- Des suites bureautiques au bureau numérique
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Vers l’idéal d’une plateforme universelle de collaboration, de communication, avec les outils métiers de l’entreprise intégrés…
C’est en 2014 que le spécialiste mondial de la gestion de l’énergie et des automatismes Schneider Electric a choisi de déployer Office 365. Objectif : supprimer les silos existants entre ses différentes entités et optimiser la collaboration et la communication entre les 144 000 collaborateurs à travers le monde. A leur disposition depuis cette date : Outlook, l’application de visioconférence et messagerie instantanée Skype Entreprise et le bloc-notes numérique OneNote. Pour compléter ces outils, le géant mondial équipe aussi cet été ses collaborateurs, après une phase de test réussie, du réseau social d’entreprise Yammer, de l’outil de planification Planner et de Teams, la nouvelle application de collaboration et de travail en équipe. Une intégration plus poussée du bureau de travail numérique, autrement appelé « digital workplace ».
Un environnement de travail numérique
Mais qu’est-ce que la digital workplace ? Jamal Labed, co-fondateur d’EasyVista, spécialiste des solutions de Service Management pour les services informatiques, parle de la « simplification des interfaces entre les utilisateurs professionnels et le système d’information de l’entreprise », de l’accès mobile aux applications et services de l’entreprise, enfin d’un support technique automatisé et aidant à la déclaration d’incidents. « Un modèle “self-service” qui, au-delà des problématiques informatiques, peut être appliqué à de nombreux domaines, notamment les RH, le marketing, etc. Plus autonome, l’utilisateur devient mécaniquement plus productif. »
En termes d’enjeux, « la digital workplace vient répondre à plusieurs préoccupations des organisations, comme les changements dans les modes de travail, qui sont de plus en plus transverses et collaboratifs ; le renforcement de l’attractivité de la marque employeur, en offrant des environnements de travail dynamiques et innovants ; ou encore l’augmentation de la productivité en fournissant aux collaborateurs les outils et les informations pertinentes au moment adéquat », selon le cabinet Deloitte. Pour Jamal Labed, « les talents de demain exigent d’évoluer dans un environnement de travail qui leur ressemble. En l’absence d’un poste de travail répondant à cette exigence, le salarié ira tout simplement voir ailleurs et le candidat refusera le poste que l’entreprise lui propose ». Geoffray Gruel, COO du cabinet de conseils Ippon Technologies (lire notre encadré Partage d’expérience) fait une remarque similaire, en parlant de G Suite : « On ne recrute pas les jeunes ingénieurs qui sortent de l’école si l’on ne dispose pas de ce genre de solution en interne, qui est un standard pour eux ».
Des suites bureautiques pour la collaboration
Oui, Office 365 remplit de nombreuses cases de la définition de la digital workplace, étant devenu bien plus que la suite de logiciels de productivité bureautique popularisée par Word, Excel et PowerPoint. Office comprend en effet maintenant des outils de site et de contenu via SharePoint et OneDrive, de chat et de collaboration avec Teams et d’analytics avec PowerBI et My Analytics.
De même G Suite a évolué. La suite basée dans le Cloud de Google se pose en concurrente avec ses applications Gmail, Google+, Docs, Sheets, Slides et Forms, Drive, Agenda, Hangouts, Google Sites. La suite devrait évoluer cette année, comme l’a dévoilé Google à son événement Google Next, avec diverses améliorations. Les dernières grandes annonces concernent Hangouts, séparé en Hangouts Meet pour des vidéoconférences HD jusqu’à 30 personnes en simultané, et Hangouts Chat, une messagerie pro, intégré totalement à G suite. Hangouts Meet sera mis à jour tout au long de l’année, avec des optimisations de bande passante, des messages texte en appel, des réunions de 50 personnes, la possibilité d’enregistrer sur Google Drive… Google va également mettre en place des protections supplémentaires pour les informations stockées dans ses nouveaux Team Drives, des dossiers partagés, avec de nouveaux contrôles pour les administrateurs sur les fichiers pouvant être partagés ou imprimés.
Outre Office 365 et G Suite, il faut compter aussi sur AWS qui construit petit à petit sa propre suite en SaaS : le stockage et partage de fichiers commentés, avec WorkDocs, concurrent de Dropbox ou Box, Desktop as a Service avec Workspaces, messagerie avec WorkMail. Mais aussi la visioconférence avec Chime lancé en janvier 2017, concurrente de Skype, Google Hangouts ou WebEx de Cisco. Chime qui est présenté comme « un service de communication unifié », permettant de réaliser audio et vidéoconférences, de discuter par messages instantanés, et de partager des documents.
Intégrer les outils métiers
Certes, ces outils avec accès simplifié à de multiples applications collaboratives et de communication, sans oublier les portails d’entreprise, participent du bureau numérique. Mais au-delà, l’idée de la digital workplace, c’est celle d’une plateforme de travail commune, englobant outils collaboratifs généralistes et métiers, comme ceux de gestion de projets et des RSE. Une fédération des informations et des applications de l’entreprise. « En unifiant les technologies utilisées (e-mail, messagerie instantanée, médias sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles…), la digital workplace met en cohérence l’ensemble de ces moyens de communication, transforme “l’expérience collaborateur”, et favorise efficacité et innovation collaborative », estime le cabinet Deloitte.
Mais les applications ne sont pas toujours totalement intégrées entre elles, et il en manquera toujours une nécessaire à l’entreprise. La solution ultime serait-elle celle d’une plateforme intégrant une marketplace d’applications d’acteurs tiers avec ouverture des API ? Dans le domaine on peut penser à Atlassian, qui veut devenir la plateforme de collaboration pour toutes les entreprises en concentrant son portfolio sur le travail partagé, le contenu et les communications, comme l’indique Scott Farquha, cofondateur et CEO d’Atlassian. La réelle valeur des outils de collaboration, au-delà du chat et de la conversation, est bien d’intégrer les outils métiers, pour réaliser son travail. Le réseau social d’entreprise de Facebook, Workplace, déclinaison pro du réseau grand public, va dans ce sens. Microsoft a annoncé en effet des intégrations avec Microsoft OneDrive et Office, Salesforce CRM, Quip, une application de collaboration documentaire, et Box pour le stockage et la gestion des documents. Fichiers, documents et CRM étant considérés comme « une partie critique de la vie quotidienne au travail », selon Simon Cross, directeur produits de Workplace by Facebook.
Des communications inefficaces ?
En France, les employés consacrent plus des deux-tiers de leur journée de travail (68 %) à communiquer et à collaborer, indique une enquête de Mitel, mais perdent également près de 14 % de ce temps en communications inefficaces. Pourquoi ? Parce que les entreprises sont confrontées à un vaste choix de solutions permettant aux collaborateurs de communiquer. Une situation qui « conduit souvent à l’implémentation d’une multitude d’applications et d’outils incompatibles. Par conséquent, la productivité et le travail en équipe en souffrent, et des silos apparaissent et s’ancrent au sein des entreprises », explique le spécialiste mondial dans le domaine des communications d’entreprise. L’e-mail demeure, de fait, l’outil par défaut malgré l’essor les nouvelles applications d’entreprise qui combinent collaboration, chat, vidéo et voix dans un flux de travail cohérent.
