A l’heure du travail hybride, les outils de communication et de collaboration offrent tout à la fois des solutions permettant de travailler en direct ou en différé. Faut-il les opposer ? En réalité, elles empiètent les unes sur les autres et deviennent complémentaires. L’éditeur français Jamespot prône un usage équilibré pour faire progresser au mieux la productivité de l’entreprise….
Les outils de collaboration et de communication présentent deux modalités de travail : le direct, ou le synchrone, et le différé, alias l’asynchrone. Visioconférence en temps réel et appel téléphonique, sont, par exemple, des outils synchrones. L’e-mail, de son côté, est un outil typique de communication en différé, donc asynchrone. « Les utilisateurs peuvent le consommer quand ils le veulent », explique Alain Garnier, PDG de Jamespot, un éditeur français qui a développé une Digital Workplace complète.
Entre ces deux extrêmes que sont le téléphone et l’e-mail, il existe des outils intermédiaires, relève-t-il. La messagerie, notamment, a plutôt vocation à être asynchrone, mais la synchronicité s’en est mêlée avec l’apparition “des trois points” qui indiquent que le correspondant est en train de répondre, ramenant ainsi au direct. La frontière n’est donc pas toujours clairement délimitée.
Des outils complémentaires
Pour autant, les deux modalités ne s’affrontent pas mais sont « très complémentaires », assure le dirigeant. « Alors, tu en es où ? », demande le manager en passant un coup de fil à son collaborateur. La forme est intrusive, certes, mais elle permet de rentrer dans le vif du sujet, d’avoir des échanges pleins et entiers, de poser des questions directement. L’outil synchrone qui « condense le temps » est puissant « en termes d’affect et d’engagement ».
La solution asynchrone offre, elle, au collaborateur la gestion autonome de son temps de travail, « y compris en fractionné ». Si le travail à réaliser demande une heure de temps, il peut se mener en 4 fois un quart d’heure. Il est donc « plus productif ». Si le premier mode est simple à gérer, l’asynchrone demande en revanche, un travail de préparation plus important : il s’agit de disposer de toute la documentation nécessaire au projet, le collaborateur se retrouvant seul face à sa charge.
8 heures de réunion par semaine
Voilà pour la présentation théorique. Les outils efficaces se révèlent en réalité aujourd’hui plus complexes, mettant un pied d’un côté et de l’autre, pour éviter les écueils. Un exemple, pour le moins parlant : nous passerions en moyenne 8 heures par semaine en réunion, soit plus de 40 jours par an ! Alors comment parer à la réunionite aiguë par visio, aux objectifs parfois mal définis et aux informations données qui s’oublient aussi vite que dites ? L’outil Diapazone de Jamespot, plutôt à ranger, a priori, du côté des solutions synchrones, regroupe un ensemble d’applications pour préparer et animer les rencontres (réunions d’équipe, assemblée générale, brainstorms, etc) de manière efficace. Pour la partie préparation : personnes concernées, ordres du jour et durée définie. Pour l’animation : visio, chat, sondage, partage de document et tableau de gestion de projet. Tout se paramètre, et se modifie si nécessaire. Mieux : en fin de réunion, pour ne rien perdre de ce qui a été dit, on accède à un compte rendu auto-généré. Et tous les échanges sont conservés.
Vers le knowledge management
Autant de production de contenus que l’on pourra structurer et réutiliser donc… en mode asynchrone. Car la clé, c’est ce qui mène au knowledge management, qui va faire « progresser l’entreprise non pas le plus rapidement, mais à long terme. » Une solution comme Fast Intranet chez Jamespot donne accès aux contenus centralisés de l’entreprise et aux outils métiers, du SIRH aux outils de visio, mail ou messagerie. Des contenus, comme toutes les documentations et informations qui seront nécessaires lors de l’accueil d’un nouveau salarié par exemple, que l’on aura pu produire en commun en temps réel avec l’application WeDoc, que l’on retrouvera dans sa banque documentaire bien rangée et qui servira de nouveau pour tout nouveau collaborateur…
Pour en savoir plus : www.jamespot.com
