Archivage des emails Une obligation de réussite

Application critique s'il en est, la messagerie électronique supporte près de 70% des échanges de données professionnelles. Cet outil de communication est devenu si stratégique que son dysfonctionnement peut entraîner de lourdes répercussions à l'échelle de toute l'entreprise. Dans un contexte de dématérialisation croissante, la gestion de l'archivage des emails prend une grande importance.

L'archivage des courriers électroniques ne connaît aucun écueil technique, si ce n’est ceux de l’archivage en général. Les problèmes sont plutôt d'ordre procédural et organisationnel au sein de l’entreprise. On ne peut constater qu’une très grande facilité d'utilisation des logiciels de messagerie, qui entraîne une production et une réception de courriers dont la volumétrie peine à être maîtrisée. Sans parler de l’usage des boîtes aux lettres en tant qu'espaces de stockage et de l’appropriation de l'outil pour des messages personnels, faisant cohabiter des informations qui concernent l’entreprise et d’autres qui ne la regardent pas. Alors que le volet légal et réglementaire d’une politique d’archivage incite à la mise en place d’outils favorisant la traçabilité, la pérennité et l’intégrité des contenus numériques, la gestion des emails est encore souvent victime d’une certaine anarchie. Il est pourtant capital d’intégrer la dimension de ces échanges, en se posant la question de ce que l’on souhaite ou doit conserver. Faut-il se limiter aux relations clients et fournisseurs dans le cas d’une PME, archiver systématiquement tous les messages reçus lorsqu’on est, par exemple, un cabinet d’avocats, quels délais de réutilisation à prévoir selon la nature des informations concernées ? Autant de questions qui impliquent les activités de l’entreprise mais aussi ses ressources humaines, utilisateurs, DSI et direction.