Rares sont les études qui détaillent la rigueur avec laquelle les entreprises archivent et conservent leurs documents. Les spécialistes estiment que peu d'entre elles remplissent correctement ces tâches et que les conséquences peuvent être préjudiciables.
Pour les professionnels de l'archivage, leconstat est alarmant : bien des entreprises confondent encore stockage,sauvegarde et archivage et ne semblent pas mesurer les risques que cetteméprise fait courir à leurs activités. Markess International rappelleles différences fondamentales des trois notions. «L'archivage repose surl'identification, la sélection, le classement et la conservation decontenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de lesexploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Les contenusélectroniques archivés sont figés ; Le stockage a pour but d'entreposerdes contenus électroniques en vue d'un traitement ultérieur, lescontenus peuvent donc être modifiés ; La sauvegarde est destinée àdupliquer des contenus électroniques, particulièrement ceux considéréscomme sensibles, et à les mettre en sécurité dans un but derestauration, en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ilssont enregistrés». Les enjeux du stockage et de la sauvegarde sontimportants. Ceux de l'archivage bien plus encore, car ils engagent laresponsabilité de l'entreprise si des documents font défaut en cas delitige ou de contrôle.
«Beaucoup d'entreprises continuent à imprimersur papier et n'archivent pas électroniquement l'ensemble de leursdocuments, qu'il s'agisse de pièces comptables, de factures clients oude contrats», souligne Jean-Louis Sadokh, PDG d'Azur Technology. «Lesproblèmes peuvent être très sérieux si on est dans l'impossibilité deproduire l'information nécessaire. Il s'agit d'évaluer le risque et dele chiffrer : certains clients, qui estiment que le coût d'archivage estsupérieur au coût du contentieux, n'archivent pas ! Mais bien souventl'enjeu est si important qu'on ne peut pas se permettre de détruire lapreuve. En cas de contrôle fiscal par exemple, la production desfactures clients est une obligation. Les conserver sur un disque dur etles produire au moment du contrôle ne suffit pas car il faut lesconserver de manière à en garantir l'intégrité et s'assurer qu'ellesdemeurent une copie conforme à l'original».
Qu'il soit physique ou électronique,l'archivage est souvent perçu comme une contrainte. C'est une desraisons qui explique que près de la moitié des entreprises ne trientpas, ne classent pas et ne conservent rien ou presque. Pourtant, dans sadernière étude dédiée à l'archivage à valeur probatoire, Markess aobservé que 54% des décideurs indiquaient déjà archiver début 2012 descontenus électroniques. Des entreprises qui, a priori, ont uneconnaissance des enjeux alors que d'autres les ignorent totalement, engénéral parce que les projets sont jugés non stratégiques par lesdirections générales.
