En apparence, la facturation semble être un concept relativement simple : réalisation d’une vente, émission d’une facture et le client paie, mais, en réalité, les processus de facturation modernes sont soumis à une multitude de complexités, explique Ash Finnegan, responsable de la transformation digitale chez Conga. Dans l’environnement commercial actuel, les structures de prix, les conditions de paiement, les modèles commerciaux et les tarifs de change sont extrêmement variables, ce qui rend le processus de facturation plus compliqué à appréhender. De plus, c’est un élément essentiel du « quote-to-cash ». Si la facturation n’est pas correcte, le paiement ne sera pas fait en temps voulu — et il est possible qu’il n’ait finalement pas lieu.
Les processus de facturation manuels traditionnels sont lents, inefficaces et sujets aux erreurs humaines, qu’il s’agisse d’une tarification ou de conditions de paiement incorrectes, de doubles facturations ou d’erreurs dans le cycle de facturation. En outre, la résolution de ces problèmes génère du travail supplémentaire et ralentit le cycle de vente et le suivi manuel des factures n’offre pas de visibilité complète sur ce qui a été payé et ce qui est encore dû. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers les logiciels de facturation automatisée et des solutions de gestion de revenus. Grâce à l’automatisation, les organisations peuvent optimiser la gestion de la facturation de bout en bout, accroître la précision et augmenter la vitesse des ventes, tout en améliorant l’expérience dans son ensemble, tant pour l’émetteur que pour les clients.
Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour digitaliser et automatiser les factures au sein d’une entreprise : l’intégration des données, l’importance du Cloud, l’insertion des utilisateurs finaux dans la stratégie, la configuration et enfin la sécurité.
Intégrer la saisie de données
De nombreux problèmes de facturation sont dus à de simples erreurs dans le transfert des données, qu’il s’agisse de coordonnées incorrectes, d’informations inexactes sur les commandes ou de remises et de rabais oubliés. Ces problèmes pourraient être résolus par l’intégration de la solution de facturation automatisée directement au CRM, afin de veiller à ce que toutes les informations saisies pour un compte donné soient transférées sans accroc sur la facture correspondante.
Quelles que soient les activités de l’entreprise, la bonne solution de facturation automatisée peut en effet optimiser l’ensemble du processus « quote-to-cash ». Elle permet notamment d’accélérer les cycles de revenus, d’éliminer les erreurs, d’améliorer l’expérience client et de simplifier le travail de chacun. Outre les avantages classiques de l’automatisation, la solution de facturation peut être suffisamment flexible pour s’adapter à tous les modèles d’entreprise : biens physiques, services professionnels, ventes basées sur l’utilisation, services d’abonnement, modèles mixtes et même « everything-as-a-service » (XaaS). Ainsi, il est possible d’établir des factures à l’intention des clients selon les modalités de paiement de leur choix.
Adopter le Cloud et faciliter l’adoption par les utilisateurs finaux
L’un des principaux avantages d’un outil de facturation automatisé réside dans une visibilité accrue. Grâce à une solution hébergée dans le Cloud, des informations mises à jour et exactes sont accessibles à tout moment à toute personne qui en a besoin ; ces solutions demandent généralement un minimum d’efforts administratifs, grâce aux sauvegardes et aux mises à jour logicielles automatiques.
Autre facteur essentiel, mais souvent négligé, à prendre en considération pour tout investissement dans une nouvelle technologie : l’adoption de la technologie par les utilisateurs. Pour être performant, l’outil doit en effet être utilisé. C’est pourquoi l’équipe doit être impliquée dans le processus d’achat, car c’est elle qui utilisera la solution au quotidien. Il est donc nécessaire d’identifier les attentes et la manière dont le logiciel facilitera le travail, ainsi que les nouveaux défis qu’il pourrait engendrer pour les équipes afin d’orienter le choix final. Un outil intuitif et facile à utiliser contribuera à simplifier le processus d’intégration et de transition.
Enfin, dans l’environnement numérique actuel, la confidentialité et la sécurité des données doivent figurer parmi les priorités de toute organisation. Les solutions de facturation hébergées dans le cloud peuvent réduire le risque de violation des données grâce à des intégrations sans friction et à un partage sécurisé des données entre les systèmes, afin de garantir que les données de l’entreprise – et celles des clients – sont toujours en sécurité. Ce domaine ne doit donc pas être négligé lors du choix du logiciel.
La facturation est essentielle pour créer une expérience positive et marquante. Les clients ne veulent pas travailler avec des organisations en lesquelles ils n’ont pas confiance, et les erreurs de facturation ne manqueront pas de les interpeller. En optant pour une solution de facturation automatisée, chaque facture est délivrée à temps et sans erreur. En outre, les logiciels de facturation automatisée comprennent généralement une variété de modèles flexibles garantissant une image de marque cohérente et un rendu professionnel.
