Manager l'archivage des e-mails

À l'heure où les activités génèrent un volume croissant d'échanges d'e-mails, la nécessité de préserver et de protéger ces communications s'impose à tous les responsables. Qu'il s'agisse d'optimiser les coûts de stockage, de répondre aux exigences réglementaires ou de lancer une recherche de preuves, les entreprises peinent encore à mettre en place des stratégies adaptées.

Lorsqu’en 1971 Raymond Samuel Tomlinson greffe le premier système d’échange d’e-mails sur le réseau Arpanet, l’ancêtre d’Internet, ce programmeur est loin de se douter de l’ampleur que prendrait plus tard l’usage de la messagerie électronique. Quarante ans plus tard, Radicati estimait à 3,1 milliards le nombre d’adresses e-mails utilisées dans le monde, prédisant qu’en 2015 il atteindrait les 4,1 milliards. Selon cet analyste, un utilisateur en entreprise recevrait et enverrait en moyenne près de 110 messages chaque jour. Si un élément grossit aujourd’hui régulièrement le patrimoine informationnel, quitte à favoriser une crise d’infobésité, c’est bien le message électronique. Cet incontournable support de l’information numérique occupe une place sinon particulière du moins centrale dans l’entreprise. “Selon l’ARMA (American Records Management Association), 90 % des documents créés aujourd’hui le sont au format électronique, ce qui fait du système de messagerie le référentiel de données le plus important de votre entreprise”, souligne Alain Heurteubise, directeur business pour l’EMEA chez Messaging Architects. Si plus aucune organisation ne peut aujourd’hui se passer de sa messagerie, chacune d’entre elle est confrontée au fameux risque de nondisponibilité si elle ne parvient pas à maîtriser la gestion de ses courriers électroniques. Les écueils sont d’ordre procédural mais aussi technique, tant il est vrai que l’archivage des e-mails renvoie aux contraintes de l’archivage au sens général du terme. Les outils, les méthodes et les stratégies ne manquent donc pas pour prendre en charge les projets et s’adapter aux contextes. Pour autant, peu d’études et de chiffres décrivent le rapport que les entreprises françaises entretiennent avec la gestion de leur messagerie électronique. Alors que les Etats-Unis ont une bonne longueur d’avance en raison de l’obligation légale de conserver les mails, il règne chez nous, comme en Europe d’ailleurs, un flou juridique sur le poids de l’e-mail. Si un e-mail classique peut être produit en justice dans tous les cas où la preuve est libre, celui-ci ne présente pas toujours de garantie quant à l'identité de l'expéditeur et à l'intégrité du message. Sa valeur probatoire est en fait soumise à l'appréciation de la justice et dépend de l'identité des interlocuteurs, les échanges privés ou professionnels n'ayant pas le même effet lors de la recherche de preuves.