La nouvelle GED gére tout le cycle de vie des documents !

Plus flexibles, accessibles à distance, dotées d’un périmètre élargi de fonctions et dopées à l’IA, les nouvelles plateformes de GED s’adaptent à toutes les typologies d’entreprises.

Malgré son acronyme marqué par quelques décennies d’existence, la GED est loin d’être hors-jeu. Sans elle, pas d’échanges ni de collaboration, et, tout simplement, pas d’activité dans l’économie digitale. La gestion électronique de documents est le socle de tout projet de transformation. On peut s’en servir pour structurer une gestion documentaire reposant sur un thésaurus et des métadonnées sommaires ou bien l’exploiter dans des projets ambitieux où priment l’orchestration des données capturées, l’analyse du contenu, la signature des documents et leur conservation. La variété des traitements réalisés par une GED est proportionnelle à son évolution, celle d’une solution très générale devenue au fil des années une plateforme dédiée à la gestion du cycle de vie du document. Ce dernier nait, vit et meurt, accompagné par des procédures de suivi, de stockage et d’archivage. Les spécialistes parlent de documents d’activité ou de records, d’archives courantes, intermédiaires ou définitives. Autant de notions qui soulignent la nécessité d’ordonner l’information selon les besoins opérationnels de l’entreprise, de bâtir les stratégies d’accès aux données, de produire et de préserver des preuves en cas de litige.

Une GED sait aujourd’hui faire tout cela. « Il y a une dizaine d’années, la GED suivait la logique d’archivage du papier où l’on stockait les documents morts pour permettre de les reconsulter. Depuis 5 ans environ, par opposition à des solutions par silos, on parle de GED transverse capable de traiter tous les domaines applicatifs de l’entreprise mais aussi de gérer le cycle de vie des documents : acquisition, production, gestion de versions, circulation, validation, et signature. Elle prend également en charge la traçabilité, notamment pour le RGPD et la CNIL, en enregistrant l’ensemble des actions réalisées sur un document pour savoir qui a fait quoi et à quel moment, voire pour identifier des usages illicites », détaille Jean-Louis Sadokh, directeur général de T2i France. Si la GED s’est toujours montrée “bavarde” en reportant toute activité dans ses outils de journalisation, ses capacités d’analyse et de détection sont aujourd’hui plus importantes, en particulier lorsque les traitements s’adossent sur des bases de données NoSQL documentaires qui ont la particularité de permettre la recherche de contenu dans des données non structurées.

Sur les platebandes de la digital workplace

La GED a également su puiser dans les ressources fournies par l’automatisation pour booster la productivité. « Anciennement vouée au classement, à la recherche et conservation de documents papier numérisés, la GED est devenue une plateforme interactive dotée de composants fonctionnels permettant d’automatiser des processus métiers cibles dans le domaine des RH, de la comptabilité ou encore du commerce, en toute sécurité et dans le respect des règlements français et européen », souligne Christophe Laurence, directeur des opérations chez Open Bee France. Sans oublier l’IA dont les usages les plus simples permettent d’identifier et de classer automatiquement les documents et de générer leurs métadonnées.

Sur le plan de la collaboration, un de ses piliers fonctionnels, la GED a toujours suivi les avancées technologiques. Avec l’ajout de modules de visioconférence et de chat, elle empiète désormais sur le terrain des digital workplaces. « À l’heure où le collaboratif et la mobilité s’imposent, il faut trouver le juste milieu entre la gestion documentaire, le besoin de transversalité, les impératifs de travail collaboratif et les aspects de sécurité et d’accès à distance », estime Christopher Potter, président de Ceo-vision.

Mais comment nourrir efficacement une GED avec l’ambition de redistribuer l’information partout dans l’entreprise ? On est souvent dans le sur mesure, constatent les spécialistes, car l’information et la manière de l’exploiter sont conditionnées par des facteurs endogènes (usages, processus métier, stratégie et gouvernance) et exogènes (technologies et réglementation) à l’environnement de l’entreprise, et dont les intérêts et la vitesse de mutation sont fortement divergents. « Le défi est aujourd’hui de pouvoir accéder à tout moment à un patrimoine informationnel détenu par une plateforme ou un socle qui s’interopère avec les SI et les portails utilisés par des adhérents, des clients, des patients. On devrait plutôt parler aujourd’hui de socle interopérable et de gestion de contenu que de GED, même si celle-ci gère la distribution intelligente des documents et la gestion front et back office de l’ensemble des flux qui sont multicanal » souligne Jean-Luc Nevet, directeur commercial, pôle opérations et technologies chez Tessi.

Verticaliser à travers des services

Les éditeurs spécialistes de la gestion de contenu participent, eux aussi, aux évolutions du marché. « L’approche ECM moderne, qualifiée par Gartner de plateforme de services de contenus, n’a plus rien de monolithique. L’usage de solutions métiers requiert une plateforme capable de se connecter aux différentes applications déjà existantes dans l’entreprise afin de disposer d’une vision centralisée de l’information. Une plateforme basée sur des API et des connecteurs facilite une connexion aux autres ECM et applications de l’entreprise. Les capacités de scalabilité, de gestion de tout type de contenus et de développement low-code sont d’autres atouts », illustre Alain Escaffre, VP product management chez Nuxeo. « Les aspects fonctionnels de la GED se verticalisent de plus en plus », constate de son côté Jean-Christophe Istin, consultant pour le cabinet Manstrict. « L’association de modules applicatifs (workflow, archivages, signatures électroniques, etc.) et d’interfaces communicantes permet d’envisager des applications métiers de type gestion de projet, ERP, CRM, etc.

Les éditeurs verticalisent leur offre sous forme de services ou bien font appel à des intégrateurs pour la réalisation de l’application finale du client. On est loin de la GED couteau suisse, et les offres mécano sont également trop complexes à mettre en œuvre pour les entreprises qui n’ont parfois ni les compétences ni le temps et le budget pour investir dans des logiciels propriétaires. Pour faciliter la personnalisation, les solutions de GED se doivent d’être ouvertes en s’appuyant sur l’open source et des outils techniques standards du marché ».