Dans un monde où l’information est devenue l’une de s ressources les plus précieuses, la gestion documentaire revêt une importance capitale pour les organisations de toutes tailles. Cependant, avec l’essor du numérique et la prolifération des données, la gestion des risques liés à la sécurité et à l’intégrité des documents s’apparente à un véritable défi pour de nombreuses entreprises. Cette gestion est désormais une pratique essentielle pour assurer l’efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire.
Explications avec Aurélie Rocamora, directrice innovation, marketing et communication d’EVERIAL
Qu’est-ce que la gestion des risques documentaires ?
La gestion documentaire consiste à collecter, traiter et accéder aux documents de manière efficace tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut non seulement les documents physiques mais aussi les documents nativement numériques et les données électroniques. Avec la montée en puissance de la cybercriminalité et des violations de données, la sécurité des documents est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises.
La gestion des risques vise à identifier, évaluer et atténuer les menaces potentielles qui pourraient compromettre la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des informations contenues dans les documents. Cela comprend les risques liés à la sécurité informatique, tels que les attaques de pirates informatiques, les virus et les logiciels malveillants, ainsi que les risques organisationnels comme les erreurs humaines, la perte de documents et les dommages physiques.
Quelles sont les meilleures pratiques que vous recommandez aux organisations pour renforcer leur gestion des risques documentaires et garantir la conformité réglementaire ?
- Identifier les risques
- Prendre en compte les étapes du cycle de vie du document
- Définir des politiques claires
- Procéder à la classification
- Penser à la conservation physique
- Former et sensibiliser le personnel
- Définir un plan de continuité en cas d’incident
Pourquoi la gestion des risques documentaires est-elle devenue un défi pour les entreprises ?
Le contexte dans lequel nous évoluons aujourd’hui influence ce management de l’information avec un environnement ultra-concurrentiel qui nous oblige à la gérer, à la rendre confidentielle et authentique pour qu’elle ne soit pas réutilisée ou réexploitée par un concurrent. En passant dans un monde numérisé et face au développement de la cybercriminalité, une majorité des organisations est aujourd’hui dans ce contexte de vulnérabilité, avec un niveau de sécurisation de l’information numérique qui doit être renforcé. La croissance de l’intelligence artificielle les place également dans une situation encore plus à risque en matière de manipulation de leur information.
En conclusion, la gestion des risques est un aspect crucial de la gouvernance de l’information moderne. En les identifiant, les évaluant et les atténuant, les organisations peuvent protéger leurs actifs les plus précieux et assurer la continuité de leurs activités. En adoptant des pratiques de gestion robustes et en restant vigilantes face aux menaces émergentes, les entreprises peuvent prospérer dans un environnement numérique en constante évolution tout en garantissant la sécurité et la conformité de leurs documents et de l’information qu’ils contiennent.
