Colibri, éditeur d’une solution Cloud de Sales & Operations Planning, accompagne avec succès Palais des Thés dans la modernisation de sa Supply Chain.
Fondé en 1986, Palais des Thés s’illustre en tant que maison indépendante de référence dans l’univers du thé premium. Portée par des valeurs d’authenticité et de responsabilité, elle ambitionne pour les cinq années à venir de passer 100 % de ses références en bio. Le Palais des Thés propose des thés approvisionnés à la source.
La difficile prévision des ventes sur une volumétrie conséquente de références
Avant de recourir à une véritable solution de Demand Planning, les équipes de Palais des Thés géraient leurs prévisions de ventes sur Excel, en deux process distincts :
– Les références catalogue : le process prenait en compte les ventes des deux dernières années pour en dégager une tendance, appliquée sur l’année à venir ;
– Les références en lancement : les prévisions étaient réalisées à partir de benchmarks et d’historiques de ventes de gammes de produits similaires. Les prévisionnistes consultaient ensuite les BU commerciales afin de prendre en compte leurs hypothèses et adaptaient les prévisions en fonction.
Le fonctionnement de Palais des Thés était extrêmement manuel, tout en formules Excel risquées. Il n’y avait pas de corrections d’historiques ou de prise en compte d’hypothèses business. Cela avait le mérite d’exister, mais c’était très archaïque. Excel avait aussi un gros défaut : pour les lancements, il n’était possible de faire de prévisions que sur un horizon très court. L’équipe Supply chain du Palais des Thés avait besoin de pouvoir se projeter sur un plus long terme pour lancer des réapprovisionnements et passer des commandes auprès des fournisseurs. Les thés d’origine ont notamment des calendriers de récolte spécifiques. Cette particularité a emmèné une grande contrainte d’un point de vue Supply chain en termes de gestion des stocks, parce qu’elle oblige à avoir une prévision la plus fiable possible au moment unique où sont achetés les thés d’origine dans l’année.
Cette gestion manuelle était d’autant plus laborieuse que Palais des Thés compte de nombreuses références, certaines étant destinées à des canaux de ventes spécifiques. Par ailleurs, certains thés sont présents dans de multiples produits finis. Pour planifier ses approvisionnements, Palais des Thés devait établir des prévisions fiables sur l’ensemble de ses références. Palais des Thés s’est alors mis en quête d’une solution adaptée à ses contraintes logistiques, à son volume de références produits et à sa diversité de clients BtoB et BtoC. La solution retenue devrait pouvoir résoudre deux problématiques principales : le manque de fiabilité des prévisions sur un horizon long (18 mois) et l’impossibilité d’agréger les données pour prendre du recul et intégrer des hypothèses business.
Le Choix de Colibri
Palais des Thés a choisi de s’équiper du module VISION proposé par COLIBRI, une solution de Demand Planning. L’outil COLIBRI permet ainsi aux équipes de Palais des Thés de calculer des prévisions sur tous ses produits catalogue, à partir d’historique de ventes par grandes typologies de clients, et d’appliquer des règles de prévisions adaptées par rapport au cycle de vie du produit : références en lancement, en croisière, en fin de vie, etc.
L’une des raisons pour lesquelles le Palais des Thés a choisi Colibri, c’est que c’est un outil user friendly. Il recherchait une solution facilement implémentable et qui permette d’embarquer les différentes BU commerciales. La gestion multicanale a aussi beaucoup intéressés les collaborateurs, tout comme le fait de pouvoir gérer différents modèles statistiques pour s’adapter aux différents types de produits.
Responsable de la mise en place de la solution, le chef de projet Colibri pour Palais des Thés a su fournir un accompagnement éclairé, avec un suivi précis des étapes de projet. « Nous avons été particulièrement intéressés et rassurés par le fait que Colibri comprenait nos problématiques business. Nous avons eu un accompagnement sur toutes nos interrogations et un planning projet packagé qui détaillait toutes les étapes. Cela nous a permis de communiquer sur l’avancement du projet et de donner de la visibilité à notre direction. »
Dès lors que Palais des Thés a validé le projet Colibri, le déploiement de l’outil a pris quatre mois. Le chef de projet Colibri a accompagné Palais des Thés dans le nettoyage de ses données et la correction de ses historiques de ventes. Les cycles de vie produits et les types de produits vendus (références saisonnières, références éphémères, références catalogue, etc.) ont été identifiés pour mettre en place des règles de prévisions statistiques adaptées aux références et typologies des produits de Palais des Thés.
Outre l’efficience de l’outil, les équipes de Palais des Thés se réjouissent de pouvoir compter sur la disponibilité et la réactivité des experts de Colibri. La mise en place de Colibri chez Palais des Thés s’est inscrite dans le cadre d’un projet de mise en place du S&OP. Les prévisions de ventes constituent la première brique de ce projet.
L’outil de prévisions Colibri s’est inscrit dans l’accompagnement de la croissance multicanale de Palais des Thés, notamment par sa modélisation différenciée par canal de vente en fonction des réalités de l’activité commerciale (équilibre e-commerce/retail par exemple).
Les bénéfices liés à l’utilisation de Colibri
– Une supply chain plus sereine, sécurisée, et en ordre de marche pour répondre à la demande,
– Une visibilité sur un horizon lointain pour sécuriser les approvisionnements dans un contexte de pénuries et anticiper les contrats avec les fournisseurs avant une récolte,
– Un gain de confiance sur les engagements pris auprès des fournisseurs,
– La gestion des substitutions pour faciliter le passage au bio de l’ensemble des références de Palais des Thés,
– Une amélioration de la forecast accuracy sur toutes les références qui ont de très longs lead time d’approvisionnement,
– La diminution de la variabilité des prévisions,
– Des prévisions annuelles saisonnalisées pour les produits en lancement,
– La prise en compte d’hypothèses business,
– Une meilleure gestion des approvisionnements et de la production pour optimiser les stocks et servir les différents canaux de distribution.
