La démat des factures : adoptez-la maintenant !

Dans quelques mois, l’échange de factures électroniques avec l’Etat sera obligatoire. Une raison, parmi d’autres, de passer le cap de la dématérialisation fiscale.

Le compte à rebours est lancé. Le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les fournisseurs de l’Etat et des collectivités locales s’applique aux contrats en cours d’exécution ou conclus postérieurement : au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises, au 1er janvier 2018 pour les ETI, au 1er janvier 2019 pour les PME et au 1er janvier 2020 pour les microentreprises. Rendue obligatoire depuis déjà quelques années au Danemark et en Norvège, cette dématérialisation voulue par l’Etat est d’abord une opération de rationalisation des achats publics, de traçabilité, de lutte contre la fraude et de contrôle des taxes générées. En imposant à ses partenaires une migration des processus basés sur le papier vers le numérique, le gouvernement espère aussi convaincre l’immense majorité des entreprises avec lesquelles il ne travaille pas de franchir le cap. Pour beaucoup d’experts, le développement de la dématérialisation des factures dans le secteur public devrait avoir un effet de levier pour un déploiement rapide et plus général de la dématérialisation des factures au sein des entreprises.

Moins de 10 % des factures sont traitées électroniquement

Pourtant, si l’on en croit les études du secteur, il faut encore convaincre sur les atouts d’une information qui demeure digitale tout au long de son cycle de vie. Moins de 10 % des factures sont traitées électroniquement dans le monde rapporte, par exemple, une enquête menée par Basware et Billentis, soit environ 30 milliards de factures sur les 370 qui devraient être produites dans le monde en 2016. Rapporté à la France, ce décalage entre les avancées de la dématérialisation fiscale et les réalités du terrain se mesure dans les mêmes proportions.

Lorsqu’on se penche sur les points qui entraînent un basculement vers la facturation électronique, se distinguent la pression des fournisseurs et des clients, la réduction du coût de traitement des factures, l’automatisation des processus, la réduction des délais de paiement et l’amélioration de la qualité de service. « Aujourd’hui une majorité d’entreprises reçoit encore des factures au format papier. Nous leur proposons une solution qui leur permet d’automatiser le traitement de leurs factures qu’il s’agisse de fichiers structurés, de fichiers PDF signés ou pas, ou de factures au format papier. L’objectif est de les aider à maîtriser leur délai de traitement et d’optimiser les délais de paiement de leurs fournisseurs et, dans le même temps, de les accompagner dans une transition vers le zéro papier », souligne Eric Breteche, product manager chez Itesoft.

La facture électronique, pas seulement une économie de coûts

Il y a toujours un émetteur et un récepteur de factures, un fournisseur et un client. L’émetteur vise le 100 % numérique pour une logique de coûts mais aussi d’image de marque, quitte à poursuivre la production de factures au format papier à destination de clients réticents. Côté récepteur, on cherche à alimenter les ERP et optimiser des workflows. Emetteur ou récepteur, toute entreprise endosse les deux rôles à la fois, mais la conquête de la facture digitale est encore longue. « Malgré le développement du numérique dans les entreprises, la dématérialisation se heurte à des freins qui sont le plus souvent d’ordre culturel. D’abord parce que le traitement d’une facture dématérialisée n’est pas « naturel » : il nécessite de revoir les processus et l’organisation des entreprises. Mais aussi par manque de confiance dans le digital. D’ailleurs, il est encore assez fréquent de constater que des factures fournisseurs, pourtant électroniques, soient… imprimées », estime Nicolas Gudin, directeur de Basware France.

Entre des entreprises qui se contentent de factures PDF sans se soucier de la législation et celles qui estiment que le passage à la facture numérique est trop coûteux et qu’elles ne le feront que si elles y sont contraintes, le marché veut convaincre. Il regroupe son lot d’offres, progiciels, plates-formes d’échanges ou services externalisés, et d’acteurs qui endossent aussi un rôle de conseils sur les enjeux réglementaires et organisationnels. « Avec la dématérialisation, les entreprises s’inscrivent dans une démarche vertueuse de traitement des factures. Pour les factures sortantes, la dématérialisation est avant tout un projet d’entreprise qui lui permet de se libérer des différentes difficultés liées à la diversité des formats de facture et des technologies. Pour les factures fournisseurs, les entreprises s’affranchissent de leur saisie et gagnent ainsi en efficacité et en productivité. Elles identifient plus rapidement les éventuels litiges, accélèrent les processus de validation et raccourcissent leurs délais de paiement. Les équipes comptables et financières disposent pour leur part d’une plus grande visibilité sur toutes les factures et savent précisément où elles en sont dans leur traitement, qui doit les valider et quelles sont les échéances », indique Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker. « Les bénéfices des solutions de dématérialisation sont de mieux en mieux connus, démontrés et communiqués, surtout pour un usage en mode SaaS qui minimise les risques et maximise le retour sur investissement. Le contexte économique, incitant à la productivité́ et la réduction des coûts administratifs constitue une incitation forte à dématérialiser pour bénéficier de ces retours économiques immédiats », souligne pour sa part Magali Michel, directrice de Yooz.

EDI, fichiers signés et piste d’audit

Pour passer à la facture électronique, trois possibilités s’ouvrent aux entreprises : l’échange de données informatisées (EDI), le PDF assorti d’une signature électronique ou « toute solution technique (…) dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue », rappelle l’article 289 du Code général des impôts. EDI, fichiers signés et piste d’audit ne sont que des moyens mis à disposition. Un bon prestataire fournit aujourd’hui des outils agnostiques de ces modes d’échanges. Sa plate-forme se doit d’accepter tout type de format, de faciliter la saisie en ligne, de faire transiter les données par un portail ou via un email, avec la même garantie de contrôles quelle que soit la volumétrie concernée.

A l’heure où ces processus sont totalement maîtrisés et sécurisés, s’ajoute une baisse des prix orchestrée par la percée des solutions SaaS. La facture n’est, surtout aujourd’hui, qu’un maillon parmi d’autres de la chaîne d’automatisation du purchase to pay, une autre transformation numérique sur laquelle s’appuie l’entreprise pour améliorer tous ses processus d’achat.