DOSSIER DEMAT – LA GESTION DES DOCUMENTS

La gestion des documents véritable plan stratégique de l’entreprise

De la capture du document jusqu’à son archivage, le traitement des données alimente une chaîne de valeur dont aucune entreprise ne peut se passer. Son efficacité repose sur un équilibre subtil entre les outils méthodologiques, la technologie et l’implication de toutes les parties, dirigeants et collaborateurs dans les projets de transformation. Le point.

On ne compte plus les livres blancs, études, rapports et autres guides de bonnes pratiques dédiés aux vertus de la dématérialisation des documents. De plus en plus informées, les entreprises ne doutent pas de la nécessité de passer au numérique. Si elles ne sont pas déjà engagées dans des projets, la plupart savent qu’elles ne pourront pas faire l’impasse. Et pour celles qui hésiteraient encore à franchir le cap – en existe-t-il encore ? – les acteurs du marché ne manquent pas d’arguments pour leur vendre le moyen d’éviter une mort à plus ou moins longue échéance. Mais, qu’elles soient privées ou publiques, toutes les organisations attendent des garanties avant de s’engager. Elles voient désormais la dématérialisation des documents comme une composante essentielle de leurs activités, et entendent bien s’en servir durablement pour actionner des leviers de croissance. Devant une offre qui couvre tous les besoins du traitement documentaire, elles ont une approche plus globale de la démat et raisonnent de moins en moins par silos. « La motivation des entreprises tient en trois points. Elles veulent d’abord avoir la capacité d’accéder à tout moment à leurs documents. A travers les dispositifs mis en place, elles cherchent ensuite à maîtriser les risques, que ce soit au niveau de l’entreprise, des clients et des fournisseurs. Elles s’attachent enfin aux coûts. Ce qui est donc nouveau, c’est que les enjeux d’accès et de risques ont pris une telle importance que le ROI va désormais de soi », observe Pierre Fuzeau, DG du groupe Serda et président de la Commission Nationale 46 de l’AFNOR. Pour cet expert comme pour d’autres, la disparition du papier est loin d’être un mythe. Encensée ou galvaudée, cette fameuse notion du zéro papier repose sur le cycle de vie du document électronique qui, en 2016, est totalement maîtrisé. Si la techno faisait encore hier défaut, les outils d’acquisition, de LAD et de RAD, les gestionnaires de workflows et de records, les moyens d’authentification et de signature, et les dispositifs d’archivage sont aujourd’hui totalement rodés et cadrés par un système normatif exigeant. Au-delà de la mise en place des budgets, reste un frein classique : la résistance au changement que l’on peut combattre à travers une gouvernance de l’information amenée à propulser les entreprises vers leur avenir.

La gouvernance de l’information, vecteur de la transition numérique

Le groupe Serda publie chaque année depuis 2011 son « Baromètre de la gouvernance de l’information », une mise en perspective des évolutions et des tendances nouvelles accompagnée chaque fois des résultats d’une enquête menée auprès d’organisations de tous horizons. Dans son baromètre 2015, SerdaLab révèle que 60 % des entreprises ont un projet de gouvernance de l’information, alors qu’elles n’étaient que 47 % en 2011. « la gouvernance de l’information répond à un besoin et une volonté des organisations de mieux appréhender l’information au sens large (documents, données, dossiers, mails, toutes formes et tous supports) ; cette matière première devient un enjeu de plus en plus puissant au sein de l’activité économique. »