Solutions finances du best of breed au tout intégré

De la capture de la facture à sa gestion, des données financières au tableau de bord décisionnel, de l’achat au règlement… les solutions tout intégrées simplifient les processus, apportent de la cohérence, réduisent les risques d’erreurs, facilitent la conformité…

 

Ce sont souvent les factures qui passent en premier par la dématérialisation. Les différentes études sur le sujet le montrent, comme celle que nous avons réalisée sur notre site en février 2017. Les répondants étaient 44 % à avoir des projets dans le domaine pour l’année en cours. Les entreprises ne s’y trompent pas et y voient une source d’économie, de productivité ou encore de simplification entre autres. Dématérialisation et intégration à l’ERP : 88% des factures fournisseurs ne nécessitent ainsi plus aucune intervention humaine chez Feu Vert. Le spécialiste européen de l’entretien automobile indique avoir gagné 6 jours dans le traitement des factures : 11 jours par an contre 17 auparavant (lire le partage d’expérience : L’Institut Mutualiste Montsouris uniformise son traitement des factures). De son côté; l’Institut Mutualiste Montsouris, avec un projet similaire, a sonné le glas du stockage papier. En termes de ROI, c’est extrêmement simple : une facturation centralisée et un coût de traitement d’une facture très nettement inférieur (lire encadré). Le cabinet DM Expertise Comptable s’attelle, lui, depuis trois ans à réaliser la transition numérique de ses activités. Il a mis en place à l’automne 2016 un service SaaS de dématérialisation de factures. Basée dans le Jura, cette PME de 24 employés a franchi le pas en déployant dans le Cloud une partie de son cœur de métier. Après avoir adopté en 2014 l’ERP comptable Quadra de Cegid avec quelques scanners installés en réseau, elle met en place à l’automne 2016 le service SaaS de dématérialisation de factures QuadraBox délivré par le même éditeur. Pour le cabinet comptable, l’intégration du processus passe par un traitement automatique de capture des factures, l’offre Quadrabox étant matérialisée par un scanner et son logiciel d’OCR, indispensables liens, avec la plateforme Cegid, entre le cabinet DM Expertise Comptable et ses entreprises clientes. Ce cabinet comptable n’a pas mesuré de façon précise le gain de temps engendré par sa nouvelle organisation, mais note une augmentation de sa productivité, notamment pour la visualisation et la révision des comptes de ses clients, qu’il s’agisse de simples contrôles, de consolidation de piste d’audit ou encore de saisie conforme pour le FEC (fichier des écritures comptables).

Des solutions flexibles

Les plateformes, ou solutions intégrées de bout en bout qui fleurissent aujourd’hui, qu’il s’agisse de capture multicanal, de traitement automatisé des documents, de procure to pay, etc. simplifient les processus, apportent de la cohérence, réduisent les risques d’erreurs, facilitent la conformité…

Lors du salon Documation qui s’est déroulé fin mars, Itesoft/W4 présentait sa nouvelle plateforme de capture multicanal pour les factures, Streamline for Invoices. Dans le domaine, la réglementation et les lois poussent cette accélération et l’éditeur veut là aussi proposer ses services avec sa « solution de nouvelle génération, offrant plus de flexibilité », indique Eric Brétéché, chef de produits de la société. Disponible on premise, dans le Cloud ou en mode hybride, elle est basée sur un moteur de BPM (gestion des processus métiers), celui de W4, et inclut l’ensemble des fonctions nécessaires à un traitement des factures : capture omnicanal (factures papier, email, PDF, EDI), extraction automatique des données, workflows de rapprochement, imputation, validation ainsi que des fonctions de reporting/supervision et de portail fournisseurs. L’éditeur met en avant la performance de la lecture automatique des factures, proposée en Capture as a Service. Si la lecture automatique des factures dépendait traditionnellement de la qualité de la base fournisseurs de chaque client et d’une étape plus ou moins longue d’apprentissage des moteurs de lecture à réaliser par les entreprises, le mode SaaS de la capture permet d’obtenir des taux d’automatisation « inégalés » en s’appuyant sur une base fournisseurs mutualisée de qualité et sans aucun besoin de paramétrage de la part des clients. L’optimisation des taux de lecture des factures d’un fournisseur est désormais réalisée par des experts ITESOFT/ W4 une fois « pour tous les clients ». Cette solution s’adresse aux entreprises qui traitent « au moins 15 000 factures par an », indique Eric Brétéché. Notez que les écrans sont « Responsive Design » pour permettre un usage nomade sur tout type d’appareil.

Au même salon, ELO présentait ses nouvelles « Business Solutions », des fonctionnalités développées pour des besoins métiers spécifiques, aujourd’hui proposées sous forme de solutions métier packagées. La Business Solution Facture, « solution standardisée », telle que l’évoque Frédéric Dupré, directeur des ventes d’ELO Digital Office, permet un traitement automatisé des factures fournisseurs. Elle s’adresse aux entreprises qui reçoivent « à partir de 4000 / 5000 factures par mois » précise le responsable. Le traitement des factures entrantes suit toujours le même workflow : entrée de facture, contrôle formel, validation de paiement, pré-imputation et transfert à l’ERP. ELO Business Solution Facture illustre exactement ce processus standard.

L’utilisateur peut adapter la solution à ses exigences individuelles, des éléments préconfigurés permettant d’ajuster l’interface en quelques clics. La solution se caractérise par un tableau de bord qui permet le contrôle de gestion et un reporting orienté métier. La commercialisation de ces solutions s’effectuant via les partenaires d’Elo, leur préconfiguration « permet de gagner en jours d’intégration », nous précise le responsable.

Démat et besoin de décisionnel

Comme d’autres fonctions, les services financiers n’échapperont pas à la tendance qui se dessine : la décennie organisée autour de la conversion des données analogiques en données numériques est en train d’être remplacée par une ère centralisée sur la valeur des données, en matière de création, d’utilisation et de gestion des données « vitales » nécessaires au bon fonctionnement des entreprises. Et le nombre d’entreprises qui créent et partagent des données et y accèdent, entre n’importe quel type d’appareil et le Cloud va continuer de croître bien au-delà des prévisions précédentes.

Si pour Lorenzo Bertola, directeur d’unité opérationnelle chez mc²i Groupe, le cabinet de conseil en systèmes d’information, une tendance marquée est celle « d’une dématérialisation de plus en plus poussée des processus ; une forte intégration des outils et des processus », il constate que cette dématérialisation va au-delà des processus internes à l’entreprise. Et de donner en exemple « le procure to pay, « qui a pour objectif d’avoir des processus complètement intégrés sur des aspects très en amont, comme le sourcing des fournisseurs, les phases de contractualisation, les phases de paiement, de comptabilisation, de relance des impayés. »

On peut citer aussi l’offre de dématérialisation des factures et des commandes clients (cycle Order to cash) d’Esker qui a été récemment complétée d’un CRM de recouvrement 100 % Cloud, avec une connexion automatisée à l’ERP, et qui permet aux entreprises de centraliser et d’automatiser dans un outil unique leur processus de recouvrement. Autre service proposé : une solution de paiement en ligne par mandat SEPA ou carte bancaire. « En enrichissant notre solution de dématérialisation des factures avec le paiement en ligne, nous offrons à nos clients une automatisation de bout-en-bout du processus Order-to-Cash. Plus qu’une simple fonctionnalité, il s’agit d’une évolution majeure pour les entreprises dans la manière de payer et de se faire payer, alliant rapidité, sécurité et traçabilité », explique Eric Bussy, directeur Marketing et Product Management d’Esker.

Pour l’éditeur, l’amélioration du besoin en fonds de roulement des entreprises nécessite en effet une gestion efficace de tous les processus qui y sont liés, depuis l’émission de la facture jusqu’à son encaissement, en passant par son suivi et le recouvrement des créances.

 

Les solutions intégrées deviennent essentielles aussi pour le reporting et l’analytics, pour une vision 360° des clients, fournisseurs et partenaires. Certains éditeurs poussent loin cet aspect, qui représente un grand enjeu commercial pour eux, à l’instar de SAP et de sa suite S/4 Hana, et sa technologie In-Memory.

Des avantages mais aussi des inconvénients à une solution intégrée

Mais une solution tout intégrée n’est pas forcément la solution idéale pour toutes les entreprises. Pour Lorenzo Bertola, « Le 1er critère, c’est la taille de l’entreprise. Les PME ont à leur disposition des solutions en SaaS qui intègrent tout le processus de l’entreprise (Sage X3 par exemple) et qui s’adaptent à différentes typologies de métiers (plutôt dans le commerce, plutôt dans le service, etc.). Elles couvrent un spectre suffisamment large qui correspond aux besoins de l’entreprise et offre un fonctionnement scalable pour faire face à la croissance. Cohérence des tâches, intégration entre back et front office, suivi de la réglementation facilitée… » Pour les très grandes entreprises, c’est plus difficile de son point de vue : « Elles ont souvent un SI historique– on va souvent retrouver du SAP, du Oracle… Un cœur comptable avec une myriade d’applications autour, très difficile à remplacer par une solution complète de bout en bout, et cela même si les éditeurs proposent de migrer vers leur solution dans le Cloud ou en promise. Cela veut dire moins de souplesse, moins de personnalisation. Ces entreprises se dirigent plus souvent vers une stratégie de best of breed sur des processus achat par exemple, avec des offres dédiées : Ivalua ou Ariba (racheté par SAP). »