Présentée il y a encore quelques années comme un simple concept, la dématérialisation est aujourd’hui largement répandue dans notre quotidien à bien des niveaux. Mais qu’est-ce que la dématérialisation et comment concevoir un projet riche de sens et de valeur ajoutée ? Se poser ces questions est indispensable pour créer des projets générateurs de confort de travail pour les collaborateurs et de qualité de service pour les clients.
Qu’entendons-nous précisément par dématérialisation ?
Sur ce point, il n’existe pas une, mais de nombreuses réponses. La dématérialisation a en effet de très nombreux visages et ne se limite pas simplement à digitaliser des documents papier. Les notions d’acquisition, de RAD[1] et de LAD[2] ne résument donc pas à elles seules ce que représente la dématérialisation. Il convient de prendre en considération la dématérialisation dans son ensemble pour bien comprendre la place qu’elle occupe. Il sera alors possible d’optimiser le traitement des flux entrants et de renforcer l’impact des flux sortants.
Pourquoi abandonner le papier pour le digital ?
De manière générale, on estime encore qu’un même document peut exister au minimum cinq fois dans une entreprise. Dans ce contexte, en dématérialisant, la circulation et le volume du papier baisseront, car celui-ci disparaîtra peu à peu. À cela s’ajoute une forte baisse des coûts, dans la mesure où l’on reproduit de moins en moins de documents et que les imprimantes sont moins utilisées. Enfin, en optant pour la dématérialisation, l’un des principaux avantages est logistique : il est possible de libérer une place importante dans les espaces de stockage physiques et de procéder à des économies significatives.
Une organisation toujours plus fluide
Globalement, la dématérialisation permet de stocker le document au format numérique généralement dans une solution de GED[3]. Cette solution facilite la gestion et l’échange d’information tout en permettant une recherche plus rapide et plus efficace. Les collaborateurs collectent alors plus facilement les documents et sont plus réactifs dans les actions qui leur sont confiées tout en respectant le cadre légal. Le cadre de travail est alors plus fluide, les collaborateurs passent moins de temps sur des tâches sans valeur ajoutée et leur productivité augmente, permettant ainsi de mieux répondre aux attentes de leurs clients et partenaires.
Renforcer la traçabilité de l’information
À ce stade, la dématérialisation est un moyen efficace de veiller au respect des contraintes légales et organisationnelles. La traçabilité des informations est ainsi assurée et permet d’identifier de bout en bout le trajet des données au sein des applications. Enfin, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs pour remplacer le papier par le flux électronique : la notion de confiance, de traçabilité et de confidentialité des flux, de gestion de preuves… Autant d’éléments à ne pas négliger.
La dématérialisation se positionne donc comme stratégique pour les entreprises qui souhaitent mener à bien leur plan de transformation digitale. Pour en tirer tous les avantages, elle doit être abordée dans son ensemble et dans un contexte métier. Elle pourra alors remplir ses promesses à long terme, simplifier la vie des collaborateurs et offrir de nombreux avantages aux clients.
Brice VIGUEUR – Directeur des Opérations BPO Cegedim Outsourcing
[1] RAD : Reconnaissance Automatique de Documents.
[2] LAD : Lecture Automatique de Documents.
[3] GED : Gestion Électronique de Documents.
