Dans la continuité de son projet « Zéro papier en agence », le Crédit Agricole d’Ile-de-France se lance dans la dématérialisation et l’archivage physique de l’ensemble de ses dossiers contractuels et fonds documentaires en agence – soit près de 20 millions de pages sur 3 ans. La banque régionale a pour ambition de réduire de 80 % sa consommation de papier.
La numérisation des flux et des fonds documentaires répond à plusieurs enjeux. Il s’agit d’une part de simplifier la gestion quotidienne des dossiers bancaires par les collaborateurs en agence, grâce à la mise à disposition sous format numérique des documents contractuels de leurs clients. Il s’agit ensuite d’optimiser le service client, en améliorant la réactivité des gestionnaires de clientèle en cas de réquisitions ou réclamations des clients. Enfin, il s’agit de fluidifier les échanges entre le réseau d’agences et le siège grâce à un accès dématérialisé et rapide aux dossiers des clients. « Le projet « Zéro papier en agence » contribue à la mise en œuvre du nouveau format d’agence « Active » du Crédit Agricole d’Ile-de-France, en diminuant significativement le stock et le flux de papier émis et conservés en agence. La dématérialisation facilite le travail au quotidien en agence et les échanges réseau-siège. Elle diminue les risques opérationnels et améliore la réactivité lors de la recherche d’un document », témoigne Vincent Souliac, directeur du département de la transformation numérique du Crédit Agricole d’Ile-de-France.
De la préparation des documents au stockage
Afin de répondre aux objectifs du Crédit Agricole d’Ile-de-France, c’est Everial, acteur important de la gestion des fonds documentaire et du traitement des flux d’information dans les processus métiers, qui a été choisi pour prendre en charge les fonds actuellement archivés dans les agences (7 millions de pages sur 15 mois) et les flux générés quotidiennement en agence, ce qui représente 13 millions de pages sur 3 ans. Le spécialiste assure le transport jusqu’à son site sécurisé. Il prépare et trie les documents – une mission effectuée notamment par du personnel de l’Association des Paralysés de France, recruté spécifiquement dans le cadre de cette prestation -, il numérise, indexe, s’occupe de l’archivage physique sécurisé, de la gestion des éliminations et enfin de l’envoi et de l’intégration des documents contractuels numérisés (fond et flux) sur le système d’information commun et multicanal des caisses régionales du Crédit Agricole (NICE, pour Nouvelle Informatique Convergente Evolutive). « L’unicité du prestataire sur la partie numérisation et archivage physique facilite le pilotage de l’activité et sécurise la circulation des documents. Au-delà du traitement de bout en bout de la chaîne, un autre atout d’Everial a été la capacité à intégrer du personnel de l’Association des Paralysés de France », fait remarquer Vincent Souliac.
Pour le Crédit Agricole d’Ile-de-France, les bénéfices sont liés au renforcement de la traçabilité des dossiers bancaires et à la sécurisation des données sensibles, dans le respect de la réglementation en vigueur. Enfin, l’externalisation de la dématérialisation des dossiers contractuels permet aux équipes présentes en agence de se recentrer sur leur cœur de métier.
