À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir une facture électronique. Les factures émises et reçues devront impérativement respecter un format spécifique et des données précises afin d’être traitées automatiquement. Adieu donc formats papier et PDF non normés ! Les clés pour bien se préparer.
« La Loi de Finances 2020 et l’ordonnance du 15 septembre 2021 instaurent des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting. Pour les entreprises, cela implique notamment d’être en mesure de gérer leurs factures dans un format dit “structuré”, et de garantir leur archivage à valeur probatoire. Très concrètement, cela signifie qu’elles vont devoir mettre en place un projet de transformation pour se conformer à cette réglementation, et adapter leurs process. Il leur faudra notamment faire des choix en termes d’outil de facturation ou de mode de connexion permettant de transmettre à l’administration directement toutes les données de TVA et de transaction. Loin d’être un simple changement de logiciel, cette dernière étape implique des décisions stratégiques comme le fait d’opter pour le raccordement au Portail Public de Facturation (PPF) ou d’avoir recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP) immatriculée par l’administration », explique Florent Faguer, responsable marketing Solutions Paiements chez Tessi France.
Uniformiser et structurer les factures
Avec cette réforme, l’Etat souhaite uniformiser et structurer les factures afin de renforcer la cohérence, la sécurité et la qualité des données transmises en continu à l’administration fiscale. Les factures émises et reçues devront ainsi impérativement respecter un format spécifique et des données précises afin d’être traitées automatiquement. Adieu donc formats papier et PDF, voire images Jpeg, non normés ! Cela dit, cette mise en conformité est une source de stress supplémentaire pour les entreprises, mais aussi « une véritable opportunité de moderniser leurs processus de facturation et de simplifier leurs démarches administratives », met en avant Davy Tessier, CEO et fondateur de Furious-Squad, un éditeur qui propose un outil complet pour la gestion et le pilotage de l’ensemble de l’activité des agences, cabinets de conseil, ESN ou encore startups, du CRM à la gestion comptable.
Pour lui, le cran supérieur est bien l’intégration plus large de la facturation électronique dans une digitalisation des processus de vente et de suivi. « Encore beaucoup d’entreprises n’ont pas un flux complètement dématérialisé de suivi commercial par exemple. Elles passent par des étapes intermédiaires (impression du devis pour le signer et le re-scanner), impression et stockage des devis signés, impression des factures pour envoyer à la compta, justificatifs d’achats ou de frais en version papier envoyé à la compta. Tout cela est une perte de temps et augmente le risque d’erreurs. » Avec de nouveaux ERP adaptés à son secteur d’activité, la digitalisation des processus devient intégrale de bout en bout, explique-t-il : récupération de leads, traitement des devis en ligne, envoi depuis l’interface de l’ERP, demande de signature électronique, passage en facturation digitalisée, envoi des factures par e-mail, paiement par CB ou virement SEPA intégré, relance automatique des impayés, rapprochement bancaire automatique, etc. « C’est donc à la fois un changement d’outils mais aussi un changement de processus et de suivi. »
Les entreprises ont du mal à se préparer
Mais tout ne roule pas aussi bien alors que la date fatidique se rapproche : à compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique. L’obligation de l’émettre sera effective à partir du 1er janvier 2025 pour les ETI et du 1er janvier 2026 pour les TPE et PME. Les grandes entreprises seront concernées, elles, dès le 1er janvier 2024. Les entreprises montreraient néanmoins une adhésion assez lente à la facture électronique, leur taux d’équipement stagnant autour de 70 % selon la 3e édition, parue en septembre, du baromètre “Dématérialisation des factures” de Best Practices Systèmes d’information et Generix, un acteur européen du marché de la facture électronique. Pire, selon ce même baromètre, près d’un quart des entreprises interrogées n’auraient même pas connaissance de la réforme fiscale.
Quant au baromètre Future of Finance réalisé par LOSAM, il indique que seules 4 % des directions financières des entreprises déclarent avoir d’ores et déjà prévu de se mettre en conformité avec cette nouvelle réglementation. « Selon un grand cabinet d’audit, 90 % des plus grandes entreprises en sont encore à se poser des questions et à rédiger des études de cadrage. Elles n’en sont pas à choisir une solution et lancer des développements. On estime qu’il y a 12 à 18 mois de travail. Avec des budgets conséquents. Un client nous a ainsi indiqué qu’il avait un budget de 20 millions d’euros », renchérit Christophe Viry, Product Marketing Manager chez Generix Group, qui édite une plateforme permettant de gérer et piloter l’ensemble des flux d’un écosystème économique et industriel.
Alors, depuis la rentrée, les acteurs du domaine tentent d’expliquer, d’évangéliser, et prendre des parts de marché, alors même que l‘Etat continue de mettre à jour ses spécifications et cas d’usage. DocuWare, un éditeur de solutions de gestion documentaire et workflow, rappelle que 4 millions d’entreprises sont concernées par la réforme en France.
Le Portail Public de Facturation
Pour transmettre leurs factures à l’Etat, ces dernières pourront choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de leur choix : Plateforme de dématérialisation Partenaire (PDP), Opérateur de Dématérialisation (OD) et/ou Portail Public de Facturation (PPF), en fonction de leurs besoins (et de leurs moyens). Le Portail Public de Facturation est mis à disposition par l’Etat. Dépôt, réception et transmission des factures sous forme électronique sont assurés gratuitement. Il faudra que les échanges respectent l’un des « 3 formats du socle obligatoire qui seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF) : Factur-X, XML UBL et XML CII », rappelle Magali Pelletier, Product Marketing Manager chez Itesoft, une société spécialisée dans les logiciels de dématérialisation de documents et d’automatisation de ces derniers.
Une solution de recours que l’on pressent, logiquement, pour les organisations les plus petites. L’exercice ne sera pas forcément agréable. Une tâche administrative de plus, pas toujours simple. Mais des économies espérées. DocuWare chiffre à 6,30 euros le gain généré par le traitement d’une facture entrante au format électronique par rapport au papier.
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire
En ce qui concerne les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), Jean-Cyril Schutterlé, Director Product Management EMEA & APAC de Sovos, un éditeur spécialiste de la conformité fiscale, avec des bureaux dans 15 pays et opérant sur une centaine de juridictions, explique : « La France a voulu éviter les écueils du régime italien, qui interdit l’envoi direct des factures entre partenaires commerciaux. Ces derniers doivent passer par la plateforme numérique de l’Etat (Sistema di Interscambio ou SDI), ce qui a rendu caduques tous les flux EDI qu’ils avaient pu mettre en place historiquement. La France permet, elle, à des tiers, les PDP, de traiter ces flux à condition qu’elles respectent un certain nombre d’obligations. Elles autorisent les entreprises à s’échanger ou à développer leurs échanges EDI en direct, à condition qu’il y ait un reporting qui soit fait. »
Ces plateformes sont des prestataires de services, des intermédiaires, qui émettront, transmettront et réceptionneront la facture électronique du fournisseur au client. Elles sont à la la fois tiers de confiance et interfaces entre les entreprises et l’Etat. Dans leurs attributs : la conversion du format de la facture en assurant l’intégrité, l’authenticité et la complétude des données, ainsi que l’extraction et transmission de certaines données à l’administration fiscale, comme le montant de la TVA due.
« Sovos se positionne comme PDP au moins pour ses clients directs, mais possède un réseau de partenaires qui comptent être PDP en s’appuyant sur sa technologie, l’intégrer en marque blanche, pour porter leur candidature et ensuite la faire auditer pour être référencé comme PDP », explique Jean-Cyril Schutterlé. L’objectif final est de figurer dans la liste des PDP immatriculées sur le site de l’administration fiscale, « qui certainement deviendra un point de passage obligé pour toute société qui souhaite s’équiper ». Et d’ajouter : « Je pense qu’il y aura assez peu de plateformes développées en propre. »
Par ailleurs, il met en évidence que le besoin, pour les grandes sociétés, ne porte pas que sur le marché français. Des évolutions fiscales similaires ont eu lieu ou sont en cours dans un certain nombre de pays (en Europe et dans le reste du monde), et les grandes entreprises ne souhaitent pas répéter à chaque fois un processus de sélection d’un prestataire pour un pays donné. Elles préfèrent une solution unique qui leur garantit cette conformité, selon lui. « Notre plateforme de dématérialisation fiscale motorise les solutions de Business Process Automation à la fois pour la France et au-delà. Notre moteur “Sovos-inside” garantit une conformité pérenne sur tous les pays où ce genre de régime de contrôle des transactions en continu va s’appliquer. »
L’Opérateur de Dématérialisation
L’Opérateur de Dématérialisation (OD) opère à la place de ses clients pour toutes les actions automatisées (mode EDI ou API) réalisées sur les factures auprès des plateformes choisies par ces derniers. « En revanche, il ne sera pas habilité à transmettre des factures aux plateformes des destinataires, ni extraire les données pour l’administration. Il devra passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) », précise DocuWare. Ce dernier, qui se positionne en OD, s’est d’ailleurs associé à la future PDP de TX2 Concept, pour s’adresser aux grandes entreprises, de 5 000 employés et plus.
Itesoft, se positionne à la fois en tant que PDP et OD, explique Magali Pelletier d’Itesoft.
« On sera en mesure de traiter les factures fournisseurs comme les factures clients et on pourra accompagner nos clients en fonction de leurs besoins, de leurs enjeux et de leur écosystème. À la différence de certains, on ne va pas créer une plateforme PDP spécifique. Notre offre Streamline for invoices, qui permet de traiter la dématérialisation des factures et d’aller plus loin en termes de services (contrôle fraude par exemple), va être équipée de canaux soit de réception soit d’émission et, en fonction de ce flux, cela sera soit le canal PDP, soit le canal OD ». Itesoft souhaite être ainsi le plus large possible dans la réponse aux besoins des entreprises clientes, grosses PME, ETI et grands comptes.
Traiter 100 % des factures
Du côté de T2i, l’approche est encore différente. « Notre positionnement est bien de fournir une solution qui traite 100 % des factures quels que soient leur origine et leur format et d’alimenter l’ERP avec les bonnes données contrôlées. Nous nous positionnons comme OD et pas comme PDP et nous n’avons d’ailleurs pas une croyance très forte sur l’intérêt et la pérennité des PDP, car les clients peuvent avoir au travers du flux direct PPF, avec un ERP à jour et une solution comme Youdoc une chaine complète fiable et évolutive à un coût réduit », explique Jean-Louis Sadokh, président et cofondateur de T2i.
Sa plateforme d’acquisition de document Youdoc AI (Analyse Intelligente) est basée sur différentes technologies, la principale étant l’intelligence artificielle, mais aussi l’interprétation du Factur-X, l’OCR, les expressions régulières…
Un set de technologies à disposition
« Avec ce set de technologies, l’idée est de simplifier la vie de l’utilisateur, que la facture arrive depuis une plateforme (PPF), depuis une boite mail ou papier, Youdoc AI s’occupe de scruter et de récupérer les documents et ensuite d’analyser leur contenu. Si Youdoc AI trouve un flux de type Factur-X il va tout d’abord extraire et récupérer ces données, et utilisera les autres technologies pour interpréter les autres données (ex : frais de port, éco-taxe…) non inclus dans le flux Factur-X. Ce n’est qu’à cette condition, combinaison de technologies, que l’on peut garantir à un client le minimum de travail, Factur-X avec ses différents formats ne résout pas tout pour les factures françaises et ne résout rien pour les factures étrangères. »
Accompagner les clients
D’autres font des alliances, recherchent des expertises complémentaires. Ainsi, Docoon, un éditeur de solutions de confiance numérique et de dématérialisation issu du rapprochement des sociétés Odyssey Messaging et DPII et qui se positionne comme une future Plateforme de Dématérialisation Partenaires, a de son côté annoncé sa collaboration avec Eurêka Solutions, éditeur et intégrateur ERP dont il sera la future PDP. Pour Eurêka, il s’agit de proposer une solution éprouvée pour la gestion globale des factures, de la certification à l’e-invoicing en passant par la transmission d’e-reporting. Du côté de Docoon, ce nouveau partenariat technologique rentre dans une stratégie de développement pour créer des connecteurs avec les intégrateurs ERP français à l’aube de la réforme en 2024. Docoon a notamment récemment signé avec Avanteam, Divalto, sur le même sujet. Car en effet, en complément des données de facturation (e-invoicing), les fournisseurs, les clients et leurs plateformes devront informer l’administration du cycle de vie de la facture, au travers de “statuts”. Une vingtaine de statuts ont été prévus par l’administration, dont certains obligatoires tels que le dépôt, le rejet ou l’encaissement. D’un autre côté, les données liées à l’e-reporting diffèreront selon les transactions B2B internationales ou B2C et les données de paiement des transactions B2C et B2B. Victor Delancray, directeur commercial chez Docoon, précise : « Nos expertises complémentaires permettent un traitement complet des factures avec d’un côté une plateforme ERP permettant de générer des factures et d’un autre côté une future PDP qui va les certifier, les archiver et les transmettre dans le respect des obligations d’e-invoicing et e-reporting imposées par la réforme. Cette association prend tout son sens puisque nous serons PDP de l’État. Les clients de l’ERP Eurêka ont ainsi la garantie de bénéficier d’une solution qui sera à même de sécuriser et certifier l’ensemble des factures traitées, mais également de gérer l’e-invoicing et l’e-reporting, grandes nouveautés de cette réforme. »
Une vingtaine de statuts ont été prévus par l’administration, dont certains obligatoires
Esket et Quadient ont annoncé en novembre dernier leur positionnement en tant que future PDP, alors qu’ils collaborent depuis plus de 7 ans au sein de leur filiale commune NCS, un partenariat stratégique qui permet à Quadient de s’appuyer sur le savoir-faire technologique d’Esker pour accompagner les entreprises dans l’automatisation et la dématérialisation de leurs factures clients et factures fournisseurs. « En complément des services réglementaires, les entreprises bénéficieront d’un ensemble de services complémentaires, tels que le pilotage centralisé de l’ensemble des flux, l’automatisation des processus de gestion, la traçabilité complète des échanges, l’archivage des factures, le traitement des documents associés, la réconciliation des états de paiement, le reporting, l’interconnexion aux solutions métier, l’interopérabilité avec les autres plateformes du marché, leur permettant de simplifier et d’optimiser les processus de gestion, d’accélérer leur transformation digitale et d’améliorer le pilotage de leur trésorerie », mettent en avant les deux entreprises.
« Dans le cadre de la réforme 2024, nous sommes prêts à accompagner les entreprises dans leur projet de mise en conformité », assure Guillaume Domingeon, directeur Offres & Technologies chez systhen (ex Spigraph), distributeur et intégrateur de solutions de transformation digitale documentaire. Il est notamment intégrateur de la solution InvoiceHUB, commercialisée en marque blanche et éditée par Yooz. Si InvoiceHUB contribue à répondre aux besoins des entreprises en matière de gestion de facture électronique, c’est l’accompagnement sur-mesure proposé par systhen qui permet d’en tirer pleinement profit, en est convaincu le distributeur à valeur ajoutée. Ses chefs de projets et experts ont été formés et certifiés par Yooz.
InvoiceHUB assure la gestion complète de la facture fournisseur : tout type de facture peut être intégré à la plateforme, qui se charge automatiquement d’indexer le document, d’en extraire les données et de les transmettre aux outils comptables. En complément, des solutions de capture documentaire peuvent être déployées par systhen afin de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents électroniques, de la capture jusqu’à l’archivage. « Grâce à d’importants investissements en R&D, InvoiceHUB, éditée par Yooz, sera à même d’être certifiée PDP, conformément à la réglementation. En travaillant aujourd’hui avec Yooz et systhen, les entreprises disposent d’une première brique pour faciliter la facture électronique dans sa globalité », conclut Guillaume Domingeon.
Avis d’expert
Quels sont les bénéfices pour les entreprises à engager cette transformation ?
responsable marketing Solutions Paiements chez Tessi France
« Mis à part l’investissement à placer dans cette transformation, engager son entreprise dans un tel projet ne présente que des bénéfices. Tout d’abord, de manière très simple, l’automatisation des processus de contrôles, la digitalisation des workflows métiers et de validation entraîne mécaniquement un gain de productivité et une réduction des coûts de traitement des factures. Par ailleurs, les délais d’envoi et de réception des factures sont réduits, et donc les règlements sont plus rapides.
En matière de paiement, la facturation électronique ouvre de nouvelles possibilités – paiement par carte bancaire, par initiation de virement… – et permet plus de souplesse en matière de gestion de trésorerie – paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique.
Enfin, la digitalisation facilite l’automatisation des rapprochements et des échanges de données avec des logiciels tiers – ERP, logiciel de procurement, de supply chain…. Le pilotage de l’activité de l’entreprise devient plus simple, avec une traçabilité de toute la chaine de données numérisées. »
