En retardant la généralisation de la facturation électronique, le gouvernement donne un peu de répit aux entreprises qui n’ont pas encore franchi le cap. Elles n’ont désormais que l’embarras du choix d’un prestataire dans un marché où les solutions automatisées sont nombreuses.
La réforme sur la généralisation de la facturation électronique prévue par la loi de finances 2020 a été reportée au 1er juillet 2024. A partir de cette date et à plus ou moins courte échéance selon leur taille, toutes les entreprises françaises seront dans l’obligation d’émettre et de recevoir leurs factures au format électronique. Alors que la plate-forme centralisée Chorus Pro canalise et traite les e-factures de tous les fournisseurs de marchés publics depuis 2020, c’est au tour de la sphère privée d’entamer une migration des processus de facturation basés sur le papier vers le numérique. « L’échéance de 2024 peut sembler lointaine, mais les entreprises françaises et les entreprises internationales ayant des activités commerciales en France à travers une filiale française gagneront un avantage concurrentiel à se préparer dès maintenant.
Ces nouvelles réglementations, lorsqu’elles seront mises en œuvre, apporteront des changements radicaux, mais également des bénéfices en termes d’automatisation de tâches encore largement manuelles. En outre, il est fort probable que le mandat de facturation électronique exigera de nouvelles informations commerciales et fiscales qui ne sont pas actuellement collectées. Cela mettra la pression sur les entreprises et leurs fournisseurs pour qu’ils remanient leurs factures afin de les adapter à la nouvelle réglementation », analyse Nadine Asselin, manager solution consulting chez OpenText. On estime que sur les 2,5 milliards de factures échangées chaque année en France, seulement 35 % sont fiscalement dématérialisées, en majorité aux formats EDI, CII et UBL, mais qui doivent compter avec l’essor du format franco-allemand Factur-X, dont l’intérêt est d’intégrer à la fois l’image de la facture sous la forme d’un fichier PDF et ses données sous la forme d’un fichier XML.
Anticiper nouveaux formats et piste d’audit
Les entreprises qui s’en remettent encore au papier, une PME sur deux selon un récent sondage Ifop, ont aujourd’hui accès à des solutions qui misent sur l’automatisation des traitements. Ces plateformes acceptent tout type de format et tous canaux d’entrée ou de sortie, facilitent la saisie en ligne, orchestrent, sécurisent et contrôlent le transfert des données dans le cloud.
« Le plus haut niveau de traitement d’une facture implique de s’assurer de la conformité de sa traçabilité, de sa signature via un cachet serveur de niveau RGS deux étoiles, et d’un archivage à valeur probatoire de dix ans. C’est exactement le positionnement de notre offre qui vise à apporter une solution complète aux deux catégories de besoins de nos clients : émettre des factures de façon dématérialisée et/ou recevoir les factures fournisseurs en multicanal », indique Romain Heulard, responsable dématérialisation factures et paiements chez Tessi.
Les éditeurs de tels outils n’ont aucun mal à démontrer les atouts de l’e-invoicing, de la réduction des coûts à une sécurité renforcée en passant par une meilleure protection de l’environnement. Mais ils jouent aussi un rôle important sur le plan de la conformité des factures électroniques, à la fois en tant que prestataires et conseillers. Comment anticiper l’adoption probable du format international Clearance pour le contrôle de la TVA et la lutte contre la fraude, en remplacement du modèle Post Audit en vigueur en France ? Comment mettre en place une piste d’audit fiable en cas de contrôle ? Autant d’exemples de questions auxquelles l’entreprise en phase de transformation numérique aura du mal à répondre seule. Être accompagné par les bons experts, tel est le mantra des professionnels du secteur.
Le mythe du format unique…
« L’arrivée de la réglementation va accélérer l’échange de factures électroniques. Mais attention au mythe du format unique. Les retours d’expérience des pays ayant déjà franchi le pas du Clearance témoignent au contraire d’une complexité accrue pour les entreprises. Il faut digitaliser son processus P2P dès maintenant ! Attendre 2024 signifierait mener de front deux projets structurants : digitaliser son P2P et s’adapter au modèle Clearance. Hautement risqué. Il faut choisir une solution de digitalisation omnicanal ‘Clearance Ready’ (papier, PDF, Facture-x, formats Clearance étrangers, etc.), offrant la meilleure automatisation d’extraction de données. C’est la seule garantie de pouvoir accueillir et traiter tous les formats de factures actuels et à venir.
Quant à la piste d’audit fiable, elle va demeurer obligatoire pour les entreprises. Elle jouera un rôle essentiel pour authentifier la réalité des opérations de factures et pour traiter toutes les factures inadaptées au nouveau système des plateformes digitales, notamment les factures internationales », souligne Frédéric Massy, directeur marketing chez Itesoft.
Le nouveau calendrier
de la facturation électronique
Infocert, secrétariat technique de l’organisme Afnor Certification, précise les nouvelles dates de la généralisation de la facturation électronique décidées par le gouvernement en septembre dernier.
- Obligation de recevoir les factures électroniques :
1er juillet 2024 pour toutes les entreprises françaises.
- Obligation d’émettre les factures électroniques :
1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaires
1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises.
A partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises françaises auront pour obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques à l’aide des plateformes de dématérialisation qui pourront être partenaires de l’administration ou directement sur un portail public de facturation. Seules ces plateformes auront la possibilité de transmettre les factures à leurs destinataires et les données de facture ou de transaction à l’administration fiscale. Ce nouveau calendrier est valable pour le e-invoicing (recours à la facturation électronique) comme pour le e-reporting (transmission de données complémentaires). L’ensemble des entreprises françaises seront ainsi tenues d’émettre, transmettre et recevoir des factures sous forme électronique dans leurs transactions avec d’autres assujettis à la TVA – B2B domestique – et de transmettre à l’administration fiscale les données qui concernent les transactions aux particuliers B2C et en B2B International, ainsi que les données de paiement.
