Les usages de l’e-facture en voie de normalisation

Contraintes ou non, les entreprises françaises auront toutes adopté la facture électronique d’ici trois ans. Si le compte à rebours législatif pèse sur l’avancement des projets, la diversité des prestataires du marché permet d’anticiper l’abandon total du papier plutôt que de le subir.

 

Alors que se dessine une gouvernance européenne du numérique, les membres de l’union harmonisent leurs approches digitales en termes d’obligations fiscales et financières. Si elle tient le calendrier qu’elle a elle-même établi, la France devrait se hisser au rang des pays totalement convertis à la facture électronique au plus tard au 1er janvier 2016. Le temps est compté, et le chantier énorme. Environ 5 % seulement des 2 milliards de factures annuelles sont échangées par voie électronique. Dans cette course de rattrapage, on ne compte plus les associations professionnelles, les groupes de travail et les prestataires spécialistes de la facture fiscalement dématérialisée marteler la nécessité de franchir le cap dès à présent. Ils ont raison, il n’a jamais été aussi simple d’abandonner le papier et de voir ses investissements dans l’e-facture rapidement remboursés. Les solutions techniques sont nombreuses et l’accompagnement à la mise en œuvre est revendiqué par tous les acteurs du marché, d’autant plus que les petites structures, souvent en manque d’expertise, sont à équiper en priorité.

Les PME sont en retard

« Le marché sur la facturation électronique chez les grands comptes est très mature. Celui des ETI est plutôt avancé, même s’il reste des choses à faire, mais les PME sont loin d’avoir adapté leurs processus à la facture électronique, bien qu’elles aient déjà digitalisé certains échanges à la demande expresse de grands facturiers et fournisseurs de la distribution, du secteur pharmaceutique ou encore de l’industrie automobile », estime Jean-Pierre Gardille, directeur de la filiale française du Belge Unifiedpost.

Cet acteur européen, qui a noué un partenariat avec l’ECMA (Expert Comptable Media Association), propriétaire de la plateforme jefacture.com, déplore aussi que les PME françaises n’aient pas pu bénéficier d’approches pédagogiques quant aux enjeux de la facture électronique, comme cela a pu se passer dans d’autres pays européens, et qu’elles restent encore au stade de la prise de conscience.

Pourtant, les outils sont disponibles et les choix de formats garantissant la conformité et l’authenticité des factures sont connus : EDI, signature électronique, piste d’audit fiable et le tout nouveau Factur-X.

Un choix entre quatre formats pour l’e-facture

L’EDI n’est certainement pas l’idéal pour les petites structures, en raison de son coût car il est dédié aux grandes volumétries. La signature électronique est plus appropriée compte tenu d’une plus grande simplicité d’approche et d’une certaine démocratisation de ses usages.
Quant à la piste d’audit, qui devrait dans tous les cas être retenue et documentée, « elle est indispensable pour authentifier la réalité des opérations de factures, assurer la traçabilité et faciliter les contrôles en temps réel pour l’administration fiscale. Reste pour les directions financières à automatiser de bout en bout le processus Procure-to-Pay, allant de l’achat à la mise en paiement, pour simplifier leur mise en conformité et gagner en efficacité opérationnelle », indique Magali Pelletier, responsable des offres auprès des directions financières chez Itesoft.

Enfin, le format Factur-X a l’intérêt de mêler données structurées et non structurées, autrement dit à la fois un fichier XML tel qu’en produit un flux EDI et un fichier image tel qu’en produit un PDF.

Factur-X, nouveau standard de facture

« Factur-X est un nouveau standard de facture électronique composée de deux faces : une face en PDF lisible pour l’homme et une face en XML lisible pour la machine. L’objectif étant de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures, de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, mais aussi de donner les moyens aux clients destinataires d’automatiser leur traitement », ajoute Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare France.

Les plateformes s’adaptent aux formats

De nombreuses plateformes ont la capacité de s’adapter à ces différents formats. Des comparateurs tels que celui de Celge affinent les critères de choix d’une solution de facture électronique.

Mais l’adoption finale du partenaire implique de « mener une évaluation en amont des apports respectifs du PPF (portail public de facturation), d’une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) et d’une plateforme de dématérialisation », rappelle Gwenaëlle Bernier, avocate associée au cabinet EY – Tax Technology & Transformation Leader. « Le marché de la facture challenge aujourd’hui les pratiques et les prestations : il incite à l’externalisation de certaines opérations. Les organisations l’envisagent encore souvent comme un mal nécessaire, alors que la dématérialisation est source de gains à de nombreux niveaux. C’est aux éditeurs de démontrer qu’il s’agit davantage d’une opportunité que d’une contrainte », souligne pour sa part Romain Heulard, responsable dématérialisation factures et paiements chez Tessi.