Scanner ou MPF, comment bien dématérialiser ?

D'avancées technologiques en enrichissements fonctionnels, les scanners ont toujours facilité la gestion du document. Pour certaines tâches, ils sont aujourd'hui talonnés par les multifonctions. Quels segments et usages distinguent les deux périphériques ?

Le vent de dématérialisation qui souffle sur les entreprises transforme la numérisation en un processus capital. A la diversité des cas de figures et des besoins répond une offre logicielle et matérielle riche, tirée aujourd’hui par des services simplifiés tels que le SaaS. Le scanner est en première ligne des configurations. De la Reconnaissance Optique des Caractères à la Lecture Automatique de Documents, il est bardé de fonctions qui fournissent un arsenal complet pour dématérialiser. Mais il n’est plus le seul à pouvoir accomplir cette tâche.Avec ses caractéristiques polyvalentes, le MFP ou multifonction, imprime, copie, télécopie et… numérise. Des atouts qui n’ont pas manqué de séduire les entreprises et constitué un succès commercial indéniable. Et c’est en toute logique que l’on cherche à rentabiliser ce super périphérique. D’autant que dans un environnement bureautique, il est souvent présenté comme un pivot de l’information, avec à la clé une pléthore de fonctions scan to facilitant la mise en place d’un projet de dématérialisation. Le document numérique est un support essentiel de travail dans l’entreprise, et l’est aussi à l’extérieur. L’acte de numériser devient donc aussi important que celui d’imprimer, voire plus stratégique. Qu’elle soit simple ou ambitieuse, la gouvernance documentaire pose la question de la place des solutions de numérisation et des choix technologiques qui en découlent. Entre multifonction et scanner dédié ou partagé, l’éventail des usages est plutôt large. Comme pour tout projet transverse, c’est une analyse des besoins qui détermine les grandes orientations. “Il est important que l’entreprise sache ce qu’elle veut faire et estime les impacts en termes d’organisation”, rappelle Jean-Luc Ployet, Directeur Technique chez Iris. “Elle doit d’abord s’interroger sur deux problématiques basiques, à savoir quel est le volume de documents qu’elle souhaite dématérialiser et combien de temps par jour elle veut consacrer à cette tâche”. Mesurer la volumétrie, c'est par exemple comptabiliser le flux quotidien des courriers entrants. C'est aussi, s’il y a lieu, évaluer ce que représenterait la reprise d'un fonds documentaire.