Le multifonction, borne de services connectés

On savait le MFP doué pour les opérations traditionnelles de bureautique, le voilà devenu auxiliaire de transition numérique. Transformé en gestionnaire documentaire intelligent, connecté au Cloud, et distributeur de services, il cherche une place centrale dans l’entreprise.

 

Laser ou de jet d’encre, tous les périphériques impriment en 2019 avec une grande vitesse et une grande qualité. Ils numérisent et copient aussi sans le moindre problème, tout en se montrant moins gourmands en énergie. Faute de pouvoir se démarquer sur un plan technologique qui les a opposés durant des décennies, les concepteurs de solutions d’impression ont choisi un autre terrain d’affrontement. C’est aujourd’hui à partir de l’écran du multifonction qu’ils rivalisent. L’interface a vu sa taille bondir. On peut y placer beaucoup d’icônes et autres boutons, et, surtout, la façonner pour en faire le reflet de la politique d’impression et de la gouvernance documentaire de l’entreprise. L’objectif est non seulement de fournir un accès à de nombreuses ressources, mais de tirer parti des dernières avancées technologiques, d’où le qualificatif de multifonction intelligent dont s’est emparé l’industrie. L’écran du multifonction cristallise de fait le rôle de hub de l’information que les fabricants veulent donner à ce périphérique. Car si les professionnels du print n’ont jamais abandonné leur cœur de métier, face au déclin des volumes d’impression qu’ils ne sont pas parvenus à endiguer, ils ont développé une expertise autour de la gestion de contenu et ses services associés. Ce virage stratégique a d’abord été marqué par les offres de rationalisation des activités d’impression des entreprises, les fameux MPS, puis par des prestations de gestion documentaire. Avec les percées conjointes du document numérique, du Cloud, de l’IA et du big data, les développements de ces services se sont accélérés et leur efficacité s’est accrue.

« Aujourd’hui, avec le Print as a Service, les serveurs d’impression sont placés dans le Cloud, et l’entreprise n’a plus qu’à payer un service d’impression comme il souscrit à un logiciel Cloud. »

Étienne Maraval, Lexmark

La maintenance prédictive en plein boom

« Les MPS étaient une première étape pour gérer les équipements de manière proactive. Nous prenons désormais en compte l’architecture d’impression de l’entreprise, avec tout ce que cela suppose d’intégration, de connectivité et de sécurisation, ce qui n’est pas la même chose que de gérer des équipements. Aujourd’hui, avec le Print as a Service, les serveurs d’impression sont placés dans le Cloud, et l’entreprise n’a plus qu’à payer un service d’impression comme il souscrit à un logiciel Cloud », estime Étienne Maraval, directeur du marketing pour les régions EMEA du Sud-Ouest chez Lexmark. Pour l’heure, peu d’entreprises ont déporté leur activité d’impression dans le Cloud, mais le constructeur américain, passé depuis 2016 sous la bannière d’un consortium asiatique, y voit le futur proche du print. On pourrait difficilement le contredire, tant le remplacement de serveurs physiques par des serveurs virtuels représente de sérieuses économies, sans parler de la facilité des mises à jour. Mais pour beaucoup d’entreprises les infrastructures d’impression ne sont tout simplement pas prioritaires dans leur stratégie Cloud.

Les multifonctions sous surveillance constante

En revanche celles-ci doivent toujours se soucier du bon fonctionnement des périphériques restés sur leur réseau. Une tâche généralement dévolue au fabricant ou au prestataire avec qui l’entreprise a passé un contrat de maintenance et de supervision dans le cadre de services d’impression managés. À l’œuvre, l’intelligence artificielle, le big data et l’IoT profitent aux opérations de gestion de flotte. Les multifonctions, qui peuvent aujourd’hui embarquer jusqu’à 200 capteurs, sont mis sous surveillance constante. La disponibilité des machines, leur taux d’exploitation, leur état de fonctionnement sont autant de paramètres accessibles en temps réel. En cas de problème, des diagnostics précis permettent de réparer à distance ou de dépêcher des techniciens. La maintenance n’est plus seulement corrective mais elle est préventive et, mieux encore, prédictive. « Nous menons de la maintenance préventive réalisée à une échéance anticipée, ce qui a l’avantage de limiter le nombre de pannes sur le matériel car on prévient ces pannes avant qu’elles ne surviennent et en même temps en planifiant cette maintenance on limite le temps d’immobilisation du matériel. Nous réalisons également de la maintenance prédictive », indique Céline Palas, chef de produits MFP chez Sharp. La notion de prédiction a d’importantes retombées. Les données récupérées par les capteurs des MFP sont comparées à des statistiques hébergées dans d’énormes bases de données par des algorithmes prédictifs qui déterminent les seuils d’alerte. C’est le multifonction lui-même qui possède désormais ces capacités de machine learning depuis qu’il embarque la puissance nécessaire en termes de processeurs, de mémoire et d’unités de stockage. La maintenance prédictive améliore le ROI, tout en assurant une gestion fine de l’alimentation en consommables et des mises à jour logicielles. Ces avancées participent à l’automatisation des processus et des services mis en jeu par les MPS.

Personnalisation et sécurité

Autre enjeu des nouvelles générations de multifonctions, accroître la sécurité des usages et prévenir les attaques. Tous les ténors de l’impression ont littéralement cadenassé leurs machines à grand renfort de solutions logicielles et matérielles et de respect de protocoles réseaux. « Le multifonction n’est plus un périphérique mais bel et bien un des éléments de la chaîne du SI dans laquelle il est complètement intégré. C’est un élément d’entrée et de sortie de données. Les DSI sont de plus en plus en charge de l’achat des multifonctions, et, au moment de leur choix, ils conservent leurs exigences de DSI en termes de sécurité et d’adaptation par rapport à des besoins métiers », souligne Gérard de Carville, directeur du marketing de Kyocera Document Solutions.

« Répondre aux besoins fondamentaux de toute entreprise, c’est mettre en place des mécanismes de sécurité répondant aux normes de sécurité internationales les plus strictes, mais c’est également sécuriser les documents sortants, dématérialiser et organiser les documents, partager l’information et optimiser la gestion du cycle de vie des documents et des flux associés », ajoute pour sa part Laurence Nentas, directrice marketing et communication de Toshiba TFIS.

De nombreux services proposés

Dans cet éventail sécuritaire, qui se déploie de la protection du document à l’authentification de l’utilisateur, le volet mobilité est également pris en compte par tous les fabricants. Tout comme celui de la personnalisation des multifonctions et de leur intégration dans les processus métiers. Adapter l’écran du MFP aux couleurs de l’entreprise et y faire apparaître les fonctions les plus demandées ou en incorporer d’autres plus spécifiques a été le premier service proposé par les concepteurs de solutions d’impression. Ils ont alors ouvert le cœur de leurs machines à des expertises tierces, souvent des éditeurs et des revendeurs, et leur ont fourni des kits de développement basés sur des technologies facilement exploitables. Les apps, les connecteurs dédiés aux principaux environnements applicatifs et les catalogues d’API illustrent cette coopération.

« Nous sommes associés avec différents éditeurs pour la partie purement print et accès au multifonction, mais aussi sur la partie interfaçage avec les logiciels en charge de la gestion des documents électroniques. Nos SDK sont mis à disposition des équipes de développement pour créer des interfaces personnalisées », indique Pierre-Antoine Monfort, responsable du business management chez Epson. Avec l’avènement du Cloud, la facilité de distribution des applications est un atout pour le MFP.

« Le multifonction évolue de la même manière qu’a évolué le smartphone depuis une dizaine d’années. Qui serait prêt à arrêter d’utiliser les applications professionnelles installées sur son téléphone mobile ? Selon les besoins, on peut désinstaller une app et en télécharger une nouvelle, mais on abandonne rarement le bénéfice apporté par la personnalisation. Les apps les plus simples se connectent à une application métier pour y numériser des documents ou sélectionner des fichiers à imprimer, les plus avancées sont pensées pour un usage spécifique dans un contexte donné », souligne Benjamin Duthu, sector marketing manager chez Xerox.

Des avancées sur le front et le back office

Chaque constructeur joue la carte de l’ouverture, tout en conservant son pré carré, synonyme d’une maîtrise technologique. Celle-ci est matérialisée par une plateforme propriétaire dont l’objectif est de fournir au multifonction la capacité d’intégrer les applications métier de l’entreprise, de respecter des exigences liées à la sécurisation des documents, de délivrer une comptabilité précise des coûts d’impression et de prendre en compte les besoins des travailleurs mobiles. Tous ces points illustrent une forme d’intelligence du MFP qui a évolué au cours des années, avec des avancées conjointes pour le back office et pour les usages. Ainsi, l’automatisation facilite grandement la gestion de parc, en particulier le relevé des compteurs, tandis que l’e-maintenance délivre un meilleur retour sur investissement en réglant les pannes avant qu’elles ne surviennent et en fournissant les consommables avant que les cartouches ne soient épuisées. Du côté des usages, le Cloud a ouvert l’ère de la consommation applicative à la demande en permettant d’activer ou de désactiver une app aussi simplement qu’on le fait avec un smartphone. « Être fabricant et propriétaire de nos technologies est une force pour délivrer une certaine standardisation dans les développements », considère Nicolas Cintré, directeur du marketing de Brother. Cela n’empêche pas certains fabricants de miser sur des standards qui dépassent le monde de l’impression. « Le rachat de la division print de Samsung nous a fourni des brevets autour d’Android. Nos toutes dernières offres de MFP embarquent une couche Android avec notre propre OS, ce qui va permettre à la communauté Android de développer des applis », illustre Philippe Chaventré, directeur Enterprise Print Solutions, Sales & Delivery Business Unit chez HP.

Du constructeur à l’ESN

« Le multifonction devient une borne de services
connectée au Cloud, de sorte que les informations importantes soient immédiatement accessibles, prêtes à être utilisées et partagées. »
Jean-Pierre Blanger Ricoh

D’autres encore estiment que les entreprises doivent se centrer sur leur cœur de métier et non pas se préoccuper du développement de telle ou telle application : « le multifonction devient une borne de services connectée au Cloud, de sorte que les informations importantes soient immédiatement accessibles, prêtes à être utilisées et partagées. C’est à nous d’intégrer dans nos offres des services de dématérialisation des notes de frais, des factures, des contrats ou encore du courrier », souligne Jean-Pierre Blanger, directeur Solutions, Services & Innovation chez Ricoh France.

Le rachat d’acteurs de la démat ou du monde IT par les fabricants de multifonctions pèse dans les stratégies et redistribue les cartes.

À titre d’exemples, Ricoh vient d’absorber le spécialiste de la GED DocuWare, Konica Minolta a renforcé de son côté ses compétences IT en rachetant Serians en 2012, puis Numerial en 2017 pour se positionner sur l’ECM, et Sharp s’est tout bonnement payé la division portable de Toshiba rebaptisée depuis Dynabook. Les expertises des fabricants s’en trouvent renforcées, à tel point qu’elles sont aujourd’hui comparables à des entreprises de services numériques.

« Avec l’accélération de la dématérialisation, le service que l’on délivrait sur le print se transforme et concerne désormais la data. Nous nous chargeons de la gestion documentaire du papier au numérique, ce qui nous permet de délivrer des offres de services managés beaucoup plus larges », souligne Florine Darmon, responsable marketing Office chez Konica Minolta. La transformation numérique des entreprises concerne également les concepteurs de solutions d’impression eux-même.

De nouvelles expertises sur lesquelles s’appuyer

Leur métier change assurément, mais la révolution se fait discrète car elle touche la partie logicielle de leurs activités bien plus que le volet matériel qu’ils maîtrisent totalement. Il leur faut s’appuyer sur de nouvelles expertises, soit par le biais du rachat d’entreprises, soit à travers des partenariats passés avec des acteurs référents. Mais ils sont surtout tenus d’accompagner la mue de leurs équipes pour développer une culture du service. « Nous nous transformons petit à petit en ESN mais le chemin va être long, la majorité du chiffre d’affaires reposant encore sur le print au sens large. Mais qu’est-ce qu’une ESN aujourd’hui ? Parle-t-on d’une société d’une centaine de salariés qui fait un progiciel, d’un Capgemini ou d’un Accenture ? Nous restons une passerelle, et nous avons une force par rapport aux ESN : nous sommes implantés dans toutes les typologies d’entreprise et nous pouvons capitaliser sur une écoute et une confiance qui se sont installées grâce à notre proximité », estime Philippe Pelletier, directeur du marketing de Canon.

 

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tagPDF rend intelligents les multifonctions

Les multifonctions ont toujours recherché à améliorer la fonction numérisation et classification des documents.

Avec le logiciel tagPDF, de Spigraph, ils bénéficient de cette simplicité d’utilisation tout en proposant aux utilisateurs de nouvelles fonctionnalités bureautiques.

La conversion automatique de documents PDF en documents Office Word, Excel, etc. (et inversement), l’OCR Abbyy pour l’exploitation des textes des documents scannés, le logiciel PDF Editor permettant des modifications sur PDF, le classement automatique par LAD des factures et autres pièces… voilà un échantillon des capacités du logiciel tagPDF.

La nouvelle version 6 intègre plus de 50 nouveautés dont les connecteurs métiers permettant d’envoyer directement les documents dans les logiciels métiers des avocats, notaires et experts-comptables…