LE SCANNER DE BUREAU

Numérisation

Le scanner, le meilleur ami de la dématérialisation

Première étape dans le traitement des documents, la numérisation passe par un scanner. Solutions IT passe en revue les principaux critères de choix d’un périphérique indispensable tant que le papier existera.

A l’heure de la dématérialisation à tout crin, le document numérique s’impose comme le support essentiel de travail. Le scanner devient un point d’entrée stratégique, à choisir parmi une offre riche. « Le marché des scanners est très varié. Les principales différences : les schémas d’après lesquels ont été conçus les scanners. Les scanners à plat peuvent numériser n’importe quelle chose : des documents, des diapositives, des négatifs, des photographies et même des livres ou des objets en 3D, dans certaines limites. Les scanners de documents sont pour leur part adaptés pour tout type de document et de n’importe quelle taille. Ce type de scanner se trouve essentiellement dans les bureaux. Leur grand avantage est de pouvoir traiter de multiples documents en une seule fois, principalement avec la fonctionnalité de correction automatique de l’image. Ils sont en outre équipés d’un système automatique de chargeur de documents qui facilite le traitement des feuilles au format A4 », résume Sabine Holocher, PR specialist EMEA pour PFU Imaging Solutions Europe, filiale de Fujitsu. On peut aussi évoquer des caractéristiques importantes comme la résolution optique, que n’importe quel scanner bureautique sait aujourd’hui porter à 600 DPI, ou encore les capteurs, de type CIS/CMOS, les plus répandus, ou les dispositifs CCD, plus précis. Il faut également tenir compte de la vitesse de numérisation : plus elle est élevée, plus elle est adaptée à un usage intensif. Le recto-verso, le fonctionnement sans fil et le chargeur automatique sont d’autres d’éléments dont il est difficile de se passer.

Multifonction et scanner autonome

Avec des technologies de numérisation maîtrisées, les modèles des différents fabricants se déclinent sur fond d’usages. Se contenter d’une configuration modeste, idéale pour le traitement quotidien de quelques documents, ou miser sur des équipements dédiés aux grandes volumétries dépend du poids de l’information numérisée dans les activités de l’entreprise. La tentation d’opter pour un MFP plutôt que pour un scanner professionnel est légitime. Les deux périphériques possèdent des caractéristiques techniques communes, mais ils se distinguent autant par la nature des documents numérisés que par leur robustesse. Un scanner professionnel, dit de production, sait traiter des lots de documents hétérogènes en termes de format et d’épaisseur. Ce type de périphérique s’appuie sur des dispositifs avancés comme la détection à ultra son, qui reconnaît les feuilles collées accidentellement les unes aux autres lors de la numérisation, ou encore le traitement automatisé des documents permettant de déterminer et d’ajuster leur taille pour optimiser en amont les processus d’OCR. Ces modèles se divisent en plusieurs catégories : il y a d’abord le segment groupe de travail avec des scanners personnels de 25 ppm assurant un traitement maximal de 1 500 pages par jour puis celui des scanners départementaux et leurs 40 ppm pour un traitement de 5 000 pages par jour. Il y a enfin la catégorie des scanners de production faible, moyen et haut volume, des périphériques capables de numériser à 250 ppm des volumétries dépassant les 100 000 pages par jour dans le cadre d’applications évoluées de type LAD, RAD ou ICR, des équipements que l’on retrouve typiquement dans les salles de traitement du courrier. Le scanner intégré dans un MFP n’atteint pas de telles cadences. Il peut en revanche faire aussi bien en termes de qualité de numérisation, à condition de viser le haut de gamme. « En intégrant des scanners de production dans nos multifonctions, nous avons obtenu des résultats qualitatifs quasi identiques. Mais la station de numérisation autonome se révèle indispensable lorsqu’on dépasse la centaine de documents à numériser par jour car il faut tenir compte de la perte de productivité liée aux déplacements vers le multifonction », explique Ludovic Labossais, chef de produit scanner HP France. Sans compter la monopolisation du périphérique, qui ne peut alors ni imprimer ni copier ou faxer.

Des options qui facilitent une production sans interruption

Qu’ils soient autonomes ou non, tous ces modèles n’ont en revanche pas besoin de numériser à haute résolution. Les 300 DPI sont suffisants pour la plupart des travaux, sachant que même des scanners simples atteignent communément les 1200 DPI, souligne-t-on chez Epson. Mais les performances optiques restent importantes, notamment la précision des capteurs qui doivent être capables d’identifier des zones complexes et de très petits caractères. Technologiquement très aboutis, les scanners ne devraient plus bénéficier d’améliorations spectaculaires. « L’ergonomie du produit et sa prise en main sont aujourd’hui primordiales. Les périphériques doivent être adaptés au poste de travail et au secteur d’activité de l’entreprise. S’ils sont destinés à la numérisation en front office, il les faut peu encombrants, faciles à utiliser et intégrant toutes les fonctionnalités permettant non seulement de numériser mais également d’orienter le document vers la bonne destination. S’ils sont destinés au traitement en back office, il faut veiller à ce que l’insertion et la réception des documents soient faciles et sans manipulations intempestives », indique Aline Saponara, responsable des ventes chez Kodak Alaris.

Étroitement associée à la numérisation, la capture du document est réalisée par une application spécialisée. Son intérêt est de pouvoir lancer la numérisation depuis une application métier pour enrichir une base de données ou un référentiel particulier avec les informations extraites des fichiers traités. C’est la notion d’automatisation qui prime. La plupart des fabricants livrent leur scanner avec une solution de capture mais il existe aussi des applications dédiées. Couplée à des traitements d’indexation qui s’appuient sur des technologies d’OCR, la capture assure la conversion des documents numérisés en données compatibles avec les ERP de l’entreprise et leur intégration dans chaque département concerné. Si l’OCR couvre les besoins d’une gestion bureautique du document, des fonctions plus élaborées sont délivrées par des solutions de LAD. Celles-ci sont équipées de moteurs puissants capables de reconnaître un champ dans le document, par exemple un tableau ou une signature. Elles savent alors distinguer les éléments d’une page, les séparer et analyser leur contenu pour donner du sens à l’information numérique.

Numériser dans le Cloud

La numérisation mobile est loin de laisser indifférents fabricants de scanners et éditeurs de solutions de capture. Cette dématérialisation à distance vise la productivité de collaborateurs en situation de mobilité mais cherche aussi à optimiser dans les bureaux toutes les tâches concernées. Avec des technologies mûres, la mise en place de tels services n’est pas complexe et la multiplication des terminaux mobiles favorise la mise en œuvre des projets. Le désormais fameux scan to Cloud est tout indiqué pour amorcer un traitement depuis une application métier. A condition d’encadrer la gestion des utilisateurs susceptibles d’avoir accès à la fonction de capture tout en simplifiant les opérations d’indexation. Le scan to Cloud est alors un moyen efficace d’envoi de données sur des serveurs distants, en particulier lorsqu’il existe une source unique d’insertion de documents dans les applications. En outre, les connecteurs automatiques améliorés et les fonctionnalités intégrées au scanner (lecture code à barres, OCR full text, etc.) facilitent les traitements.