Le spécialiste de la gestion documentaire a noué un partenariat stratégique avec CDC Arkhinéo pour compléter son offre avec une brique d’archivage à valeur probatoire.
L’entreprise lyonnaise a débuté ses activités par de l’archivage physique et s’est ensuite spécialisée dans la numérisation et la capture du document, la GED et les solutions de collaboration, tout en développant des activités de BPO. Elle a signé le 15 février dernier un accord de partenariat avec CDC Arkhinéo qui lui permet d’intégrer dans les projets de ses clients la solution d’archivage électronique à valeur probatoire certifiée AFNOR NF 461 de CDC Arkhinéo.
« Nous offrons des prestations d’archivage électronique à nos clients, mais les dernières avancées réglementaires, notamment la copie fiable, et les enjeux liés à la transition numérique nous ont poussés à enrichir notre offre avec de l’archivage électronique à valeur probatoire. Nous avons décidé de capitaliser sur des expertises distinctes mais complémentaires, avec d’un côté Everial et ses compétences en dématérialisation et en archivage physique, et de l’autre CDC Arkhinéo et son expertise de tiers-archiveur à valeur probatoire. Cette alliance de spécialistes reconnus dans leurs domaines respectifs nous donne la capacité d’offrir des services qui correspondent aux besoins du marché », explique Sandrine Hilaire, du pôle Innovation chez Everial.
Un tandem GED et coffre-fort
Si Everial possède les briques nécessaires à la conservation sécurisée des archives courantes et intermédiaires, c’est surtout sa solution de GED qui travaille en tandem avec le coffre-fort numérique de CDC. « De plus en plus de processus numériques impliquent de verser une partie du corpus documentaire dans de l’archivage à valeur probatoire. Notre GED devient le point d’entrée des documents engageants à conserver. Elle est reliée aux infrastructures de CDC par des VPN et des systèmes sécurisés, ce qui rend le coffre-fort invisible depuis le cloud. Notre partenariat avec CDC a donné lieu à une première offre destinée aux experts-comptables, Everial Digital Expert, afin qu’ils puissent archiver leurs contrats ou leurs lettres de mission. D’autres offres sont en cours de développement », indique Xavier Pralong, chef de produits chez Everial.
« Transition électronique »
Le rapprochement d’Everial et de CDC Arkhinéo s’inscrit dans l’optique d’une réflexion sur l’obtention d’une certification pour la norme NF Z 42-026 en 2019. Cette norme a vocation à définir les prérequis nécessaires pour permettre la destruction des originaux papiers – dès lors que ceux-ci auront été numérisés – et à conserver une copie numérique comme preuve probatoire. Il est nécessaire pour cela d’avoir recours à des opérations de numérisation fidèle et d’assurer la conservation intègre de documents, dernier volet
sur lequel intervient CDC Arkhinéo.
En se plaçant en interlocuteur unique sur la chaîne de la dématérialisation et de l’archivage, Everial entend jouer un rôle central dans la transition numérique des entreprises. La certification NF Z 42-026 est une étape supplémentaire qui lui permettra de décliner une offre complète dans laquelle ses clients pourront choisir de conserver leurs documents papier ou de passer au tout numérique. « Nous menons avec nos clients des réflexions globales sur les processus et leur transformation. Ils attendent de nous des conseils transverses et, surtout, un accompagnement. Grâce à nos compétences, nous intervenons dans leurs projets sur la définition d’objectifs, de ROI, de meilleures méthodes, et nous sommes présents dans toutes les phases avec des solutions opérationnelles et pour une gestion maîtrisée du papier et de l’électronique », souligne Sandrine Hilaire.
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