Un arrêté de Juillet 2013 étend l'utilisation de la facture dématérialisée. Entre la transposition de la directive TVA et le «choc de simplification» du gouvernement Ayrault pour la commande publique, la facture électronique pourrait se sentir pousser des ailes.
Tickets restaurants, timbres fiscaux, lettres recommandées, guichet numérique, signature électronique sont quelques volets des 200 mesures de «modernisation de l'action publique» annoncées durant l'été par un plan gouvernemental. La majorité de ces mesures vise à faciliter les relations entre usagers et administrations, mais la vie des entreprises est logiquement impactée. Parmi les petits et grands bouleversements attendus, la dématérialisation générale de procédures et notamment celle de la facture. L'Etat et ses fournisseurs sont concernés, mais ce n'est pas nouveau : depuis le 1er janvier 2012, dans le cadre de la LME (loi de modernisation de l'économie), les pouvoirs publics sont tenus d'accepter les factures dématérialisées en provenance des entreprises. Ce qui change, c'est l'arrêté du 9 juillet 2013, modifiant celui du 30 décembre 2011, lequel a posé les conditions d'acceptation par l'Etat des factures dématérialisées. Ce nouvel arrêté conserve les deux procédures de transmission en vigueur : l'EDI, via un concentrateur qui automatise les échanges entre le système d'information du fournisseur et le logiciel Chorus (qui permet de gérer la dépense, les recettes non fiscales et la comptabilité de l'Etat), et la saisie manuelle des éléments de facturation sur le portail Chorus-factures. Depuis le 9 juillet, les nouvelles dispositions donnent en plus aux fournisseurs la possibilité d'utiliser le PDF signé.
Vers une obligation de dématérialiser
D'autres dispositifs de transmission sont prévus car le train de mesures annoncé par le gouvernement cherche à rationaliser la politique des achats publics. «Dans le cadre d'un plan de facturation, nous faisons en sorte de contracter avec le fournisseur les paiements attendus à des dates prévues d'avance et sans que le fournisseur ait à émettre des factures», explique Régine Diyani, directrice de l'AIFE, l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État. «Cette approche consiste à privilégier la non-matérialisation, c'est-à-dire une migration des processus basés sur le papier vers le tout numérique. C'est l'axe qui concentre le plus de gain, pour les entreprises comme pour l'Etat. Vient ensuite celui de la dématérialisation native, qui correspond à l'Echange de Données Informatisés, à la saisie manuelle ou à la possibilité de déposer une facture dans un format qui devrait être moins contraignant que le PDF signé. Il y a enfin la dématérialisation duplicative qui vise à harmoniser au sein des services de l'Etat les circuits de traitement de la facture papier et ceux de la facture dématérialisée».
La dématérialisation des factures dans le cadre de la commande publique sera étendue dès 2016 à toutes les grandes entreprises, puis progressivement généralisée pour atteindre un objectif de 100% des factures dématérialisées à l'horizon 2022, prédit le gouvernement. Pour y parvenir l'ombre de la contrainte plane sur les fournisseurs. «Lorsqu'on observe ce qu'ont réalisé les pays européens lancés tôt dans la dématérialisation, la Finlande, les Pays-Bas, la Suède, on constate qu'ils sont arrivés à des taux de dématérialisation assez faibles et de moins de 40% : laisser la possibilité aux fournisseurs de dématérialiser leurs factures n'a pas donné lieu à une progression très rapide», souligne Régine Diyani. «A l'inverse, les pays qui ont mis en place une obligation de dématérialiser, le Danemark et la Norvège, ont évidemment atteint les 100 %. L'idée est donc de donner une perspective d'obligation progressive par type d'entreprise, des plus grosses vers les plus petites».
Une troisième voie entre l'EDI et le fichier signé
En France, toutes les entreprises ne travaillent pas pour l'Etat, loin s'en faut. Elles sont toutes en revanche concernées par la directive Européenne 2010 45, qui modifie les règles européennes en matière de facture électronique et a été transcrite en droit français à la fin de l'année 2012. Au printemps 2013, un décret d'application a porté les termes d'application de cette directive, suivi des instructions du bulletin officiel des impôts sorti pendant l'été. Le cadre législatif dans lequel évolue aujourd'hui la facture électronique demeure celui du code général des impôts. Celui-ci enterre les articles 289-5 et 289 bis au profit de l'article 289-7 qui décline deux approches bien connues, l'EDI et le fichier électronique signé, mais surtout une troisième voie identifiée par le terme «piste d'audit». Une piste qui s'applique également au papier et dont le but est de prouver qu'il y a bien eu transaction ou prestation de services et identifier ainsi une contrepartie d'une facture. L'EDI et la signature électronique des factures ne sont désormais plus les seuls moyens techniques admis par l'administration fiscale en matière de factures électroniques. «Le nouveau texte introduit une sorte de libéralisation, une simplification qui élargit la diffusion de la facture électronique bien au-delà des échanges de fichiers structurés ou de fichiers signés, mais cette liberté est encadrée», explique Philippe Delahaye, directeur Business Development chez CDC Arkhinéo. «Pour qu'une facture électronique soit reconnue fiscalement, il faut pouvoir malgré tout garantir l'authenticité de l'origine de cette facture, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité depuis le moment où elle est émise jusqu'à la fin de sa période de conservation. Ce n'est déjà pas à la portée de toutes les PME, et celles-ci devront en plus tenir à jour une piste d'audit fiable. Le nouveau mode de transmission trouve déjà ses limites». Concrètement, une entreprise devra faire informatiquement le lien entre une facture et son fait générateur (bon de commande, contrats associés, acceptation des conditions générales de vente, bons de livraison, prestations réalisées, etc.). Que l'entreprise conserve ces documents avec un index ou dans un dossier commun, la piste d'audit doit être fiable et documentée par rapport aux processus mis en place, et démontrée en cas de contrôle.
Choisir cette fameuse troisième voie implique de la part des entreprises une rigueur à laquelle elles ne sont pas toujours habituées. Sans compter que pour la majorité d'entre elles, la facture électronique est encore synonyme de complexité.
Contrôler plus que simplifier
«La piste d'audit n'est pas perçue comme un vecteur de simplification mais plus comme un moyen supplémentaire de contrôle», estime Thierry Amadieu, expert en dématérialisation. «Les interrogations techniques sur la mise en place d'une telle piste d'audit restent loin d'être levées. Théoriquement, une facture PDF se verrait ainsi dispensée de signature électronique en présence d'une piste d'audit fiable. Mais pour la DGFiP, le chemin de révision comptable n'est pas jugé suffisant car il ne recoupe pas la piste d'audit en cas de perte de données entre différentes applications, par exemple».
Dans un contexte où prévalent les garanties d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité, il semble difficile de se passer d'un archivage avec horodatage de la facture et des pièces ayant abouti à son émission. C'est pourquoi les tiers de confiance ont beau jeu de mettre en avant leurs solutions de coffres-forts ou celles de leurs partenaires, avec en toile de fond l'argument qui consiste à préserver toute entreprise qui souhaiterait assurer elle-même un archivage à valeur probatoire d'une éventuelle suspicion de la part des services fiscaux.
Le recours aux prestataires n'est donc pas près de fléchir. Ces professionnels sont de plus en plus nombreux sur le marché et l'une des difficultés pour les entreprises est de pouvoir trouver celui qui lui convient le mieux. «Cela paraît évident, mais une entreprise doit s'adresser à un prestataire qui possède de réelles connaissances sur le sujet», conseille Eric Wanscoor, CEO de Qweeby. «Pour obtenir elle-même des informations sur l'avancement de la législation et des normes, qu'elle n'hésite pas à se tourner vers des instances spécialisées dans la veille telles que GS1, Galia ou le Cleep. Enfin, si les activités de l'entreprise sont de nature B2B, il vaut mieux qu'elle sache quelles solutions de facture électronique sont adoptées par ses plus gros clients avant de se lancer dans tel ou tel projet d'archivage et de signature. Mais surtout, les entreprises ne doivent pas perdre de vue que la facture est avant tout un flux transactionnel entre deux parties et qu'il ne faut pas se focaliser sur des problématiques de certificats et de signatures».
Loin d'être aujourd'hui homogène avec l'ajout d'une troisième voie, la facturation électronique est toujours au milieu du gué. Des fournisseurs et donneurs d'ordres qui n'ont pas les mêmes attentes, des modes d'acheminement des factures pas toujours garantis, un ROI qui n'a rien d'excitant pour les PME, autant de conditions qui ne facilitent pas l'adhésion des entreprises. Et, pour l'heure, la transposition française de la directive TVA n'a pas joué la simplification.
Reste l'agenda Européen qui pourrait faire bouger les lignes, à l'image de cette proposition de directive en faveur d'un renforcement de la dématérialisation de la chaîne des marchés public : une norme européenne de facturation électronique, destinée à améliorer l'interopérabilité entre les différents systèmes de facturation électronique des Etats membres, pourrait voir le jour afin de faciliter l'adhésion des fournisseurs qui n'auraient alors plus à se conformer à différents modes de factures électroniques selon chaque pays.
