« Pour les entreprises, l’organisation d’un conseil doit être facilitée et ne plus représenter une contrainte, que ce soit d’un point de vue sécurité ou sur les questions liées à la responsabilité. Les entreprises peuvent s’engager dans cette voie en toute confiance pour en exploiter le potentiel » explique Sofia Rufin, vice-présidente régionale de Brainloop (solutions de collaboration transversale). Ses explications en 4 points clés.
L’entreprise doit dorénavant faire face à de nouveaux défis qui peuvent peser sur le fonctionnement de son conseil de surveillance : des cycles d’innovation de plus en plus courts exigeant des prises de décision plus rapides et à long terme, un environnement légal où la conformité prend une place prépondérante et qui impose aux entreprises une plus grande responsabilité. Mais les entreprises ont accès à de nouveaux outils qui peuvent les aider à relever ces défis. Les plateformes modernes de gestion des documents garantissent non seulement un accès rapide, intégral et facile à des informations, mais aussi une communication sécurisée et une protection maximale des données. Ce mode de travail répond largement au professionnalisme du conseil d’administration et de ses membres et lui permet une plus grande efficacité.
1 Efficacité : dématérialiser les documents pour un accès direct
Les entreprises ont longtemps imprimé et envoyé les rapports par la poste, ce qui nécessitait de la main-d’œuvre, entraînait des frais de papier, d’impression et d’envoi et pouvait faire craindre des retards pouvant entraver une préparation optimale. Quant à un envoi par e-mail, il représentait le risque de bloquer la messagerie avec des pièces jointes trop lourdes et celui de voir des messages confidentiels captés de manière frauduleuse.
Les solutions de salle de réunion numérique modernisent considérablement le processus de travail jusqu’alors très solennel. Toutes les informations et tous les documents sont regroupés dans un seul et même dossier de réunion numérique auquel les membres du conseil ont accès via leur ordinateur, leur smartphone ou leur tablette. Ces plateformes facilitent et accélèrent le travail du comité : les modifications et actualisations ne nécessitent plus de nouvel envoi, les mises à jour étant envoyées automatiquement. Les membres peuvent échanger en toute facilité au travers de la messagerie intégrée pour notamment demander des informations complémentaires. La prise de décision peut également se faire à distance via un vote en ligne permettant de valider les résolutions.
2 Convivialité : une expérience caractérisée par son aisance
Tous les membres des conseils de surveillance n’appartenant pas à la « génération numérique », Les plateformes numériques de gestion des documents doivent être simples d’utilisation et compréhensibles pour remporter une adhésion totale.
L’accès aux salles de réunion numériques modernes se fait à présent depuis un navigateur Web pour se connecter n’importe où et n’importe quand dans le monde. Les membres du conseil se connectent et s’identifient grâce à leur login/mot de passe aussi bien d’un PC que depuis l’application dédiée sur tablette et smartphone. Le développement d’une solution mobile permet aux membres de continuer à accéder à leurs documents déjà téléchargés, même hors ligne. L’efficacité du conseil de surveillance 3.0 n’étant guère possible sans compétences numériques, ces solutions sont conviviales et intuitives pour optimiser l’expérience utilisateur.
3 Sécurité : protéger les données confidentielles
C’est un fait, les risques de piratage ne cessent d’augmenter. Des études ont ainsi révélé que la cybercriminalité représentait plus de 350 milliards d’euros par an de préjudices dans le monde. Détenteurs d’informations confidentielles, les conseils de surveillance sont de plus en plus convoités par les pirates comme l’avait démontré l’affaire Rewe, une société de grande distribution qui avait été menacée de la publication de ses résultats internes si elle ne versait pas une rançon.
La disponibilité permanente et la convivialité d’une plateforme de gestion des documents et des communications ne doivent pas compromettre la sécurité des données. Des technologies de sécurité des plus pointues et certifiées sont impératives pour sécuriser les données des conseils de surveillance. Un chiffrement de 256 bits permet en outre de sécuriser toute transmission de données depuis la plateforme, mais également la lecture d’un document stocké contre les cyberattaques. En cas de tentative d’intrusion sur la plateforme et après un certain nombre de connexions infructueuses, les données des membres sont automatiquement supprimées. La protection des données est d’autant plus renforcée par la sauvegarde sur des serveurs en France, évitant une fuite des données en dehors du pays.
4 Communication : une transparence accrue pour minimiser les risques
Le risque de responsabilité pour les conseils de surveillance a nettement évolué ces dernières années, de nouvelles lois ayant été fixées pour les mettre face à davantage d’obligations. L’article 225-35 Code du Commerce spécifie d’ailleurs que le président du conseil a l’obligation de communiquer spontanément aux membres du conseil les documents et informations nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Dans ce contexte, une communication correcte, régulière et compréhensible de l’information revêt une importance capitale.
Il est aussi important dans des cas graves de pouvoir prouver vis-à-vis des autorités légales que les membres du conseil ont toujours bien été informés. Les solutions numériques de salle de réunion doivent donc prendre automatiquement acte des informations et documents reçus et demandés par les membres du conseil – et ce de manière durable et sécurisée. L’enregistrement sécurisé de toutes les activités garantit la transparence et peut avoir une valeur inestimable à maints égards pour l’entreprise. Il prouve d’une part que les conseils de surveillance ont non seulement reçu des documents, mais qu’ils les ont aussi ouverts et traités et qu’ils ont agi par la suite en se basant sur des faits avérés. L’enregistrement sécurisé de l’activité et la protection de documents garantissent par ailleurs que les documents ne sont pas manipulés ultérieurement. La traçabilité des activités est notamment utile et peut servir de preuves en cas de litige.
