Au CHU de Reims, 7 100 professionnels accueillent chaque année près de 200 000 patients et contribuent à la formation de plus de 2 400 étudiants, que ce soit au sein de l’Institut Régional de Formation ou en lien avec les facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne Ardenne. Suite à la construction d’un nouvel hôpital qui recevra les premiers patients en mars 2024, le choix a été fait d’équiper ce nouveau bâtiment avec des équipements neufs, du PC aux scanners et autres périphériques.
« Il est nécessaire de minimiser l’usage des papiers, des photocopies, et permettre une fluidité de l’information dans le dossier patient, imagerie ou applications administratives ». explique Hilde Biais, directrice de la Direction des Services Numériques (DSN), au CHU de Reims. La numérisation est devenue une brique essentielle de l’hôpital tout numérique. Et lorsque l’on décide de numériser un document papier afin de ne conserver que la version digitale, il faut répondre à un cahier des charges réglementaire précis. Les normes NF Z42-026 (définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents) et NF Z42-013 (archivage électronique) formalisent les exigences et conditions nécessaires à la mise en place de ce processus. L’objectif est de donner au document numérisé la valeur probante nécessaire afin d’obtenir l’autorisation de détruire la version papier. Ainsi, outre le côté matériel, tout au long du processus de numérisation, il doit y avoir des contrôles permettant de vérifier la lisibilité, la fidélité, l’intégrité, le nommage, le classement et la date du document montrant ainsi aucune différence entre la version papier et numérique. Plus de 300 scanners FI-800R sont déjà installés sur le site et 350 scanners de la même marque viendront compléter le parc existant.
La dématérialisation des documents du dossier patient informatisé
Le CHU de Reims dématérialise au fil de l’eau les documents du dossier patient informatisé (DPI) depuis la mise en place du logiciel Easily au moyen d’un processus de numérisation et d’archivage des documents. Et les originaux papiers sont conservés au sein du service de gestion des archives (SAGE). La mise en place du Système d’Archivage Electronique permettra d’avoir un système d’archivage à valeur probante, et ainsi rendre le processus de numérisation et d’archivage conformes aux normes en vigueur et au référentiel de l’ANS pour obtenir l’autorisation de détruire les originaux. L’organisme habilité à délivrer cette autorisation est la direction des archives départementale de la Marne.
Les scanners fi-800R adressent les besoins de l’ensemble des utilisateurs, qu’il s’agisse du corps médical, des secrétaires, des agents d’accueil ou d’administration. Ce scanner utilise la suite logicielle Paperstream et le paramétrage piloté de l’installation. Il permet de numériser des pièces officielles telles que les cartes d’identités nationales et les passeports. Il a vocation à être utilisé pour la numérisation de bilans de biologie, de prescriptions, de comptes-rendus, de pièces administratives. « La numérisation personnelle est un gain de productivité pour un coût réduit en équipement, tout en ayant une démarche de réduction du papier, d’ espaces archives et de mise à disposition très rapide des documents numérisés nécessaires lors d’une consultation de patient, d’une réponse à un fournisseur, ou encore de fournir des informations à un agent lors d’un RDV à la DRH », se réjouit Hilde Biais.
Au regard du retour d’expérience favorable – les utilisateurs sont globalement satisfaits de cette adoption, citant la vitesse de numérisation, la facilité de positionner les documents, la compacité de l’appareil ainsi que la fiabilité -, le CHU de Reims a exprimé le souhait de répondre à de futurs besoins avec ce même type d’équipements, et d’avoir un parc de scanners homogènes.
Hélène Saire
