Afin d’optimiser, en toute sécurité, les échanges avec les collaborateurs et les clients, le cabinet suisse d’experts comptables Gespower a déployé les plateformes M-Files et Hubshare. Une table ronde de la rédaction de Solutions-Numeriques lui a donné la parole le 10 novembre (replay disponible sur solutions-numeriques.com/webinar/)
Gespower , créé en 1984, il y a 35 ans, compte une vingtaine de collaborateurs, sur deux sites, en Suisse. Le cabinet compte un millier de clients actifs, à 80 % dans le secteur médical : médecins, chirurgiens, dentistes, des indépendants ou des PME. Il établit 600 fiches de paie mensuelles en 2021. 1 300 sont prévues en 2022, suite à l’acquisition d’un autre cabinet.
Une vision globale de l’information
Jean-Christophe Augem, responsable informatique, a fait le choix à son arrivée de changer la solution de GED existante, jugée trop limitée. Il a choisi M-Files qui n’est pas une simple GED mais un ECM : « Nous avons changé d’ERP et les documents sont désormais exportés depuis l’ERP dans la GED où ils sont stockés, sans intervention manuelle, sans scan etc. »
Un critère important dans le choix de M-Files, précise-t-il « était la classification des données, non pas au travers d’un plan de classification formelle de type hiérarchie de dossiers, mais plutôt une catégorisation de document associé à des liens avec les Objets M-Files issus de nos différents systèmes. »
Un exemple concret des bénéfices de la nouvelle plateforme : « les déclarations fiscales sont dans un autre logiciel, mais comme le numéro de client est unique, la reconnaissance des documents fiscaux est automatique lors du scan, le classement dans la GED est plus sûr et plus rapide. On gagne plusieurs minutes par dossier, sur l’année c’est énorme. »
Connecté à son ERP et ses applications métiers, M-Files délivre une vision globale des données et des documents, et permet une véritable gouvernance de l’information.
La nécessité d’un portail collaboratif
« Nos employés sont répartis sur 2 sites, certains collaborateurs sont en délégation chez les clients. Les clients eux-mêmes sont bien sûr à distance. Il était nécessaire de mettre en place un portail, qui soit sécurisé simple et efficace », explique le responsable.
« Avec Hubshare, les collaborateurs accèdent aux données de M-Files, sans avoir à utiliser un VPN pour se connecter à Gespower, et sans exposer directement le serveur M-Files aux dangers d’Internet. Et quant aux clients, ils peuvent déposer leurs pièces comptables, leurs factures, leurs justificatifs, au fil de l’eau. Les salariés des clients accèdent directement à leurs fiches de paie et documents RH.
Le portail est en self-service. Avant la mise en place de la plateforme, les collaborateurs devaient partir avec une clé USB dans la poche ! »
Sécurité et conformité
« M-Files permet aussi plus de sécurité dans l’accès aux données,
en lecture et écriture sur chaque objet et document », Jean-Christophe Augem
« Le portail Hubshare n’héberge pas de données, c’est un extranet qui permet d’accéder aux informations stockées dans M-Files sans VPN, grâce à une connexion sécurisée en https et au moyen de certificats. Le client peut rester en version on-premise et héberger l’application sur son serveur ou bien y accéder dans le Cloud », Malo Jennequin
Malo Jennequin,
Directeur Avant-Ventes et Solutions de M-Files
« Une plateforme connectée pour une vision globale de l’information, peu importe l’application d’où on travaille »
M-Files permet de gérer l’information, de croiser les données, de les structurer, de les mettre dans leur contexte, tout cela sur une plateforme unique ; L’ECM intelligent permet de gérer les informations, les contenus et leur cycle de vie.
La limite pour l’utilisateur est de pouvoir partager un document avec un client externe de manière rapide et sécurisée.
La plateforme, couplée au portail collaboratif permet d’échanger avec des tiers dans un environnement customisé et sécurisé. Fini les pièces jointes dans les emails. Cela permet d’avoir une gouvernance de l’information avec l’entreprise étendue.
Le couplage du portail Hubshare sur M-Files permet d’accéder à la plateforme de contenu de façon plus intuitive.
M-Files est accessible on-premise, dans le Cloud (Microsoft Azure), ou en Hybride.
