Les entreprises peuvent faire appel à des tiers archiveurs pour conserver de façon pérenne et intègre leurs documents électroniques.
“L’archivage électronique ne doit surtout pas être vu comme une simple transformation de l’archivage traditionnel papier en électronique, met en avant Jean- Marc Rietsch, Président de la FedISA, la Fédération de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage. Au-delà de la mémoire des entreprises, il implique en réalité, une nouvelle organisation du système d’information qui nécessite, entre autres, de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie des données.”
L’archivage électronique est la conservation pérenne et intègre de documents numériques, permettant une restitution rapide de l’information. Les entreprises peuvent faire appel à un tiers archiveur, qui supporte les risques à leur place et garantit la conservation durable, l’accès en ligne aux informations, l’intégrité des données restituées. Le choix repose sur le format standard d’archivage proposé, sur la confiance en un acteur pérenne, et sur la technologie et les infrastructures offertes. Le label FNTC-TA a été accordé à quatre offres d’archivage électronique à vocation probatoire par la Fédération Nationale des Tiers de Confiance : Archiv-Secur d’Orsid (qui a été regroupé avec d’autres sociétés dans Docapost DPS, groupe La Poste), eDocuweb/secure d’Aspheria, e- STAR de Pitney Bowes Asterion, Stael de Locarchives. Certains mutualisateurs de flux documentaires ont leur propre Système d’Archivage Electronique (SAE), comme Atos Worldline, qui traite 50 millions d’archives à vocation probatoire, notamment les PV issus des radars ! D’autres préfèrent sous-traiter cette partie à un spécialiste. Ainsi, b-process confie l’archivage légal sur dix ans des factures à CDC Arkhineo, qui est aussi notamment partenaire de Primobox, de Tessi, Jouve ou encore de Novapost. Ricoh fait appel à Docapost DPS, “qui accède ainsi au monde des PME à travers nous,” indique Jean-Pierre Blanger, directeur recherche et développement de Ricoh France. CDC Arkhineo s’est dotée de bonnes infrastructures pour sa solution de coffre-fort électronique : la filiale de la Caisse des dépôts crée cinq archives par document électronique, conservées sur trois sites distants. Caroline Ceintrey, responsable marketing, précise : “Quatre originaux sont créés à la même seconde dans quatre cellules d’archivage, quatre machines physiquement indépendantes.” CDC Arkhineo, c’est 65 millions de documents archivés en 2009, 200 millions depuis sa naissance en 2001. La filiale de La Poste, Docapost DPS, possède quatre data centers pour 3,5 milliards de documents en ligne et trois millions de requêtes par mois. Terréal, qui fabrique des tuiles et des produits de façade en terre cuite, a arrêté de conserver le double papier de ses factures clients, archivant les fichiers chez Docapost DPS. “La consultation via le portail Web facilite la recherche des factures clients, notamment en cas de réclamation,” souligne Rodolphe Alimenti, DSI de la société.
Les archiveurs garantissent la pérennité des documents. “Les disques durs des baies SAN sont renouvelés sans interruption de service, explique Philippe Champin, directeur du département numérique d’Everial. Et nous distribuons le disque de saphir d’Arnano, support d’archivage ultime, qui repose sur le gravage microscopique des images des documents.
