AVIS D’EXPERT – Bien que l’usage de la signature électronique ait explosé ces deux dernières années, cela implique-t-il pour autant que les processus associés soient entièrement dématérialisés en amont ?, s’interroge Christophe Bastard, directeur marketing d’Efalia.
Une fois signés, où sont stockés et conservés les documents qui font l’objet de cette signature électronique ? Plus généralement, est-ce que les processus qui précèdent l’étape ultime de validation électronique des documents ont fait l’objet d’une démarche de dématérialisation sécurisée de bout en bout ?
Avec la mise en place et la généralisation croissante du télétravail au sein de nombreuses organisations, la place des technologies de dématérialisation ne cesse de s’amplifier. Mais toutes les entreprises ne sont pas égales en la matière et ne partent pas du même niveau de maturité, que ce soit sur un plan stratégique, organisationnel ou technologique… De plus, de nouvelles contraintes réglementaires, comme l’obligation pour les grandes entreprises (à compter du 1er juillet 2024), les ETI (à compter du 1er janvier 2025) et pour les TPE-PME (à compter du 1er janvier 2026) d’émettre des factures au format électronique, vont venir amplifier ce phénomène de transition numérique dans les mois et années à venir.
Quelles sont donc les motivations profondes de l’ampleur de ce phénomène de transformation ? Dans un contexte de travail à distance, les entreprises dématérialisent-t-elles essentiellement pour permettre à leurs utilisateurs d’avoir accès aux informations dont ils ont besoin et ce, à tout moment, ou est-ce plutôt pour améliorer leur fonctionnement et donc leur performance au travers de plus de valeur ajoutée ?
L’exemple de la facturation électronique
Si nous prenons pour exemple la facturation électronique qui va devenir obligatoire à partir de 2024, la dématérialisation des processus financiers pose question. Les organisations vont-elles se saisir de cette contrainte réglementaire pour en faire une opportunité de transformation ? Comment ? Tout simplement en allant au-delà de la législation fiscale et en revisitant l’ensemble des processus de facturation sortants (ce qui relève de la nouvelle loi) mais également entrants. En effet, dès demain, émettre une facture au format Factur-X et l’archiver constituera le minimum réglementaire.
Mais pourquoi ne pas pousser l’effort plus loin en dématérialisant l’ensemble des pièces associées à un dossier client, tels les contrats, les bons de commande ou encore les bons de livraison et bien sûr, les factures ! A n’en point douter, cela représenterait un gage de performance et de sécurisation pour l’entreprise (y compris au niveau de la PAF, Piste d’Audit Fiable). Quant aux factures entrantes, elles pourraient, une fois dématérialisées, apporter de nombreuses pistes d’évolution et de modernisation, grâce à l’intégration directe des données dans le système de gestion comptable et la suppression des risques d’erreurs et de perte de temps associés. Mais encore, grâce à une meilleure fluidification et à une automatisation de la remontée des statuts obligatoires à l’administration fiscale, (notamment concernant le processus de bon à payer, ou BAP), avec toujours plus de sécurité à la clé.
C’est la transformation globale de l’entreprise qui est à prendre en considération
Le moment est donc venu pour les entreprises de revoir certains processus, voire d’en réinventer d’autres. Les technologies actuelles sont matures et capables de répondre à bien des problématiques pour les soutenir et les accompagner dans leur transformation numérique.
Au-delà du choix de la solution, digitaliser une organisation est d’abord un exercice qui nécessite de la méthodologie. Rappelons que la mise en œuvre d’une démarche de transformation relève avant tout d’une nouvelle manière de créer de la valeur en réinterrogeant son modèle économique dans un contexte devenu digital. Par conséquent, c’est la transformation globale de l’entreprise qui est à prendre en considération dans cette mue digitale et ce, en prenant soin de considérer trois axes majeurs :
- La relation avec les clients et le modèle économique associé ;
- L’organisation interne ;
- Les autres partenaires de l’entreprise (fournisseurs, prestataires, administrations…).
Mais, il faudra aussi, en amont, que chacune d’elle définisse là où elle souhaite aller et savoir d’où elle part. Car chaque entreprise ou organisation ne part pas du même point que les autres, même si, en revanche, elle est tenue à des obligations et objectifs communs. Dans ce contexte, c’est donc dès maintenant qu’il faut agir pour ne pas subir !
