Désormais accessible à tous, la signature électronique s’impose dans les projets de transformation, en particulier lors de la contractualisation. Les prestataires de services de confiance se concentrent sur la simplification des usages et une meilleure expérience utilisateur.
« Dans un contexte où l’économie s’oriente vers une digitalisation des processus et des métiers, certes accélérée par la pandémie mais surtout portée par la transition numérique, la signature électronique s’impose comme une priorité stratégique. La réalité sociétale du télétravail ne fait que renforcer cette tendance.
En outre, la pertinence de la technologie de la signature électronique garantit la continuité des activités. Selon IDC, le marché mondial des logiciels de signature électronique devrait atteindre 3,8 milliards de dollars en 2024 en s’appuyant sur un taux de croissance d’environ 22 %. L’Europe représente la seconde part la plus importante de ce marché, avec actuellement 469 millions de dollars, un chiffre qui devrait atteindre 968 millions en 2024, soit une croissance de 25,6 % », indique Irène Strajnic, VP product chez Oodrive, pour souligner à la fois la place prépondérante qu’occupent désormais l’e-signature et la solidité du marché de la confiance.
En France, les études précises manquent, mais tous les acteurs du secteur s’accordent sur la dynamique du marché. « Nous réalisons près de 50 millions de signatures par an et connaissons une croissance de plus de 30 %. Nous sommes dans un marché de conquête où chacun cherche à gagner des parts de marché. Les opportunités sont nombreuses, car, en tant que plus mauvais élève européen, la France à un retard à rattraper : la diffusion de la CNIe est très récente, nous avons été les derniers à utiliser l’identité numérique pour qu’elle obtienne un niveau substantiel à l’échelle européenne », illustre Frédéric Ollivier, responsable solutions signature électronique chez Docaposte.
Depuis 2 à 3 ans, toutes les typologies d’entreprises dans tous les secteurs d’activité connaissent une accélération de l’adoption de l’e-signature. Même s’ils sont mieux préparés avec des projets initiés bien avant la crise sanitaire, les grands comptes ne sont pas pour autant totalement autonomes dans la mise en œuvre des solutions. Là où les petites entreprises passent souvent directement de la signature papier à la signature électronique et sont facilement conseillées par leur prestataire informatique voire leur expert-comptable, les grands groupes ne peuvent se passer d’intégration. La DSI se charge de cette intégration et voit dans les processus de signature non seulement une assurance de la légalité et de la conformité des documents, mais un moyen de fluidifier des workflows et assurer une traçabilité de données qu’elle pourra plus facilement retrouver en cas de nécessité.
Un processus qui doit être accompagné
TPE, PME et grandes entreprises ne sont logiquement pas adressées de la même façon par les prestataires du marché. « Les entreprises du secteur SMB sont conscientes de la nécessité d’adopter la signature électronique. Certaines possèdent déjà quelques poches d’utilisateurs mais une grande majorité n’a pas encore réalisé la bascule : signer est relativement simple mais l’entreprise doit penser ce processus et a souvent besoin d’être accompagnée sur ce plan », estime Marc Olivier Couderchet, head of HelloSign channel pour la région EMEA.
Pour renforcer cet accompagnement qui incombe à leur réseau de distribution, les éditeurs multiplient des offres prêtes à l’emploi, packagées et même verticalisées. Transformé par l’adoption de l’e-signature, le secteur immobilier, par exemple, a permis aux petites agences de rivaliser avec les plus grandes en simplifiant et sécurisant le processus de contractualisation à travers le parcours numérique de leurs clients.
Plus généralement, l’usage des solutions repose sur des plateformes dédiées qui prennent désormais en charge le cycle de vie complet d’un contrat, de sa conception à sa conservation. Entre ces deux états, des workflows sont associés aux procédures d’achat, de vente, de collaboration, de validation et de supervision, puis orchestrés par la signature électronique sans laquelle aucune contractualisation à distance ni gouvernance des documents engageants ne sont possibles. A cela s’ajoutent les volets sécurité et authentification, et, pour les entreprises qui génèrent de grands volumes de documents contractuels, une gestion fine du cycle de vie des documents.
« Avec la généralisation de la signature électronique, les entreprises recherchent aujourd’hui des niveaux de sécurité plus élevés. Pour répondre à un renforcement des contraintes, elles ont besoin de dépasser le stade de la signature simple et de mettre en œuvre des signatures avancées ou qualifiées. Elles sollicitent également un accompagnement dans la notion d’identification du signataire, et sur les phases de génération et de préparation des contrats. La mise en musique du document signé dans le SI passe par la notion d’intégration, avec des connecteurs et des API. Un client veut aujourd’hui que la façon dont il génère les contrats, les signe et les met en œuvre dans son SI corresponde à un workflow intégré, digital, sans couture », souligne Frédéric Brousse, area VP enterprise sales continental EMEA chez DocuSign.
L’avènement de l’authentification à distance
La disponibilité de connecteurs chez la plupart des prestataires facilite l’intégration de l’e-signature dans les ERP, les CRM ou les systèmes RH. Et si les applications métier font quelquefois l’objet de développements spécifiques, l’intégration de la technologie pose aujourd’hui peu de problème, à la fois pour raccourcir le cycle de vente et garantir la validité de la contractualisation. Les efforts des éditeurs se concentrent plutôt sur la phase d’authentification des parties prenantes lorsque la signature bascule sur un niveau avancé ou qualifié.
La signature de niveau avancé ou qualifié
Plusieurs approches sont développées, avec des progrès réalisés en termes d’expérience utilisateur, en particulier lorsque l’authentification est faite à distance. « On peut proposer une capture de la pièce d’identité du signataire et un contrôle de cette pièce par comparaison faciale. Ce sont alors des points géométriques du selfie qui sont comparés avec les éléments du titre d’identité présenté. Pour aller plus loin dans la détection du vivant, on peut aussi demander de réaliser des actions sur un smartphone. La solution est développée à partir d’une IA, mais le parcours de vérification d’identité n’est pas certifié. Si on veut un parcours certifié, il faut recourir à un PVID (prestataire de vérification d’identité à distance). Il s’agit du même principe de comparaison entre photo et pièce d’identité, mais validé par un opérateur humain », explique Frédéric Ollivier. La signature avancée et qualifiée à distance est soumise en France à l’approbation de l’Anssi. Elle doit aussi être conforme au règlement eIDAS, dont la nouvelle version, attendue en fin d’année, devrait renforcer la relation entre signature et certificat, tout en instaurant la notion de wallet identitaire européen, un portefeuille numérique abritant les attributs liés à l’identité des citoyens européens avec l’objectif de lutter contre la fraude.
Reste pour beaucoup d’entreprises et d’organisations à déterminer la solution la mieux adaptée. « Nous avons un devoir de conseil sur le choix de différents niveaux de signature qui correspondent à différents besoins. Dans la plupart des appels d’offres associés aux grands comptes, les besoins en signature avancée semblent évidents. Quelquefois la légalité d’une signature n’est pas requise, mais de plus en plus d’entreprises au travail comprennent que la signature doit nécessairement être forte », estime Irène Strajnic. « La sécurité, et donc la légalité, mais aussi la disponibilité de la plateforme pour pouvoir signer 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, et le coût figurent parmi les critères de choix importants », ajoute Frédéric Brousse.
Avis d’experts
Simon de Charentenay,
cofondateur de monjuridique.com
« Il y a une nécessité de mettre en place des datahub dans les entreprises pour répondre à la constante augmentation du volume de données générées par les solutions de gestion des contrats, CRM, logiciels RH, etc.
Ce sont le plus souvent des datalakes, des données stockées en silo et de manière plus ou moins structurée qui sont en place.
Une meilleure approche est de privilégier des solutions qui interagissent entre elles, avec un Cloud qui centralise la data générée par l’ensemble de ces applications et des process pour structurer cette donnée ».
Ronald De Temmerman,
VP strategic sales, EMEA chez GlobalSign
« Le niveau de fiabilité des signatures dépend des processus métiers et des technologies utilisés pour les créer. Pour les transactions sensibles et de valeur, mieux vaut utiliser des signatures de meilleure qualité adossées à une confiance publique. Pour apporter le niveau de sécurité nécessaire et garantir la confiance vis-à-vis du système sous-jacent, les signatures utilisées pour ces transactions doivent être reliées à leur propriétaire. »
