Coûts/bénéfices : les vrais chiffres de la dématérialisation des documents

Le retour sur investissement est le meilleur argumentaire des vendeurs de solutions de dématérialisation. Entre le «r» de retour et le «i « d’investissement, que peut-on en attendre ? Le point.

Nul besoin de convaincre les entreprises qui ont déjà dématérialisé des retombées qu’elles peuvent attendre du numérique. Mais toutes celles qui n’ont pas encore franchi le cap – elles sont une écrasante majorité – peuvent s’interroger sur les atouts des différentes approches et sur l’aspect organisationnel des projets. « Il y a trois grands domaines qui permettent de distinguer les bénéfices de la dématérialisation : les matières (matériels et fournitures), la productivité (temps passé et personnel employé) et le business (efficacité des processus et relations clients/fournisseurs) », entre dans le vif du sujet Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker. Ce principe posé, où débuter le chantier de la dématérialisation et par quoi ? Les spécialistes s’accordent sur la nécessité d’identifier les processus associés à une contrainte règlementaire et ceux qui permettent de dégager le retour sur investissement le plus rapide possible. Il s’agit de mettre en conformité les activités de l’entreprise et en profiter pour les rationaliser. La conformité, c’est par exemple la mise en place du paiement SEPA, dont la dématérialisation doit être encadrée par un ensemble d’éléments de preuve qu’il convient de savoir préserver.

Le coût des factures papier facile à évaluer

Pour sa part, la rationalisation conduit à des économies dans lesquelles le ROI tient une place centrale. « Aujourd’hui on ne peut pas vendre un projet sans avoir démontré un ROI quantitatif et qualitatif », constate Olivier Rajzman, directeur de DocuWare.

Mais sans analyse des coûts de traitement avant dématérialisation, la valeur du retour sur investissement est difficile à déterminer. C’est pourquoi les entreprises se lancent en priorité dans la dématérialisation de processus simples et qui impactent visiblement leurs résultats, telles les factures fournisseurs ou les commandes clients. « Le coût des factures papier est plutôt facile à calculer », explique Eric Wanscoor, président de Qweeby. « Il faut ajouter les coûts des fournitures (papier, enveloppes, toner d’impression, etc.), de l’affranchissement et des équipements mobilisés (imprimante, machine à mettre sous-pli, machine à affranchir, etc.), et l’énergie consommée par ces équipements. Il faut aussi tenir compte des factures éditées en plusieurs exemplaires, sans oublier d’intégrer le coût de production, classement et conservation du double original de la facture. A cela s’ajoute le temps passé par un employé pour gérer le processus. Un calcul analytique permet d’arriver à un coût unitaire de «matérialisation» des factures de l’ordre de 1,10 à 1,45€ pour une facture d’une page imprimée sur papier à en-tête couleur ». Les temps consommés à établir la facture, à gérer son recouvrement et traiter son paiement ne sont cependant pas intégrés dans ce calcul. Or, ces éléments sont indispensables. « Au-delà de la vision générique financière du ROI, il n’est pas évident de déterminer ce qu’il faut prendre en compte ou pas dans le calcul du coût d’une opération dans une entreprise, il faut des bonnes métriques pour calculer ce coût », souligne Philippe Delanghe, directeur marketing d’Itesoft. On pourrait ainsi évaluer, toujours dans le cas de la facture papier, ce que représentent le temps de transmission du document et sa traçabilité, l’accès aux doubles originaux, les envois multiples ou encore la production de duplicatas.

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« Que faut-il prendre en compte dans les calculs du coût ? Il faut de bonnes métriques. »
Philippe Delanghe, Itesoft

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Tout document peut être dématérialisé et son traitement automatisé, mais quelle approche produit le meilleur impact sur les résultats de l’entreprise ? Les experts conseillent de se focaliser sur les processus purchase to pay (automatisation du traitement des flux comptabilité clients, de la réception des commandes clients jusqu’aux règlements) et order to cash (automatisation du traitement des flux comptabilité fournisseurs, de l’émission de la demande d’achat jusqu’au bon à payer en passant par la comptabilisation de la facture). Autrement dit, qu’il s’agisse de la facture ou d’autres types de documents, mieux vaut privilégier une dématérialisation de bout en bout, en débutant, bien sûr, par la capture. Comme toutes les autres, cette phase dégage un ROI, mais celui-ci ne se résume pas à l’achat d’un scanner et de sa solution de numérisation, même si l’usage d’un moteur d’OCR constitue un gain de productivité incontestable.

« Plusieurs facteurs sont à prendre en compte : le temps passé au tri et à l’orientation des documents, l’intégration manuelle (saisie) des données dans le système, la vérification des documents et des données à intégrer dans le système, la résolution d’éventuel litiges ou réclamations, le bon timing pour archiver les documents », explique Aline Saponara, sales manager document imaging chez Kodak Alaris.

Un ROI variable entre document entrant et sortant

La distinction entre les flux entrants et sortants s’impose elle aussi. On estime par exemple à environ sept euros le prix de revient total d’une facture papier sortante, celui d’une facture entrante atteint près du double. Pour diminuer ces coûts, on cherche à limiter les manipulations en capturant les flux à la source, puis en automatisant le tri et l’extraction de données afin d’accélérer la distribution des documents mais aussi d’exploiter automatiquement le maximum de données. « La dématérialisation a potentiellement un impact positif plus fort pour les documents entrants que pour les documents sortants et donc un ROI plus intéressant »,

souligne Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo. « Il y a derrière ce ROI trois éléments de mesure : des éléments financiers, des éléments humains et des éléments d’image de marque. Si on a pour ambition uniquement un ROI financier, il doit être inférieur à un an, si on est sur une option d’image ou humaine, ça peut être un peu plus long ». La dématérialisation sortante produit les économies les plus perceptibles. « En additionnant les coûts d’impression et de mise sous pli, le prix de l’enveloppe et l’affranchissement, la dématérialisation fait en moyenne gagner 600 euros pour 1000 lettres qui seraient imprimées et postées traditionnellement avec un coût global d’un euro l’unité », détaille Jérôme Mendiéla, directeur des alliances chez Numen.

« Si on produit en effet le même document sous sa forme numérique, qu’on le signe avec le cachet de l’entreprise, qu’on l’achemine de façon certifiée via un portail et qu’on le conserve dans un système d’archivage pendant 10 ans, on parvient au coût de 0,30 euro l’unité ». La qualité de la dématérialisation des documents sortants est d’autant plus importante que près de la moitié d’entre eux se transforment par la suite en document entrants, particulièrement dans les relations clients fournisseurs où une entreprise reçoit souvent en retour un document qu’elle a elle-même édité. Dans ce cas, plus besoin de passer par un scanner et d’extraire de la donnée, le document numérique étant déjà correctement formaté.

Le rouleau compresseur du SaaS

Autre mesure de rentabilité d’une solution de dématérialisation, son déploiement sous forme de licences traditionnelles ou via une plateforme SaaS. De l’aveu de tous les acteurs du marché, le modèle on-premise vit ses dernières années tant les atouts du cloud sont importants. « Le SaaS renverse la notion de ROI », souligne Jean-Louis Sadokh, membre du conseil d’administration de T2I. « Même s’il peut y avoir quelques frais de démarrage, l’entreprise bénéficie d’une prédictibilité des coûts et de la garantie d’exploiter les versions les plus récentes des solutions. Le retour sur investissement est plus rapide puisque l’investissement initial est moindre ». Prisé par les PME, le mode SaaS laisse en outre une latitude de plus en plus grande pour reproduire l’organisation de l’entreprise. Elle séduit également parce que les technologies exploitées par les projets de dématérialisation restent assez évoluées, notamment avec des enjeux de certification, de signature et d’archivage électronique à valeur probatoire.

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« Les workflows et particulièrement la GED génèrent des gains qualitatifs plus que des gains directement chiffrables . » Jean-Louis Sadokh

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Si les factures et ses déclinaisons restent les documents les plus dématérialisés, les approches générales n’en sont pas moins soumises aux spécificités de chaque entreprise. Identifier la complexité de chaque type de document et la volumétrie associée fournit de précieux renseignements. Un projet de dématérialisation n’étant jamais considéré comme un simple passage du support papier au support électronique, il est en effet préférable de cumuler les facteurs complexité et volume afin de maximiser le ROI. Plus un processus papier est complexe et chronophage, plus sa dématérialisation et son automatisation sont pertinents en termes de rentabilité et de productivité. Ces projets entrent dans le cadre d’une dématérialisation des processus de l’ensemble de la chaîne documentaire, de la production du document à son archivage, en passant par sa validation et sa signature.

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« Il faut aussi distinguer dans le ROI l’opportunité de gagner des parts de marché. »
Edouard de Padirac, Xerox

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« Le ROI va bien au-delà du coût direct », confirme Edouard de Padirac, vice-président transaction processing Europe chez Xerox. « La vraie transformation pour l’entreprise, c’est la valeur ajoutée qu’elle apporte au traitement des processus et les économies de coûts qu’elle en retire. Plus le processus est large, plus les économies sont importantes ».