Définir un périmètre et accompagner le changement

Lorsque le type de matériel est acquis et que les documents qui seront traités sont identifiés en fonction des spécificités de chaque entreprise, l’étude de faisabilité qui suit l’audit doit être clairement documentée, avec en toile de fond l’incontournable calcul du retour sur investissement. “C’est le moment de déterminer quels bénéfices un processus donné peut tirer de la mise en place d’un système documentaire”, détaille Marc Bory. “Productivité visée, ressources humaines allouées, timing, étapes, sont autant d’éléments sur lesquels se bâtit un projet, la gestion des flux documentaires les plus chronophages constituant la piste prioritaire. Pour autant, certains projets n’aboutissent pas car ils restent à géométrie variable : le périmètre de travail se doit d’être unique”. La phase de réalisation opérationnelle ne présente quant à elle aucune difficulté particulière dès lors que l’on s’est assuré que l’infrastructure matérielle est à même de tenir les charges de la nouvelle organisation. La maîtrise du document entrant constitue alors, avec la numérisation, la première brique de la chaîne de valeur de la dématérialisation.