Élément essentiel dans les relations professionnelles, ou dans la relation client, l’e-mail est l’outil le plus utilisé en entreprise. Mais l’avantage de l’instantanéité peut vite devenir un problème, surtout lorsqu’il est question d’erreur de rédaction : faute d’orthographe, mauvaise mise en forme…
L’occasion de perdre un client ou de devenir la risée de l’entreprise est vite arrivée. C’est pourquoi nous avons élaboré pour vous cette petite liste de pièges à éviter lors de la rédaction de vos e-mails professionnels, afin de vous assurer de la bonne qualité de votre message.
Prenez également en compte que la plupart des logiciels anti-spam se basent sur bon nombre de ces indices afin de filtrer les e-mails frauduleux. Alors si vous ne souhaitez pas que vos envois soient filtrés, à vous de jouer !
- Utilisez une adresse e-mail rassurante
Avec la quantité d’e-mails que reçoit chaque jour votre interlocuteur, il est essentiel que votre adresse indique votre identité et l’entreprise au sein de laquelle vous travaillez. Votre interlocuteur sera ainsi assuré que votre message est bien un courrier à son intention et non un e-mail frauduleux.
- Soignez l’objet de votre e-mail
Explicitez le sujet de votre message avec un titre court et précis. Un e-mail = un sujet !
De fait, ne multipliez pas les sujets abordés dans le corps du mail. Votre e-mail ne doit pas dépasser les 5 paragraphes, et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.
- Personnalisez vos e-mails
Rien de pire pour un client que de recevoir un e-mail en ayant la sensation que c’est un message automatique. Adaptez votre style et votre ton selon votre interlocuteur et sa problématique. Utilisez une formule d’appel appropriée pour débuter votre message, et évitez les registres familiers ou populaires.
- Évitez le jargon technique
Même si vous êtes un spécialiste dans votre domaine, votre client l’est peut-être moins. Le but de votre e-mail est d’apporter une information à votre interlocuteur, et surtout qu’il la comprenne. Donc adoptez un vocabulaire simple et accessible. Votre interlocuteur vous en remerciera !
- Soignez la forme de votre message
Évitez d’écrire un roman qui donnera peu envie de lire votre e-mail. Optez pour des phrases courtes, voire des listes à puces. Les phrases trop compliquées à base de « en l’occurrence », ne vous donnent pas forcément l’air plus intelligent mais vous rendent pénible et présomptueux.
- Stoppez l’excès du passif
Afin d’améliorer la compréhension du message, surexploitez la voie active qui dynamise et clarifie votre discours. Utilisez le présent et le futur plutôt que le conditionnel et le passé.
- Pistez la fameuse faute d’orthographe
90% des e-mails envoyés par des sociétés aux clients partent avec une faute ! Un « entrepreneur du web », Charles Duncombe, affirme même que « l’analyse des chiffres d’un site internet montre qu’une seule faute d’orthographe peut diviser par deux les ventes en ligne ». Prenez donc le temps de vous relire afin de corriger les fautes d’étourderie ou encore celles de frappes. Pour les plus pressés, il existe des correcteurs très complets qui corrigent également la grammaire et éliminent plus de 90% des erreurs. Un atout au quotidien pour les salariés d’entreprises.
- Ne multipliez pas les termes ambigus
Avec des messages toujours plus courts et rédigés rapidement, on se soucie moins de la clarté du contenu. Cette ambiguïté peut être liée à des phénomènes divers : homonymie, polysémie, syntaxe ou encore tous ces petits pronoms qui peuvent paraître faciles à interpréter pour l’auteur, mais qui rendent le discours ambigu pour le lecteur. De même, au niveau du choix des termes, il est important d’opter pour un vocabulaire porteur d’un nombre réduit de sens dans le contexte.
- Les difficultés classiques à contourner
Le français regorge de petites subtilités qui peuvent vous mettre dans l’embarras, alors passons en revue les cas typiques qui posent question :
– « ci-joint » : Les expressions « ci-annexé, ci-joint, ci-inclus » varient en genre et en nombre si elles sont en position d’épithète ou d’attribut. Aïe !
Notre conseil : relisez la règle de l’accord, faites votre choix et n’utilisez plus qu’une seule formule pour tous vos e-mails. C’est le meilleur moyen de ne plus faire l’erreur rapidement.
– « cordialement » : si » cordialement » reste la formule consacrée dans un e-mail, mieux vaut, lorsque vous adressez un e-mail à un destinataire auquel vous souhaitez témoigner du respect, utiliser : » Respectueusement », ou encore » Salutations respectueuses « .
En effet, « cordialement » signifie littéralement « avec tout mon cœur » et est généralement adressé aux personnes que l’on a déjà rencontré. Cependant, avec le temps, le mot s’est affaibli, et désormais, il s’agit plus d’une formule de respect largement usitée et relativement neutre.
Pour aller plus loin…
Sachez que le correcteur d’orthographe et de grammaire Cordial est un logiciel édité par Synapse ! Il repère la plupart de ces pièges, tels que le passif, la cohérence, la lisibilité, le style, ou encore le jargon professionnel quel que soit votre secteur d’activité. N’hésitez pas à vous rendre sur notre site pour savoir solution sera la plus adaptée pour répondre à vos besoins !
Camille Le Goff, Responsable Communication Marketing chez Synapse Développement
