L’ERP a du métier

Comment l’ERP d’aujourd’hui répond-il aux besoins et demandes des métiers internes à l’entreprise? Témoignages. 

“Aujourd’hui, on bénéficie d’une traçabilité qu’on n’avait pas par le passé, tout est numérisé. On a un point d’entrée unique qui permet de communiquer avec les services achats et les services supports. On a vraiment gagné en efficacité”, se réjouit Xavier Cardot, responsable d’exploitation chez Segex, spécialiste de l’aménagement urbain qui a opté pour l’ERP Microsoft Dynamics AX. En faisant appel à l’ERP de Microsoft déployé par Avanade, le but de Segex était d’obtenir une vision globale de l’activité de l’entreprise, une uniformisation des processus métiers entre les entités ainsi qu’une centralisation des données. Toutes les fonctions sont désormais reliées au sein de l’ERP et la moindre modification ou mise à jour impacte systématiquement la base de données générale de l’entreprise. Si un commercial enregistre une vente sur le tableau de gestion et de suivi, l’ERP répercute en temps réel cette vente sur le stock, sur le journal des ventes, le grand livre (comptabilité) et le compte de résultat. “C’est aussi un référentiel fournisseur et une base articles uniques ce qui nous permet de simplifier et d’homogénéiser nos processus d’entreprise. C’est l’outil idéal pour la gestion de nos approvisionnements”, soutient de son côté Benjamin Pignol, le responsable achats. Des témoignages qui, au-delà d’une satisfaction du service informatique, montrent parmi d’autres exemples que l’ERP se doit d’être avant tout au service du business et des différents métiers qui composent l’entreprise.

Communiquer avec des applications tierces

Chez Obut, le leader mondial de la boule de pétanque, la multiplication en interne des outils informatiques métiers hétérogènes, en même temps que la complexification des circuits de distribution et l’étoffement des gammes de boules de pétanques, rendaient difficiles à la fois la gestion du parc des applicatifs côté DSI et l’établissement d’une vision d’ensemble des activités de l’entreprises côté direction générale. En optant pour un ERP, ici celui de WaveSoft, 35 collaborateurs en prise directe avec les activités administratives allant de la comptabilité à la gestion commerciale et la relation client sont impactés dans un premier temps : la dizaine de commerciaux, tout le service comptable, les chefs de produits au marketing, les responsables des achats, de l’expédition et des stocks. L’atelier de production est gagné par le déploiement de l’ERP, ajoutant une trentaine d’utilisateurs quotidiens à l’outil. Autrement dit, la totalité de l’entreprise, direction générale comprise, se connecte. Eliane Courtinel, DSI, seule “personne-ressource” aux commandes de l’informatique de la PME, se félicite de la capacité d’adaptation de l’ERP choisi: “Il a fallu que WaveSoft s’adapte à notre base produits afin de permettre la saisie correcte de la commande selon notre référentiel. Des contrôles ont été rajoutés. Nous avons aussi des canaux de distribution directs et indirects, donc des clients facturés en TTC et d’autres en HT, ce qui nous réclame au plan comptable la tenue de 2 journaux de ventes différents. Là encore, WaveSoft a pu être paramétré.” En outre, l’ERP est connecté à d’autres outils utilisés par les partenaires, fournisseurs et clients d’Obut. Par exemple, l’EDI des grandes surfaces, les logiciels des transporteurs, Heffner, GLS mais aussi Colissimo et Colipost. Il est aussi été relié au logiciel de préparation de commandes (LOGtimum), utilisé en interne.

Rationaliser le système d’informations

Unicité de l’information, centralisation et transversalité sur l’ensemble des différents métiers que l’on peut rencontrer dans l’entreprise sont parmi les objectifs essentiels d’une entreprise. La coopérative agricole Triskalia, qui a opté pour l’ERP Qualiac pour la gestion financière et le suivi de ses adhérents, ne dit pas autre chose : “Notre priorité a été de remplacer des briques obsolètes par une solution unique dans un même outil pour améliorer la fiabilité et la disponibilité de l’information financière”, résume Guénael Gac, responsable études informatiques de la coopérative. Chez Aludium, acteur du secteur de l’aluminium, l’ERP choisi, Applications 9 d’IFS, prend ainsi en charge la gestion de la production industrielle, la gestion de la supply chain, la gestion de la maintenance ainsi que les modules Finances, Ressources Humaines et Business Intelligence. “Une solution agile et complète permettant de consolider nos flux de travail” pour Manuel Ruano, directeur des opérations d’Aludium, qui met en avant le “soutien proactif pour nos processus métier” dont ils ont bénéficié.

S’approprier l’ERP

Au-delà de la capacité d’un ERP à fiabiliser les données et de sa couverture fonctionnelle, l’appropriation des outils par les profils métiers est, elle aussi, essentielle. “Un des enjeux est l’appropriation du progiciel par l’utilisateur final et sa bonne utilisation. L’ERP d’aujourd’hui doit donc être facile à prendre en main et intuitif, avec des interfaces agréables, que l’on soit en client/serveur, client Web ou client mobile : PDA, smartphone, tablette, etc.”, relève Patrick Rahali , senior analyst du groupe CXP, cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services informatiques et de la transformation numérique. Et d’ajouter que les utilisateurs souhaitent pouvoir apporter une touche de personnalisation à leur solution : “Liée à l’ergonomie, la personnalisation doit être à plusieurs niveaux : par société, par site, par profil métier, comptable, logisticien, commercial, etc., et même par utilisateur sur certains aspects secondaires comme les couleurs, l’arrière-plan…” Dans le domaine, le bouche à oreille fonctionne : des utilisateurs satisfaits sont les meilleurs ambassadeurs d’un produit.

Étude ERP Survey 2015 : fiabilité et richesse fonctionnelle en premier

L’édition 2015 de l’enquête ERP menée par le groupe CXP, cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services informatiques et de la transformation numérique en partenariat avec erp-infos.com, montre que “les pratiques de l’ERP évoluent (lentement mais sûrement), poussées par la transformation numérique et par les projets d’intégrer progressivement les contraintes de mobilité, d’analyse prédictive et de collaboratif”, selon Patrick Rahali, senior analyst au CXP. Il explique que pour les managers, l’amélioration de la productivité des salariés et de la collaboration interne sont les principaux bénéfices de l’ERP : “Un peu plus d’un tiers des répondants estiment que la contribution de l’ERP aux performances de l’entreprise est forte ou très forte. Pour l’utilisateur final, la fiabilité du progiciel arrive en tête des éléments d’appréciation, talonnée par la richesse fonctionnelle.” Mais l’analyste précise que le niveau de satisfaction varie en fonction des modules utilisés : “C’est dans le domaine de la gestion commerciale que la valeur ajoutée est ressentie comme la plus forte. Suivent les achats, la gestion de production, la comptabilité/finances, la logistique, la qualité et la gestion de projets.”