Le Luxembourg est l’un des tous premiers pays à adopter une législation sur la dématérialisation et la conservation électronique des documents. Eric Blat, directeur marketing du groupe Numen, spécialiste de la GED, en explique les aspects réglementaires et techniques.
Ce 2 juillet 2015, la Chambre des députés luxembourgeoise a défini le cadre juridique permettant la dématérialisation et la conservation électronique des documents, en particulier commerciaux et financiers, sans perdre leur valeur probatoire. En clair, cela signifie que les entreprises luxembourgeoises auront la possibilité de détruire un document papier original sous réserve de l’avoir dématérialisé en respectant des normes strictes tant pour sa numérisation que pour sa conservation. Le Luxembourg devient ainsi l’un des tous premiers pays à adopter une telle législation et ouvre la voie à une grande simplification de la conservation et de la recherche d’archives.
Le législateur luxembourgeois a apporté 3 modifications ou précisions essentielles à son arsenal juridique pour favoriser la dématérialisation tout en préservant un cadre réglementaire strict :
- La copie électronique réalisée conformément aux règles est maintenant équivalente à l’original, que cet original existe toujours ou non.
- Les règles et normes techniques de l’archivage électronique restent les mêmes, l’ensemble des outils technologiques mis au service de la dématérialisation sont suffisants pour sécuriser le traitement.
- La charge de la preuve du respect des règles de dématérialisation pour archivage, qui dans une première version était le fait de l’entreprise, ne lui incombe plus si elle fait appel à un prestataire certifié PSDC.
Ce nouveau contexte règlementaire luxembourgeois est éminemment favorable à la dématérialisation en autorisant la numérisation pour archivage dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) puis la destruction de la pièce originale et en donnant le cadre précis et rassurant pour tous les acteurs. En effet, pour avoir la même valeur probante que l’original, il faut être en mesure de certifier que toutes les conditions de respect réglementaire afférentes à une copie électronique sont réunies. Les entreprises peuvent faire certifier leurs procédures et moyens mis en œuvre pour la dématérialisation d’archives par les organismes accrédités et, au Luxembourg, une validation par l’Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services (ILNAS). Cette certification est accordée sur base des règles techniques instaurées par ILNAS totalement inspirées par des standards internationaux : ISO/IEC 15489:2001 (record management), ISO/IEC 27001:2005 et ISO/IEC 27002:2005 (information security management) et ISO 30301:2011 (operational management).
La bonne idée du législateur luxembourgeois a été d’offrir une possibilité aux entreprises du grand-duché d’accéder à cette possibilité en ayant recours, de façon sécurisée, à un prestataire. Le statut PSDC (Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation) a ainsi été créé avec la certification qui l’accompagne. L’entreprise, qui n’a souvent ni les moyens, ni le temps, ni les compétences pour entrer dans un processus certification riche et complexe, peut alors faire appel à un spécialiste de la dématérialisation qui aura acquis ce statut pour elle et sera opposable en cas de nécessité.
Les bénéfices pour l’entreprise sont immédiats et, grâce à l’externalisation, rapides à obtenir :
- Homogénéisation des archives : le monde digital a créé un environnement hybride (papier et numérique) qui crée une difficulté de gestion dans l’entreprise. En rendant tout numérique le processus redevient unique donc plus simple.
- Accessibilité accrue, coût d’accès diminué : l’archive papier est souvent, tant pour des raisons de sécurité que de coût de stockage, conservée dans des lieux éloignés de ceux de l’usage d’autant qu’avec la mondialisation des échanges, les lieux d’usage ont tendance à se multiplier. S’il y a bien une chose que le monde digital a apportée c’est la diminution des coûts de stockage tout en conservant un accès immédiat à l’information.
- Partage facilité, efficacité augmentée : se dessaisir d’un document original n’est pas conseillé, alors on en fait des copies, certifiées conformes ou non, multipliant ainsi les coûts de reproduction et la complexité de l’authentification. Encore une fois le monde du document électronique apporte des solutions efficaces et éprouvées pour répondre à ces enjeux.
Le Luxembourg, qui montre quotidiennement son efficacité en matière de business et n’a pas l’habitude de plaisanter avec la sécurité des données, dote ses entreprises d’un avantage concurrentiel notable et envoie un message de modernité et d’adaptabilité fort à ses amis européens.
En toute chose il faut un précurseur, combien de temps vont mettre les autres pays européen à suivre cet exemple ?
Il est probable que le règlement européen (UE) No 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur de l’Europe règle le sujet de la réception transfrontalière car il stipule que « L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique ». Une majorité de ses dispositions s’appliquant à compter du 1er juillet 2016, nous tenons peut-être un élément de réponse.
Il n’existe aujourd’hui au Luxembourg que très peu de sociétés d’ores et déjà préparées à ce nouveau statut PSDC. Numen Europe, qui est un prestataire historique, reconnu et éditeur de ses propres solutions logicielles, dédiées au traitement et la dématérialisation de documents sensibles, est de ceux-là. En outre, le groupe Numen dispose aussi d’un avantage important car grâce à cette mise en œuvre législative, son expérience du sujet et sa présence internationale, il peut apporter des solutions locales et globales au Luxembourg et sera aussi prêt quand d’autres pays adopteront le principe.
