L’accélération des pratiques de travail à distance favorise l’adoption de nouveaux modes d’organisation où la digital workplace veut s’imposer comme environnement connecté, modulaire, hybride et adapté à la culture de l’entreprise. Les solutions cherchent le moyen d’optimiser l’engagement des collaborateurs à distance.

 

Nous sommes en décembre 1989, la première version de Lotus Notes inclut des fonctions inédites pour l’époque : une messagerie, un module de chat, un gestionnaire de contacts et une GED. Sous une interface aux couleurs de MS-Dos 3.0, l’offre, qualifiée de PIM (Personal Information Manager), sonne la naissance du système collaboratif moderne. 30 ans plus tard les évolutions ont été fulgurantes, et c’est désormais le terme de digital workplace qui désigne l’espace de travail numérique où applications, matériel, réseau et Cloud s’imbriquent pour optimiser le partage et la collaboration à tous les niveaux de l’entreprise.

« La digital workplace est un bureau virtuel qui permet à chaque collaborateur d’accéder de n’importe où, à n’importe quel moment et depuis tout support aux applications et aux documents utiles à son travail quotidien, ainsi qu’aux informations, aux connaissances et aux personnes dont il a besoin pour travailler. C’est un espace de travail où convergent les usages pour permettre au salarié de gérer en temps réel sa documentation, sa communication, ses collaborations et ses connaissances, avec à la clé une meilleure productivité », résume Hoang-Anh Phan, consultante chez Jalios.

« La digital workplace repose sur l’information, les applications et les personnes. Un tel projet est souvent porté par l’organisation pour l’ensemble des collaborateurs, mais il peut être aussi porté par des responsables d’équipes dans une logique de performance et de productivité. Au-delà du volet organisationnel, il faut donc considérer la dimension de l’équipe et celle du collaborateur. Un manager peut ainsi créer ses propres espaces avec les applications métiers adaptées aux besoins de son équipe, et un collaborateur peut lui aussi bâtir, selon ses besoins, ses propres desks privés.

Ce type d’organisation sonne la fin des applications utilisées par les uns mais pas par les autres ou des documents disponibles pour une partie seulement des équipes. La digital workplace met à la disposition de chacun un référentiel commun permettant de collaborer et de partager de l’information plus facilement », indique de son côté Guillaume Poumadé, responsable communication et marketing chez Jamespot.

Un saut quantique pour les entreprises

Tous les spécialistes le soulignent, la digital workplace n’est qu’une transposition de l’espace de travail traditionnel, mais ses capacités numériques basculent les modes d’échange et de collaboration dans l’ère de l’instantanéité. L’emplacement devient secondaire puisque la digital workplace fédère toutes les ressources nécessaires aux activités du groupe ou de l’individu. Le nouvel environnement présente en plus une forme d’hybridation en s’adaptant aux situations de travail les plus variées, à distance ou dans les locaux habituels de l’entreprise. L’intérêt de cet espace de travail numérique repose aussi sur sa flexibilité, qui assure à chaque salarié où qu’il soit de retrouver son environnement de travail et de reprendre sa tâche là où il l’avait arrêtée. Le confinement du printemps dernier a accéléré la mise en place de telles solutions. Beaucoup d’entreprises ont été séduites par ces nouveaux modes d’organisation, quitte à consolider aujourd’hui des déploiements réalisés souvent dans l’urgence. L’arrivée du confinement automnal ne leur aura vraisemblablement pas laissé suffisamment de temps pour optimiser leur nouvelle organisation, alors que l’offre du marché ne cesse de s’enrichir, constituée à la fois de solutions pionnières et d’autres plus récentes qui comptent bien profiter de l’essor du télétravail. Les entreprises qui ont déjà amorcé leur transformation numérique sont logiquement celles qui ont déjà favorisé des modes de travail à distance, mais elles demeurent minoritaires. « Beaucoup d’entreprises sont encore persuadées que le fait d’avoir un serveur fichier et des mails leur permet de télétravailler. Adopter une digital workplace représente pour elles un saut quantique. Cela ressemble à l’arrivée des premiers ERP dans l’entreprise. Il faut se préparer à un changement radical dans la façon de travailler et cela ne peut pas se faire dans l’urgence », indique Christopher Potter, président de Ceo-Vision.

Un espace de travail numérique est constitué d’un ensemble d’outils auxquels toute entreprise, quelle que soit sa typologie, peut facilement accéder. Mais pas question ici d’interconnecter simplement des solutions tierces qu’il s’agisse de messagerie, de système de visioconférence ou de chat, de GED, d’outils de reporting ou de gestion projet, d’un intranet ou d’un extranet.

La plateforme prévaut

C’est le principe de plateforme qui prévaut, avec un ensemble d’applications développées par un même éditeur et formant un arsenal au service des activités de l’entreprise. Comme pour un smartphone avec lequel on choisit et agence les applications à utiliser, la digital workplace articule différents modules selon les métiers de l’entreprise et s’adapte en temps réel, en se nourrissant des savoirs de l’entreprise qu’elle a préalablement cartographiés et dont elle conserve les données.

« Les PME qui s’interrogent sur la pertinence du déploiement d’une digital workplace qu’elles considèrent quelquefois surdimensionnée, peuvent recourir à des solutions packagées, simples à mettre en œuvre et qui permettent d’accéder facilement aux différentes technologies de collaboration. Lorsque l’entreprise possède des filiales, cela facilite aussi l’harmonisation de l’équipement et des outils des sites distants », souligne Julien Azzi, responsable marketing chez Konica Minolta. Pour autant, lorsqu’il ne demande pas d’intégration, le déploiement d’une digital workplace ne diffère pas de celui d’autres plateformes. Soit l’éditeur exploite des API pour extraire les données des référentiels disséminés dans l’entreprise et les délivre ensuite sur la plateforme, soit ses propres infrastructures sont utilisées pour stocker et distribuer à la volée ces données. Mais l’objectif reste le même, faire converger les contenus dans le même espace et optimiser leur présentation pour fournir les meilleures conditions de travail.

« Lorsqu’une équipe travaille sur un projet à l’aide de différents documents, les données correspondantes sont unifiées dans une seule et même vue, avec le chat associé. Les éléments relatifs à la collaboration sont rapatriés par une intelligence artificielle et déroulés au même emplacement dans la digital workplace », illustre Michel Vongnarath, directeur marketing chez Shareplace.

Logique temporelle et nouvelle normalité

L’adoption de modes de travail collaboratifs passe aussi par une dimension sociale, reproduite par la plateforme à travers l’expérience utilisateur. La digital workplace guide par exemple les premiers pas des collaborateurs dans l’exécution de tâches simples comme remplir un profil, poster un message ou encore rejoindre un espace. Elle les aide ensuite à formaliser les échanges et à adopter les bons comportements selon les tâches accomplies, activer par exemple des watermarks sur des documents diffusés ou forcer l’expiration au bout d’un certain temps de liens vers des contenus. Si la digital workplace se pose en alternative intéressante pour contrer le shadow IT, elle ne doit surtout pas rebuter l’utilisateur. « Il y a un équilibre subtil à maintenir entre facilité d’utilisation et sécurité. La solution la plus sécurisée du monde ne sert à rien si elle est complexe à prendre en main et qu’elle pousse les utilisateurs de l’entreprise à s’échanger des fichiers sur des applications qui ne sont pas validées par la DSI. Inversement, l’expérience utilisateur délivrée par la solution ne doit pas être conçue aux dépens de la sécurité. Dans tous les cas, elle doit faciliter la différenciation des traitements en fonction de la sensibilité des données que l’entreprise aura déterminée », estime Blaise Vignon, head of product chez Oodrive. De plus, alors que les volets techniques ne présentent pas de grandes différences d’une solution à l’autre, l’usage d’outils radicalement différents pourrait compromettre le succès des projets.

« L’efficacité d’une digital workplace suppose deux conditions. Il faut d’abord qu’elle centralise une information – les documents et les échanges entre les différents collaborateurs – et qu’elle contextualise cette information, par exemple en nommant intuitivement les espaces de travail et en fournissant des outils de recherche performants. Il faut ensuite que la digital workplace mêle les modes de communication synchrone et asynchrone : entre d’un côté le chat et la visio, et de l’autre le travail sur les documents il y a une logique temporelle qui harmonise les activités de l’entreprise », souligne Veronika Mazour, directrice des opérations d’Exo Platform.

Une IA pour adapter le contenu

Avec le renfort d’une IA pour adapter le contenu à la bonne personne et au bon moment, plus la digital workplace induit de multiples scénarios de travail, plus elle enrichit la gouvernance de l’entreprise.

« Le grand rêve de la digital workplace est le gain de productivité et l’atteinte de la performance. On y répond en gérant le collaborateur lui-même, en l’accompagnant dans plusieurs phases : la compréhension du projet sur lequel il travaille, la progression de son expertise par rapport à un nouveau process, et la réalisation des performances qu’on attend de lui. Les entreprises ne peuvent plus aujourd’hui échapper au “nouveau normal” qui accélère l’intégration de changements de paradigme dans le quotidien de l’entreprise et de ses collaborateurs », note Michaël Bentolila, CEO d’InsideBoard.

 

---

Jamespot rachète la société Open Agora,
expert des sondages en ligne

En septembre 2020, Jamespot, le spécialiste de plateformes collaboratives et de réseaux sociaux d’entreprise a racheté la société Open Agora, spécialiste des sondages en ligne sur Slack et Microsoft Teams.

Le Français, spécialisé dans les outils de réseau social d’entreprise et de communication interne, a profité de la crise et du confinement et se trouve en position de force. « On a augmenté notre base installée de presque 1/3 », nous indiquait Alain Garnier, PDG de Jamespot, en septembre. Et, précisait-t-il, « le nombre d’utilisateurs a explosé, sur la plateforme, inscrits et actifs. » Le rachat de cet éditeur apporte à Jamespot des atouts supplémentaires et élargit son offre. Dans son panier, le produit Open Agora, qui devient Jamespot Open Agora.