L'actif informationnel est de grande valeur aujourd'hui dans l'entreprise. Or, pas de gouvernance de l'information dans l'entreprise sans un système d'archivage électronique organisé, comme en témoigne le constructeur automobile PSA Peugeot Citröen.
Les entreprises font face à un nouveauparadigme informationnel, selon Jean-Marc Rietsch, président de laFédération ILM Stockage et Archivage France (FedISA) : «Nous passonsd'une gestion de la sécurité du système informationnel à une gestion desrisques. Le risque zéro n'existe pas. Nous passons d'un SI de collectede données à un SI de production de données, qui s'avère donc être unoutil de production de valeur pour l'entreprise. Dans ce cadre, lesystème d'archivage électronique (SAE) répond aux besoins desutilisateurs : il sert à conserver, rechercher et retrouver uneinformation dans laquelle l'utilisateur a confiance. La valeur du SAEest triple : répondre à des obligations légales et réglementaires,pouvoir gérer l'augmentation des volumes de données, et tracer,préserver et enrichir son capital informationnel.»Le système d'archivageélectronique comprend trois couches : la première est le coffrenumérique, qui nécessite une infrastructure et du hardware. La secondeest opérationnelle, ce sont les couches métier. La dernière est celle dela gouvernance, des règles.
M. Rietsch s'est exprimé lors d'une conférencefin mars à Paris sur le thème de «la gouvernance de l'information auservice de la valorisation du capital informationnel des entreprises».Le rôle de l'archiviste est de classifier les informations et lesmétadonnées des documents de l'entreprise. La prise en compte du cyclede vie de l'information doit être réalisée dès la création du document,en ayant en tête certes la question «où vais-je le classer ?», maisaussi quatre objectifs : la qualité de l'information, sa sécurisation,la gestion des politiques de l'entreprise, la gestion des risques et dela conformité.
