En France, le Programme Hôpital Numérique évolue avec l’objectif de conduire les établissements de santé vers un système d’information (SIH) plus mature. Lors d’un atelier didactique, Locarchives, tiers archiveur de confiance, et SER Group, éditeur de logiciel de GED, ont présenté la démarche de numérisation, de gestion électronique et d’archivage numérique et physique des dossiers patients au travers notamment du retour d’expérience d’un hôpital francilien de 900 lits.
L’informatisation du parcours de soin, la dématérialisation et la gestion électronique des dossiers médicaux sont au cœur du dispositif Programme Hôpital Numérique. A la clé : l’accès partagé et la gestion collaborative des dossiers par le personnel soignant, la fluidité du parcours de soins pour le patient, l’optimisation de l’organisation et des coûts par les hôpitaux.
Si le tout dématérialisé demeure un rêve financièrement inaccessible à la vue des volumes de dossiers patients concernés, la transition vers le numérique est à la portée des établissements de santé. La réforme de l’État et des différents niveaux de l’action publique (collectivités, organismes, administration) possède un fil rouge, celui de la dématérialisation. Cette problématique implique des changements opérationnels quotidiens pour les équipes de soin et le personnel soignant. D’où la mise en œuvre de solutions ingénieuses qui facilite cette transition vers le numérique.
Lors d’un atelier didactique, Locarchives et SER Group, éditeur de logiciel de GED, ont présenté la démarche de numérisation, de gestion électronique et d’archivage numérique et physique des dossiers patients au travers notamment du retour d’expérience d’un hôpital francilien de 900 lits. Hervé Streiff, RSSI de Locarchives, Didier Papion, DG de SER Group et Thomas Deanaz, chef de projet chez SER Group ont d’abord dressé un panorama de la gestion des archives de santé.
Confidentialité des données personnelles et disponibilité des dossiers
Les archives de santé sont constituées non seulement des dossiers médicaux avec leurs documents physiques et/ou numériques (compte-rendu, radiographies, imagerie médicale…) mais aussi de leurs métadonnées et des données de santé à caractère personnel du patient. La réglementation applicable aux archives de santé est riche et compte deux objectifs majeurs : la confidentialité des données personnelles et la disponibilité des dossiers pour assurer les soins et protection de l’hôpital en cas de contentieux. Il existe aujourd’hui différentes solutions documentaires sur le marché : le Cloud, l’hébergement, le système d’archivage électronique, la numérisation et la dématérialisation… «Il existe de nombreux éléments de conformité sur lesquels s’appuyer pour externaliser en toute confiance les archives de santé. Le cœur de toute cette réglementation est l’agrément HDS – Hébergeur de Données de Santé. Ce dernier est axé sur le confidentialité des données à caractère personnel», rappelle Hervé Streiff.
La numérisation des dossiers patients en 5 étapes
Les trois intervenants ont ensuite expliqué comment bien numériser les dossiers patients au format papier. « La gestion des dossiers patients au format papier représente souvent un véritable casse-tête pour les hôpitaux » résume Didier Papion. En effet, le format papier est coûteux et induit des risques de perte ou de non-complétude des dossiers. Pour preuve, « la Haute Autorité de Santé vient d’imposer à un CHU régional de mettre en œuvre la traçabilité complète de ses dossiers patients d’ici un an. En Allemagne, 75 % des hôpitaux sont déjà passés à la dématérialisation des dossiers patients », précise Didier Papion à ce sujet. Il est nécessaire de suivre une démarche en 5 étapes selon Didier Papion pour réussir un projet de numérisation des dossiers médicaux. D’abord disposer d’un Dossier Patient Unique (DPU) afin de structurer les documents du dossier. En effet, d’après Didier Papion, « la numérisation n’est pas une baguette magique, et ce qui est mal rangé au départ le sera tout autant à l’arrivée ». Ensuite, il faut recenser les dossiers papier pour avoir une vision claire des fonds d’archives : métrage linéaire, nombre de pages par dossier…
C’est alors que l’hôpital doit cibler les documents qui ont du sens pour les différents services. Quel serait l’intérêt de numériser le dossier d’un patient dont la dernière visite date d’il y a 15 ans et qui ne reviendra peut-être jamais dans l’hôpital ? Il est important de noter qu’il n’existe pas de règle universelle applicable à tous les établissements. Passées ces étapes, il faudra estimer la charge de travail et le budget associé, pour, in fine, déterminer qui réalise la numérisation et comment. Recours aux équipes internes ou à un prestataire, traitement au fil des demandes de consultation ou opération de masse… chaque établissement devra réfléchir en fonction de son contexte spécifique.
Démonstration par l’exemple d’un établissement francilien
A titre d’exemple, les intervenants ont détaillé le projet d’un établissement francilien de 900 lits, disposant déjà d’un DPU en place depuis plusieurs années, qui a dû dématérialiser 8 kilomètres linaires de dossiers patients. A noter que cet établissement de santé. L’analyse des statistiques du logiciel d’archives a permis de cibler les dossiers patients actifs : ceux venus à l’hôpital au moins une fois sur les 2 dernières années, soit l’équivalent de 54 000 dossiers de 125 pages en moyenne. La durée de la charge de travail est alors estimée à 6 mois avec 2 équipes à temps plein. L’hôpital choisit de recourir à un prestataire externe. L’intégration des documents dans la GED permet à l’hôpital en question d’accéder immédiatement en ligne à tous les documents d’un dossier, papier et électroniques. La GED lui offre aujourd’hui également une traçabilité optimale des dossiers et lui permet de savoir dans le détail qu’est-ce qu’a fait un praticien, ou un patient. L’hôpital n’a pas perdu un seul dossier depuis la finalisation du projet en 2011 … et ce alors qu’il déplorait la perte de plusieurs centaines de dossiers auparavant. L’objectif à terme est bien évidemment de supprimer totalement le papier. « Cela ne peut se faire du jour au lendemain » ont rappelé les experts. Et de souligner que ce type de projet est éligible à subvention dans le cadre du projet Hôpital Numérique.
« Il y a vraiment une démarche d’organisation à mettre en œuvre, tant pour la numérisation que pour la gestion électronique et l’archivage des dossiers », conclu Hervé Streiff.
