Les applications de ressources humaines utilisées en situation de mobilité revêtent de nombreux aspects, depuis le travail collaboratif jusqu'aux réseaux sociaux en passant par une foule d'applications utilisées en ligne. D'autres facettes concernent le processus de recrutement, le télétravail, voire l'utilisation professionnelle des équipements privés des collaborateurs. Revue de détail.
Lorsqu'on évoque les RH, la mobilité est forcément au cœur du sujet, qu'il s'agisse de mobilité professionnelle des collaborateurs ou d'applications utilisées en mobilité et de leurs usages. Avec l'explosion des smartphones et autres tablettes, télétravail et BYOD viennent s'ajouter aux autres usages d'applications en mobilité, qu'il s'agisse de SaaS ou d'applications véritablement conçues pour les mobiles.
Le téléphone «intelligent», appelé ordiphone sous la coupole, a envahi le quotidien de nos concitoyens : selon une étude Médiamétrie TSM/MCI datant du 3e trimestre 2012, 46,6 % des Français en possédaient un en septembre 2012. Au niveau mondial, une personne sur sept possédait alors un smartphone, soit plus d'un milliard d'individus. À l'échelon mondial, si le taux de pénétration en Amérique du Nord est de 55 à 60 %, en Europe il est tout de même de 40 à 45 %.
Le boom de la mobilité dans la sphère RH
Il est la conjugaison de plusieurs phénomènes : comme nous venons de le voir, les smartphones et autres tablettes sont adoptés massivement par nos concitoyens et en entreprise, les PC fixes sont en perte de vitesse. «Alors qu'ils comptent pour 47 % du parc installé des entreprises et administrations interrogées en 2013, ils n'en représenteront plus que 36 % d'ici 2015», constate une récente étude du cabinet Markess International intitulée «Le poste de travail à l'ère de la mobilité». «Les projets à venir portent avant tout sur les terminaux dits de nouvelle génération (smartphones, tablettes, PC tactiles…) qui devraient tirer la demande et peser pour 31 % du parc à cette échéance, quasiment au coude à coude avec les PC fixes». On assiste donc à un vrai mouvement en faveur des postes mobiles, qui se double d'une forte pression de la part des utilisateurs.
Par ailleurs, les directions générales attendent de la fonction RH qu'elle contribue fortement à la performance globale de l'entreprise. Soumise à de nombreuses pressions, celle-ci tend à se décharger de certaines activités administratives et les processus RH externalisés sont de plus en plus nombreux, que ce soit auprès d'un tiers, mutualisés au sein d'un Centre de Services Partagés (CSP) ou délégués aux managers et collaborateurs. Ainsi, une autre étude du cabinet Markess International, intitulée «Optimiser la gestion des processus RH pour contribuer à la performance de l'entreprise» et portant sur 130 décideurs en charge de projets RH ou SIRH, montre qu'ils sont près de 80 % à constater que ce type de mise à contribution existe déjà au sein de leur organisation. Dans trois quarts des cas, ce sont les managers qui sont concernés, mais l'étude établit que dans 4 cas sur 10 les collaborateurs sans mission de management sont également impliqués. Markess International a également interrogé les collaborateurs, qui confirment à 84 % que le processus est bien engagé. Un tiers de ceux-ci déclare effectuer ces tâches de gestion en dehors de ses heures officielles de travail. Parmi les fonctions vedettes de ce type de démarche, on retient la gestion des congés et des absences, l'appréciation des compétences, la définition des objectifs et le planning des ressources (voir schéma ci-contre).
SaaS et mobilité
La fonction RH a depuis longtemps et bien plus que les autres, à quelques exceptions près, comme le CRM, adopté le SaaS pour gérer ses activités (paie, gestion des talents etc.) : selon une étude du cabinet Towers Watson sur la prestation de services RH, plus de 50 % des DRH utilisaient ou envisageaient d'implémenter des solutions SaaS en 2012. La gestion des talents, un domaine qui a le vent en poupe avec ses nombreux acteurs, de Talentsoft à SuccessFactors ou Lumesse, se fait majoritairement, pour ne pas dire exclusivement, en mode SaaS.
Saisie et validation des congés, gestion des demandes d'acomptes et des règlements, planification et localisation d'évènements comme les formations ou les visites médicales, coffre-fort électronique, applications collaboratives, annuaires d'entreprise ont depuis longtemps été adoptés par les DRH qui les proposent aux collaborateurs. Cegid, par exemple, propose une solution de gestion de la paie et des ressources humaines dédiée aux PME entièrement en mode SaaS : Yourcegid Ressources Humaines Pack On Demand.
Les applications en mode SaaS bénéficient par définition d'un accès ubiquitaire et sont donc accessibles en mobilité ; mais ces applications ne sont pas pour autant forcément dédiées aux unités mobiles qui font flores ces temps-ci. Tous les éditeurs ou presque affirment que leurs applications sont utilisables en mobilité, puisqu'accessibles via un simple navigateur. C'est faire fi des contraintes desdites unités mobiles, notamment au niveau de l'affichage et de la navigation, beaucoup plus contraignants qu'avec un écran plus grand.
D'une manière générale, les éditeurs, que ce soit de solutions spécifiques RH ou plus généralement d'ERP, ont bien identifié la demande en la matière et tous proposent, ou sont sur le point de le faire, des applications mobiles. SAP, par exemple, offre rien moins que 8 applications mobiles uniquement en RH, de la gestion des temps à celle des recrutements en passant par celle des équipes, par les demandes d'approbation RH ou l'annuaire de salariés. Les incontournables : gestion des notes de frais, capture de justificatifs de dépenses et autres demandes de congés font bien sûr partie de l'offre. Chez Gfi Informatique, une nouvelle application, Gfi Mobility, a été lancée au printemps Elle permet de gérer ses droits (congés, RTT etc.) et de soumettre des demandes depuis un smartphone ou une tablette.
Mobile et recrutement
Les applications mobiles sont de plus en plus usitées dans le recrutement, que ce soit côté recruteur ou côté candidats. Dans ce dernier cas, des sites comme Cadremploi, RégionsJob ou Keljob, qui jouissent d'une forte notoriété, enregistrent des trafics particulièrement élevés. Tous proposent désormais des applications mobiles. Opensourcing, société spécialisée dans la recherche et la présélection de candidats sur Internet, a réalisé une enquête auprès de 645 candidats (voir schéma ci-dessus). 83 % possèdent un téléphone avec un accès à Internet et 50 % d'entre eux y passent plus de 30 minutes par jour. 56 % ont déjà téléchargé au moins une application dédiée à l'emploi (70% des sites d'emploi, 69 % des réseaux sociaux, 24 % des cabinets de recrutement, 9 % des offres d'emploi des entreprises et 7 % des applications 100 % mobile). 92 % consultent des offres d'emploi, 47 % postulent, 38 % mémorisent les offres et 22 % partagent des offres d'emploi par mails ou sur les réseaux sociaux.
En outre, les applications mobiles sont appréciées des «mobinautes» : 75 % d'entre eux indiquent que les alertes reçues sur leur mobile leur permettent de ne rater aucune offre d'emploi et 72 % trouvent la géolocalisation des offres d'emploi pratique. Enfin – et c'est le plus important – 40 % ont obtenu un entretien via une application de mobilité et 7 % ont décroché un job grâce à cela.
Fort logiquement, les recruteurs ont tendance à publier leurs annonces sur les sites proposant une déclinaison mobile de leurs services, voire à proposer eux-mêmes une application en mobilité pour leurs recrutements, à l'instar du Crédit Agricole avec MyCAJobs. La géolocalisation des offres d'emploi permet de réaliser des recherches parfaitement ciblées et une application mobile inscrit l'entreprise dans une démarche jeune et dynamique. En outre, la communication via leur objet de communication préféré est immédiate avec les candidats.
Fortes de ce constat, certaines entreprises se créent sur le seul recrutement mobile, ou M-recrutement, à l'instar de Social City Media. Co-fondée par Antoine David, ancien directeur du développement de Monster Worlwide, et Nicolas Porteix, SCM propose «Rue de l'Emploi» un jobboard 100 % mobile, mais aussi des solutions destinées aux recruteurs, que ce soit pour créer leur site mobile sur mesure ou pour exploiter un site mobile existant. L'offre se complète d'un espace personnalisé destiné aux candidats et d'un outil mobile de gestion de carrière destiné aux collaborateurs, pour les accompagner et les fidéliser.
Intrusion des réseaux sociaux
Les réseaux de type Facebook ou Twitter sont exploités pour développer la marque de l'employeur par près des trois quarts des sociétés. En revanche, les réseaux sociaux professionnels, Linkedin et Viadeo (en France) en tête, représentent des mines inépuisables pour les recruteurs.
À travers eux, le recruteur accède non seulement aux candidats déclarés ou potentiels, mais aussi à tous ceux qui n'envisagent pas forcément de changer de poste. Au-delà du recrutement, ces réseaux sont aussi utilisés pour rester en contact avec les candidats, pour publier des annonces ou pour avertir des tiers des opportunités existantes. L'outillage du recruteur passe aussi par les moteurs de recherche et les forums de discussion, qui lui permettront d'identifier facilement le profil qui va l'intéresser.
Certains, comme la Société Générale, vont plus loin et investissent dans une plateforme Web supplémentaire, en parallèle du site «carrières» institutionnel. MyCoaching-Room.com est un site dont la vocation est d'accompagner les candidats vers l'emploi en banque et finance. Il se destine aux internautes en veille ou à la recherche d'un emploi et leur propose des articles pratiques, des vidéos et autres témoignages d'experts.
Télétravail : la France en bonne position ?
Le télétravail a été introduit dans le code du travail le 22 mars 2012. Une étude Opinion Matters réalisée pour le compte d'Iron Mountain sur un panel de 5 021 employés adultes de divers pays, dont la France, suggère que près des deux tiers des employés en Europe pourraient travailler de chez eux à temps plein ou partiel. 3 % des employés l'envisageraient une fois tous les deux ou trois mois et 15 % estiment pouvoir travailler de chez eux à plein temps.
D'après une autre étude sur le sujet, réalisée par YouGov pour le compte de Citrix (201 dirigeants de PME de moins de 250 employés interrogés entre le 22 et le 29 avril 2013), le télétravail serait adopté par plus de 70 % des cadres et dirigeants de PME françaises et la majorité d'entre eux le pratiqueraient régulièrement : 31 % au moins 4 jours par mois, 25 % jusqu'à trois jours par mois. En outre, plus des 2/3 des managers interrogés acceptent le télétravail au sein de leurs équipes. 28 % font entière confiance à leurs équipes, tandis que 33 % indiquent organiser au moins un point quotidien avec les personnes travaillant à distance.
Mais le développement du télétravail présente aussi certains risques, comme le souligne Marc Delhaie, PDG d'Iron Mountain France, liés à ceux qu'il appelle les «télétravailleurs invisibles». Un télétravailleur invisible est une personne qui ramène chez lui le soir le travail qu'il n'a pas eu le temps de finir dans la journée. Ainsi, c'est toute une armée d'employés qui sort des documents sensibles et des informations confidentielles de l'entreprise en s'affranchissant des règles de sécurité élémentaires, le tout avec les meilleures intentions du monde. «Et il y a de grandes chances pour que ces télétravailleurs de l'ombre n'aient pas un accès sécurisé à l'intranet de l'entreprise, ni même d'équipement informatique validé par l'entreprise et encore moins d'accord écrit et signé. Les risques auxquels s'exposent les télétravailleurs réguliers sont encore intensifiés dans ce cas», commente-t-il.
Parmi les risques encourus, Marc Delhaie cite l'utilisation d'un compte de messagerie personnel pour envoyer et recevoir des documents de travail, le fait de laisser des documents de travail chez soi au vu et au su de tous, ou encore de jeter des documents à la poubelle sans les détruire. Certains travaillent même dans des lieux publics comme des cafés par exemple et envoient et reçoivent des documents via un réseau WiFi public non protégé, toutes choses qui pourraient avoir des conséquences désastreuses pour l'entreprise.
BYOD
Avec le BYOD (Bring Your Own Device, ou AVEC (Apportez Votre Équipement personnel de Communication) en français, c'est-à-dire l'utilisation de son propre équipement portable pour un usage professionnel, on sort du strict champ des RH. Mais une récente étude menée par Cisco montre que le phénomène est mondial : il sera difficile d'y échapper et si c'est le DSI qui est concerné au premier chef par la stratégie BYOD de l'entreprise, notamment pour les questions de sécurité, la direction RH contribuera à gérer ses aspects sociaux et légaux. L'étude de Markess International sur le poste de travail, citée plus haut, confirme la tendance et estime la pénétration du BYOD dans les organisations françaises interrogées à 14 % en 2013 et la projette à 23 % en 2015 (voir schéma ci-dessus). Pour Dimension Data, qui vient lui aussi de publier une étude sur le sujet, 79 % des sondés font de l'adoption professionnelle des terminaux mobiles une priorité mais seulement 29 % des entreprises ayant instauré une stratégie en matière de mobilité ont vérifié les performances d'exécution de leurs applications métier sur les terminaux mobiles.
Dans une note technique datée de juin 2013, l'Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI) constate «une volonté des utilisateurs de pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités des ordiphones, dans la sphère privée comme dans la sphère professionnelle, ce qui se traduit par une demande accrue auprès des directions de systèmes d'information de déployer les moyens nécessaires». Cette note s'assortit de «recommandations de sécurité relatives aux ordiphones» et l'agence déconseille le BYOD dans les entreprises. Elle préconise «d'utiliser des ordiphones professionnels dédiés à cet usage, sauf à utiliser des solutions de cloisonnement dont il a été vérifié qu'elles répondent aux besoins de sécurité de l'entreprise». Cette recommandation est la 21e et dernière que recense ce document. Parmi les autres, la plupart relèvent du simple bon sens, comme la recommandation n° 15 : désactiver systématiquement l'association automatique aux points d'accès WiFi configurés dans le terminal afin de garder le contrôle sur l'activation de la connexion sans-fil. Mais faisons-nous toujours preuve de bon sens ? Dimitri Druelle, RSSI du groupe Gfi, constate que «force est de reconnaître que les entreprises françaises sont un peu à la traîne en la matière».
Il ajoute cependant que «interdire le BYOD à tout prix dans les entreprises n'est pas tenable». Mais la mise en œuvre du BYOD, pour souhaitable qu'elle soit, semble compliquée : elle implique de développer des applications pour les différentes plateformes utilisées et de gérer ces différents matériels, notamment en termes de sécurité.
Selon le livre blanc intitulé «mobilité & entreprises – mode d'emploi», récemment publié par Gfi, qui cite une étude OpinionWay de juin 2013, la réalité de la demande en BYOD n'est pas véritablement perçue par les chefs d'entreprise : 45 % d'entre eux affirment qu'aucun de leurs salariés n'utilise son smartphone à des fins professionnelles. Et de se demander si c'est parce que la déclinaison COPE (Corporate Owned, Personally Enabled) est majoritairement à l'œuvre, ou parce que le phénomène ne concerne que peu de personnes. La conclusion du livre blanc est sans appel : «considérer le BYOD comme l'issue incontournable pour les entreprises est une erreur tant les coûts et les problèmes rencontrés sont dissuasifs dès lors qu'il s'agit de rendre mobiles des applications spécifiques. L'approche reste accessible pour celles ayant fait le choix de solutions SaaS (messagerie, agenda ) mais pas pour les autres».
Si les arguments paraissent logiques, il s'agit sans doute d'un combat d'arrière-garde. Qu'il s'agisse du BYOD, des réseaux sociaux, des smartphones ou des tablettes, ils ont tous un point commun : ils entrent dans l'entreprise par la plus grande porte qui soit, c'est-à-dire la volonté du plus grand nombre des utilisateurs. On voit mal comment cette vague pourrait désormais être endiguée.
Une nouvelle solution de gestion des congés chez Bodet Software
Disponible en décembre 2013, Kelio Congés sera proposée sous Windows Azure, le Cloud public de Microsoft.
Venant en complément de la suite logicielle de gestion des temps en mode SaaS, Kelio On Demand, qui existe depuis 2007, cette solution gère les processus de demande et de validation de tous les types de congés existant dans l'entreprise (congés payés, RTT, congés d'ancienneté etc.). Présentée comme «une fonction administrative complexe et consommatrice de temps pour les entreprises» par Eric Ruty, directeur général de Bodet Software, celui-ci estime que le SaaS est particulièrement bien adapté à cette fonction. «La gestion des congés est souvent la première étape d'un processus d'externalisation des moyens informatiques de la fonction RH», ajoute-t-il.
La solution se destine à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, et bénéficie notamment d'une disponibilité ubiquitaire 24h/24 via un poste de travail qui peut aussi être un smartphone. Elle offre également l'accès à la consultation des plannings de travail, qui est une étape préalable à la pose de congés, et assure la vérification des droits, le décompte des soldes annuels, le calcul des cumuls mensuels et annuels, leur historisation et leur transfert vers la paie.
Le système fonctionne en workflow : des notifications sous forme de messages électroniques sont envoyées aux valideurs en temps réel à chaque étape.
PriceMinister-Rakuten généralise la dématérialisation de ses bulletins de paie
La quasi-totalité des salariés de l'entreprise a désormais opté pour le bulletin dématérialisé, accessible dans le coffre-fort électronique e-Safe de e-Paye. Ce service vient compléter la solution de gestion des paies, congés et absences utilisée par PriceMinister depuis 2009.
Les 250 salariés français du groupe PriceMinister-Rakuten sont répartis dans trois sociétés (PriceMinister, TMG et Voyager moins cher). La solution adoptée permet d'optimiser les processus de gestion des congés et absences en les intégrant directement dans les paies et offre un portail RH.
Quatre solutions et services d'e-Paye ont été mis en place par PriceMinister :
- La gestion de la paie,des déclarations sociales, des reporting et des indicateurs sociaux est effectuée en mode SaaS et permet le calcul et l'intégration des données en temps réel ;
- La gestion des congés : visualisation, saisie et validation des absences et congés se font par l'intermédiaire d'un planning individuel ou d'équipe. Les soldes et compteurs exploités pour la paie sont actualisés automatiquement et en temps réel ;
- Travail collaboratif : salariés et managers disposent d'un espace dédié de gestion des documents et d'accès à toutes les applications RH, accessibles via un portail. Ils peuvent ainsi suivre, valider ou déclarer les changements et évènements impactant les processus de gestion RH. La communication se fait en ligne via n'importe quelle unité (ordinateur, tablette ou smartphone) ;
- Les bulletins de paie sont accessibles depuis le portail du salarié dans le coffre-fort électronique e-Safe. Outre un pas vers le «zéro papier», le système contribue aussi à la suppression des frais d'impression, d'affranchissement et de mise sous pli des bulletins de paie. Il permet aussi à un salarié de donner accès à son banquier, par exemple, à ses trois ou six dernières fiches de paie, ce qui facilite l'instruction d'un éventuel dossier de demande de prêt.
