La GED au cœur du collaboratif

Conçue dès son origine pour le classement et le partage de données et d’informations, la gestion électronique de documents n’a jamais cessé d’évoluer. Elle se fond désormais dans l’environnement de travail numérique en formant une colonne vertébrale autour de laquelle s’articulent des outils collaboratifs et de nouvelles ressources.

 

Une GED collaborative, voilà un beau pléonasme qui a investi imperceptiblement le langage de l’IT. « Le mot “collaboratif” évoque souvent des technologies avancées permettant de travailler ensemble sur le même document, de façon fluide, sans se préoccuper de synchronisation ou de sécurité. Mais en fait, le collaboratif documentaire démarre avec la mise en place de la GED qui permet un accès simultané et sécurisé à un même document par plusieurs personnes »,

rappelle Etienne Paillard, président d’Efalia. Les documents conservés dans des répertoires classiques ont toujours présenté une vulnérabilité en termes de confidentialité. Sans compter les problèmes de recherche et de perte d’information. Ces points faibles ont favorisé le développement de la GED en tant que solution logicielle destinée à stocker et organiser les informations. Il y a près de 25 ans, Taurus constituait la première offre de gestion électronique de documents, plus proche alors d’une gestion de base de données. Les solutions ont depuis largement évolué. Une GED facilite aujourd’hui la centralisation des documents, la classification des informations et la recherche de contenu dans un contexte applicatif. Associée à un système d’archivage à valeur probatoire, elle participe à la sécurisation des données en exploitant ses propres outils de gestion des droits d’accès et de journalisation des événements. « Une GED qui se résume à des fonctionnalités de classement et de recherche simple montre ses limites et ne répond pas ou plus assez aux besoins des utilisateurs. La GED doit aller au-delà et se rapprocher des processus métiers de l’entreprise : workflow de création, partage de documents, alertes et notifications, etc. Une GED collaborative est une GED “traditionnelle” avec acquisition, traitement, stockage et diffusion de l’info enrichie de fonctionnalités d’élaboration collective de contenu et de partage », ajoute Damien Verdier, directeur du développement chez Numen.

La collaboration, un patchwork d’outils

Sur le plan technique, les offres répondent aux besoins classiques, qu’il s’agisse de commenter le contenu d’un document, de le coéditer ou de le partager avec les membres d’une équipe. On est là dans du collaboratif élémentaire. Toutefois, même si ces outils sont simples à exploiter, leur efficacité dépend de la gouvernance documentaire de l’entreprise. Les activités de cette dernière, la nature des processus métiers, la volumétrie de l’information, la maturité technologique et l’implication des utilisateurs sont autant de critères qui pèsent dans un projet de GED collaborative. S’y ajoutent l’interopérabilité entre la GED et les applications métier sur site ou dans le Cloud.

« La collaboration est aujourd’hui un patchwork qui existe au travers de différents outils. Une plateforme de collaboration moderne présente une capacité d’intégration avec des outils tiers, qu’ils viennent par exemple de Microsoft ou de Google. Elle a aussi une capacité à centraliser et administrer des règles de rétention, de stockage, d’optimisation de gestion des contenus. Elle permet également de nourrir les autres plateformes de collaboration de type Salesforce ou SAP », illustre William Bailhache, vice-président régional sur la zone EMEA Sud pour Alfresco. Les entreprises équipées d’une GED standard doivent passer le cap du collaboratif à l’aide d’une approche projet, recommandent les professionnels.

Une approche graduelle via une panoplie d’outils

« Cela permet de mettre en place, en co-construction avec tous les services dans l’entreprise, les espaces de travail permettant par la suite de réaliser les gains financiers issus de l’harmonisation des processus métiers et documentaires. Il est aussi nécessaire d’expliquer le sens du projet à tous les échelons dans l’organisation », indique Damien Verdier. Favoriser la collaboration à travers des espaces de travail dédiés est un objectif stratégique pour les éditeurs. La panoplie d’outils mis à disposition des entreprises facilite une approche graduelle. Elle commence par l’usage d’une bannette numérique qui classe et distribue les documents, puis d’une visionneuse intelligente qui permet d’annoter un document sans altérer son authenticité, et ensuite d’un système de notification automatique qui alerte en cas de lecture ou modification d’un document. Une GED ainsi enrichie simplifie la création de workflows qui permettent de dématérialiser le travail commun à effectuer sur le document. Le collaboratif devient alors un levier d’optimisation des processus en garantissant l’utilisation de pratiques contrôlées et sécurisées.

Imbriquer l’humain et le numérique

En puisant dans les ressources fournies par l’automatisation et l’IA, les entreprises les plus avancées en matière de collaboration ont boosté leur productivité. Elles ont réussi à imbriquer l’humain et le numérique à travers un management subtil. Car si le collaboratif consiste à mettre à disposition les outils et les accès dont ont besoin les personnes pour travailler ensemble, ces entreprises ont su ménager les prérogatives liées dans leur organisation à la gestion de la connaissance, prérogatives qui veulent qu’un ouvrier sur le terrain n’a pas accès aux mêmes données qu’un ingénieur dans un bureau. La GED n’a pas été taillée pour jouer ce rôle, mais elle est un élément important placé dans un ensemble plus vaste qui comprend un intranet, un extranet, des sites Web et des suites collaboratives, le tout fédéré par un portail appelé aujourd’hui digital workplace.

« Soit on travaille sur un ou plusieurs documents et on collabore pour faire évoluer ces documents, soit on est amené dans le cadre d’une collaboration à échanger des documents. Cette dernière vision de la collaboration est la plus riche. Elle donne lieu à la mise en place de calendriers, de réunions d’échanges en semi présentiel à distance. Mais avoir d’un côté une GED et de l’autre des outils collaboratifs n’est pas la même chose que d’avoir les deux éléments réunis, ce qui permet alors une plus grande fluidité des échanges. On est dans ce cas pleinement dans une GED collaborative, et, à l’heure où on numérise de plus en plus les applications, se pose la question du positionnement dans une digital workplace », souligne Vincent Bouthors, le PDG de Jalios.

Cet espace de travail numérique est protéiforme. Il fédère toutefois quatre familles d’usage : la communication, la collaboration, la gestion des connaissances et l’efficacité collective. Mais le digital workplace n’a rien d’une élégante approche pensée par les marketeurs. Elle illustre une transformation importante des activités d’une entreprise en permettant à tous ses employés d’accéder au patrimoine informationnel grâce aux terminaux mobiles. À travers des plateformes plus élaborées, elle rend également les interfaces de travail plus ergonomiques.

Des interfaces plus ergonomiques

« Les applications se socialisent car on se rend compte qu’il y a des personnes derrière l’application utilisée et non pas un ordinateur. Cela change la méthode de travail et amplifie le sentiment de collaboration. Avant, on pouvait avoir un workflow avec différentes étapes, aujourd’hui on sent que c’est une personne qui a réalisé l’étape précédente et une autre qui fera la prochaine », ajoute Vincent Bouthors. Le seul déploiement des outils ne décrète pas la collaboration. L’adhésion des employés est évidemment essentielle, martèlent les spécialistes. Si les objectifs et les priorités de la collaboration ne sont pas clairement établis par la gouvernance globale de l’entreprise, la motivation des équipes est loin d’être certaine. D’autant que la notion de collaboration partage ses frontières avec celles de la coopération. La difficulté est de traduire en objectifs opérationnels le travail commun et l’intelligence collective.