que la mort du papier n’est qu’une question de temps. Il faut sans doute se placer dans l’entre-deux, concevoir que le papier pourrait demeurer le support de référence dans les échanges importants, le marketing ou la publicité pendant encore quelques années, et que dans le même temps l’économie amorcerait un virage progressif vers le tout numérique, dont le point d’inflexion pourrait à terme être l’alternative réellement bon marché de la feuille de papier électronique. Plusieurs facteurs sont susceptibles de modifier ce scénario. Il y a d’abord le volet légal. Depuis les années 2000, le rôle de l’État s’affirme, notamment dans le domaine de la facture électronique, pour des raisons de coûts et de contrôle plus que pour l’intérêt du numérique en tant que vecteur d’évolution. Rendue obligatoire au Danemark et en Norvège, la dématérialisation de la facture favorise l’abandon progressif du papier, sans pour autant chercher à l’enterrer définitivement. Dans ce domaine, la France se situe à mi-chemin entre ses voisins nordiques et des pays bien moins contraignants. Le fameux « choc de simplification » annoncé par le premier gouvernement Hollande a servi de tremplin pour lancer une opération de rationalisation des achats publics dont l’objectif est d’étendre la dématérialisation des factures dans le cadre de la commande publique dès 2016 à toutes les grandes entreprises, puis progressivement la généraliser pour atteindre un objectif de 100 % des factures dématérialisées à l’horizon 2022. L’AIFE, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État, vient d’annoncer le début des travaux de mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures : les collectivités locales et les établissements publics s’obligent, comme l’Etat, à recevoir les factures que leurs fournisseurs devront désormais transmettre par voie électronique, soit 95 millions de factures annuelles.
« Nous allons vers la généralisation de la facturation électronique. »
Régine Diyani, AIFE
Un élan sans précédent des pouvoirs publics
« Le papier demeure encore omniprésent au sein de nos organisations et de notre quotidien. Mais les pouvoirs publics sont en train de donner un élan sans précédent à ce qui pourrait bien s’avérer être le catalyseur de la généralisation massive de la facturation électronique. Si nous arrivions déjà tous à nous passer totalement de papier pour les factures (envoyées comme reçues), sans atteindre le but du mythique bureau sans papier au sein de nos organisations, cela nous ferait déjà faire collectivement un très grand pas en avant ! », estime Régine Diyani, directrice de l’AIFE. S’ajoute un agenda européen qui pourrait faire bouger les lignes, avec la future directive en faveur d’un renforcement de la dématérialisation de la chaîne des marchés public : une norme européenne de facturation électronique, destinée à améliorer l’interopérabilité entre les différents systèmes de facturation électronique des Etats membres, devrait rapidement voir le jour.
Dans cette approche, les institutions cherchent à développer une migration des processus basés sur le papier vers le tout numérique désignée par le terme de non-matérialisation. C’est l’axe qui concentre logiquement le plus de gain, pour les entreprises comme pour les Etats, puisque l’information demeure numérique tout au long de son cycle de vie. Peu répandue, la non-matérialisation est l’un des carburants de l’économie de la donnée. Tout comme la dématérialisation native, qui correspond aux documents numériques qui arrivent dans l’entreprise sous forme d’EDI ou de formats dont le plus connu est le PDF.
La facture donne le pouls
Si la facture donne le pouls de la dématérialisation, c’est que ce document est le premier que les entreprises cherchent à transposer du papier vers le numérique. Un traitement aux enjeux réglementaires et organisationnels. De fait, tendre vers le zéro papier c’est avant tout gérer trois priorités. D’abord les processus encadrés par une réglementation à appliquer de manière obligatoire, ensuite les processus complémentaires et facultatifs, soumis eux aussi à une réglementation et des normes mais dont l’application relève d’un choix d’entreprise, et, enfin, les autres processus dont les enjeux, uniquement organisationnels, visent à améliorer la productivité, la qualité et diminuer les coûts.
Si la facture dématérialisée devient obligatoire, elle entrera dans la catégorie des processus prioritaires à mettre en place, sous peine pour l’entreprise de ne pas pouvoir exercer son métier, et de subir des risques plutôt que de les gérer. Le SEPA (Single Euro Payments Area) est déjà un exemple de traitement contraint. La seconde catégorie de processus de dématérialisation favorise la mise en place de nouveaux mécanismes d’échanges d’information encadrés par la réglementation mais non obligatoires pour le moment. Le bulletin de paye et, bien sûr, la facture en sont des exemples. La dernière catégorie englobe toutes les activités potentielles de l’entreprise, dématérialisées en fonction des métiers, dans une approche de réduction des coûts et d’optimisation de l’organisation du travail. Réduction des coûts, gain de temps, amélioration de la traçabilité des documents sont les atouts généralement cités par les entreprises qui se sont lancées.
«éclairage» : vous avez dit sans papier ?
« Les générations qui n’ont jamais travaillé avec un support papier n’appréhendent pas la problématique du papier, et ne se servent en aucun cas d’une imprimante.»
Alexis Renard, CEO de Mailjet
« Même si la technologie sous-jacente est souvent la même, les approches des projets de dématérialisation sont toujours spécifiques.» Gwénael Fourré, Responsable de la division Office chez Microsoft
« La dématérialisation n’est pas juste le remplacement de documents papier par leur version électronique. La dématérialisation c’est l’émancipation de l’information par rapport au support papier.» Eric Wanscoor, PDG de Qweeby
« Un grand groupe qui parvient à réduire de deux tiers son archivage papier ou un hôpital qui numérise la totalité de ses dossiers patients sont aujourd’hui des exemples courants.» Olivier Rajzman, Directeur de DocuWare
