Le cabinet DM Expertise Comptable s’attelle depuis trois ans à réaliser la transition numérique de ses activités. Il a mis en place à l’automne 2016 un service SaaS de dématérialisation de factures.
Basée dans le Jura, cette PME de 24 employés a franchi le pas en déployant dans le Cloud une partie de son cœur de métier. Après avoir adopté en 2014 l’ERP comptable Quadra de Cegid avec quelques scanners installés en réseau, elle met en place à l’automne 2016 le service SaaS de dématérialisation de factures QuadraBox délivré par le même éditeur. Pour le cabinet comptable, l’intégration du processus passe par un traitement automatique de capture des factures, l’offre Quadrabox étant matérialisée par un scanner et son logiciel d’OCR, indispensables liens, avec la plateforme Cegid, entre le cabinet DM Expertise Comptable et ses entreprises clientes.
Des scanners mobiles chez les clients et pour les collaborateurs
Mais la PME veut aller plus loin. « Accueillir des pièces numérisées apporte un confort dans la recherche de documents, dans la révision des comptes et dans le questionnement des clients. Dans le contexte et l’enjeu du cabinet, le nombre de fois où l’on appelle le client pour un document manquant fait la différence. Le but est de déranger le moins possible nos clients en disposant d’outils nous permettant d’avoir une productivité immédiate et aussi en leur offrant un service complémentaire : un classement numérique de leurs documents. C’est pourquoi nous avons misé sur une organisation simple mais efficace en installant chez eux un scanner et une GED », explique Olivia Di Martino, expert-comptable, commissaire aux comptes chez DM Expertise Comptable. Dans un premier temps, une dizaine de scanners mobiles Brother DS-620 et leur GED intégrée sont placés chez quelques clients mais aussi mis à disposition des collaborateurs du cabinet. « Notre critère d’achat des scanners a porté sur l’aspect pratique de leur usage. Il fallait avant tout qu’ils aient un faible encombrement, puis qu’ils soient rapides, délivrent une bonne qualité de numérisation et que la taille des fichiers produits soit la plus basse possible », détaille Olivia Di Martino. Aujourd’hui, le cabinet DM Expertise Comptable est équipé de 40 de ces scanners dont la moitié est exploitée en interne.
Des contraintes qui finissent par payer
Des solutions de numérisation dédiées à un traitement de volumétrie plus importante sont envisagées à mesure que la PME franchira d’autres paliers dans sa transformation numérique, mais sans précipitation. « Les deux tiers de nos documents sont encore sous un format papier. Outre un aspect budgétaire, nous rencontrons surtout un problème organisationnel pour progresser plus vite. Il faut en particulier établir de nouvelles relations entre nous et nos clients, communiquer le plus simplement possible, tout en assurant la formation de nos collaborateurs et en débloquant les points de friction générationnels qui peuvent subsister. S’y ajoute la vieille législative, tout cela est extrêmement chronophage, mais les efforts payent car tout le monde tend vers le même objectif de dématérialisation globale », constate Olivia Di Martino.
Ce cabinet comptable n’a pas mesuré de façon précise le gain de temps engendré par sa nouvelle organisation, mais note une augmentation de sa productivité, notamment pour la visualisation et la révision des comptes de ses clients, qu’il s’agisse de simples contrôles, de consolidation de piste d’audit ou encore de saisie conforme pour le FEC (fichier des écritures comptables). Le volet RH est encore mieux loti : 99 % des fiches de paie sont dématérialisées et envoyées par mail aux entreprises concernées ou mises à disposition sur le portail Quadra.
