Portraits de 7 industriels de la dématérialisation

Parmi les nombreux prestataires qui participent à la grande chaîne de la dématérialisation des documents, quelques-uns sont à l’origine de process essentiels de numérisation et de conservation à une très grande échelle. Solutions IT s’est penché sur le rôle de ces acteurs industriels souvent peu connus.

L’écosystème de la dématérialisation est riche, très riche. Plusieurs centaines de sociétés se partagent en France ce marché estimé en 2014 à 5,2 milliards d’euros par le cabinet d’études Markess, et qui devrait progresser d’environ 7 % chaque année. Les entreprises voient dans la dématérialisation des documents une composante essentielle du maintien ou de renouveau de leurs activités, et cherchent dans le numérique de nouveaux leviers de croissance. Elles ont en outre à faire des choix en matière de solutions dont le périmètre de couverture s’est élargi à l’ensemble de la chaîne de traitement documentaire. Les technologies se sont standardisées, les offres des éditeurs et des prestataires se sont enrichies, qu’il s’agisse d’outils d’acquisition, de gestionnaires de workflows, de moyens d’authentification et de signature, ou de dispositifs d’archivage. Mais si tous les maillons de la chaîne ont leur importance, c’est assurément la phase de capture des données qui détermine le succès des traitements suivants.

La capture, phase capitale

Ce n’est pas nouveau, le choix d’une solution ou d’une prestation s’effectue toujours en fonction d’une typologie des besoins. Il en va de même pour la capture dont il est essentiel de connaître la volumétrie et les spécificités des documents à traiter (format, support, papier ou électronique notamment). Ces informations aident à décider si un processus de numérisation doit être massivement centralisé sur des scanners de production, ou au contraire orienter les choix vers une numérisation répartie à la source, via des scanners bureautiques, des multifonctions ou encore des appareils spécifiques. Volumétrie et nature des documents permettent aussi de valider des choix majeurs tels que l’utilisation et le paramétrage des technologies de RAD et de LAD afin d’automatiser les phases de catégorisation et d’indexation des documents. La nécessité d’établir la valeur probatoire des documents numériques est tout aussi déterminante dans le choix d’une solution d’acquisition en termes de signature électronique, d’outils de traçabilité et de respect des normes. Enfin, la volumétrie et la spécificité des documents peuvent conduire à opter pour une solution dans laquelle la chaîne d’acquisition est soit reliée à une GED, un ERP ou des applications particulières, soit s’en trouve totalement dissociée. A l’heure de l’économie de la data, les capacités techniques des dispositifs de capture ne garantissent plus à elles seules la réussite des projets. Les solutions doivent également délivrer une certaine dose d’intelligence en fournissant une meilleure analyse des données traitées. La capture ne se contente alors plus d’extraire le contenu mais cherche à le comprendre grâce à des technologies de traitement naturel du langage. C’est la valeur de l’information qui détermine désormais la complexité des traitements.

Faire faire, mais maîtriser les enjeux

Si ces considérations sont importantes dans un contexte bureautique, elles sont capitales pour les secteurs dont le cœur de métier repose sur la circulation de l’information, que celle-ci soit sous forme papier ou numérique. Ces grands consommateurs de données que sont les banques, les assurances, la grande distribution, l’industrie, pour ne citer qu’elles, n’ont jamais pu assurer en interne le traitement colossal des flux auxquels était soumises leurs activités. Lorsque plusieurs centaines de millions de documents sont concernées chaque année, difficile en effet pour une DSI d’aligner des infrastructures capables d’absorber un tel flot, d’effectuer et d’optimiser les tris, d’extraire les données pertinentes puis les acheminer au bon endroit avant de les stocker et de les archiver. Au fait des conditions de mise en œuvre des traitements de leurs données, ces entreprises sont aussi conscientes des enjeux de la maîtrise des risques techniques, réglementaires et budgétaires. Elles sont de plus en plus nombreuses à confier à un tiers la gestion opérationnelle et sécuritaire d’une partie de leurs activités. L’externalisation leur permet de se décharger de contraintes lourdes comme la numérisation et la capture, la qualification des données ou la définition d’une politique d’archivage, tout en évitant la création d’un service dédié interne.

Des services ultra exigeants

Le recours à un spécialiste de la numérisation industrielle impose toutefois à l’entreprise d’avoir une certaine maturité. Avant d’envisager le DPO (Document Process Outsourcing) puis le BPO (Business Process Outsourcing), la maîtrise d’une gouvernance documentaire est notamment un prérequis. Le choix du prestataire repose ensuite sur différents critères allant de son expertise technique à son capital en termes de confiance numérique en passant, bien sûr, par les recommandations qu’il est en mesure de faire valoir. Non seulement ces professionnels possèdent des espaces conséquents de traitement et de stockage physiques et numériques des documents, mais ils conçoivent des solutions logicielles adaptées aux métiers de leurs clients, déploient des chaînes applicatives extrêmement flexibles et s’engagent sur des niveaux de services ultra-exigeants.

Des spécialistes dans l’ombre

Mais en raison du très petit nombre d’entreprises qui s’épanchent sur leur stratégie d’externalisation, les spécialistes du BPO restent souvent dans l’ombre. Si l’on considère dans son ensemble l’écosystème des processus documentaires, on connait les éditeurs spécialisés de GED et d’ECM, d’Alfresco à DocuWare et Zeendoc en passant par Abbyy, Elo, Docapost, Everteam ou encore EMC. On connaît également, les fabricants de matériel dotés d’une expertise dans ces domaines, notamment Canon, Xerox, Konica ou Ricoh, sans oublier les professionnels de la capture, Kodak Alaris, Fujitsu et Nuance. Il y a aussi les spécialistes de l’automatisation de processus, BancTec, Esker, Itesoft, Basware, B-Process, Novapost ou Readsoft. Les tiers de confiance bénéficient eux aussi de savoir-faire reconnus, en particulier CDC Arkhinéo, Digiposte, Cecurity et Primobox. Mais peut-être connaît-on moins ces acteurs qui se sont fait un nom dans l’archivage physique, il y a plus de 60 ans pour certains, et qui ont investi depuis le numérique. Aujourd’hui spécialistes du BPO, ces acteurs industriels numérisent des montagnes de documents, les conservent et les mettent à disposition, tout comme les archives papier qu’ils continuent de stocker. Everial, le Groupe Bernard, Iron Mountain, Jouve, Locarchives, Numen et Tessi nous ont ouvert les portes de leurs entrepôts. Des acteurs professionnels de la numérisation, du traitement et de l’archivage industriels dont les équipes manipulent des centaines de millions de documents chaque année.