Gains de temps, efficacité, fiabilité, traçabilité. Tout contribue à faire du numérique LE support d’excellence de l’archivage légal, à condition d’assurer un contrôle certifié des traitements, de la numérisation à la conservation électronique des documents. Tel est le cas avec Certified Suite by Tessi, une solution complète présentée par Éric Descours, expert normes et solutions chez Tessi.
Dans nos sociétés digitalisées, il est devenu essentiel de garantir qu’un document numérique est authentique, à jour et sans altération des informations contenues, quelle que soit sa nature (pièce d’identité, dossier médical, attestation, contrat, facture, diplôme).
Dès son lancement en 2016, la suite de dématérialisation et d’archivage électronique à valeur probatoire Certified Suite by Tessi a reçu la certification NF461 de l’AFNOR. Depuis, chaque année, cet organisme indépendant audite et renouvelle cette certification. Certified Suite by Tessi et les centres BPO et d’hébergement de Tessi respectent toutes les exigences de numérisation et de conservation des documents, tout au long de leur cycle de vie (conformité AFNOR NF Z42-013 et ISO 14641)
Confiance et sécurité maximale sur toute la chaîne
Certified Suite by Tessi assure d’abord la collecte des documents, d’origine digitale ou papier. Une empreinte unique et un horodatage numérique sont alors associés à chaque document pour attester son authenticité et son antériorité : c’est « l’acte de naissance » de sa traçabilité. Les documents sont ensuite analysés, indexés et complétés par des métadonnées. Enfin, les fichiers sont archivés en respectant le référentiel de management de la qualité ISO9001 et le référentiel de management de la sécurité ISO27001. Tessi dispose à ce titre d’un cloud privé composé de six centres d’hébergement de données en France et en Espagne. « Tout cela contribue à l’obtention de la certification de la marque NF461 et de la notation TIER III de l’Uptime Institute, nécessaire à l’hébergement d’applications sensibles », poursuit Éric Descours
Une suite qui répond à toutes les exigences réglementaires
Certified Suite by Tessi respecte le règlement eIDAS, qui définit un socle commun pour des interactions électroniques sécurisées (identification électronique, signature électronique, cachet électronique, horodatage ou lettre recommandée électronique) entre citoyens, entreprises et autorités publiques. Certified Suite by Tessi est également conforme au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD).
La solution se plie également aux exigences du Code de santé publique (certification Hébergeur de Données de Santé HDS), garantissant que seules les personnes autorisées et habilitées au secret médical ont le droit de traiter les données de santé.
Il en va de même pour l’archivage des données publiques, conforme aux règles du Code du patrimoine définies par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
Pourquoi s’embarrasser d’originaux papiers ?
Lors du déménagement ou de la création de locaux, la dématérialisation et l’archivage électronique légal permettent de libérer de l’espace en supprimant des tonnes de papier et des dizaines de mètres linéaires d’archives obligatoires.
Certified Suite by Tessi sert aussi à fiabiliser et fluidifier des processus « gourmands » en gestion de flux documentaires.
Dans les secteurs « sensibles » (santé, défense, industrie, transports, finance et audit), les responsables de service et des ressources humaines utilisent notre solution pour s’assurer que les personnes disposent bien des habilitations, titres, certifications ou diplômes à jour pour exercer leurs fonctions.
Des déploiements rapides, en moins de six mois
Un processus réussi d’archivage numérique légal implique de fixer en amont les aspects juridiques, normatifs et réglementaires. Dès le premier jour de mise en production, le client bénéficie de la valeur probante pour tous ses documents archivés, grâce à la certification NF461 portée par la solution.
Acteur international des Business Process Services, Tessi accompagne les entreprises dans l’optimisation des processus métiers et la digitalisation du parcours client. Présent dans plus de 11 pays dans le monde, Tessi compte près de 9 500 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 427,8 millions d’euros en 2018.
Tel : 01 41 31 53 83
Web : www.tessi.eu/fr
e-mail : contact.commercial@tessi.fr
