L’éditeur Oxalys, spécialiste de la digitalisation des achats et des dépenses, accompagne F2J Industry dans la digitalisation de ses processus Procure-to-Pay.
Fondé en 2016 et détenu par un actionnariat français, F2J Industry a réalisé 150 millions de chiffre d’affaires en 2021 et emploie plus de 1 500 collaborateurs répartis sur huit sites différents basés en Europe (notamment en France et en Pologne), ainsi qu’en Amérique du Sud. Le groupe se compose d’un groupement de sociétés, chacune de la taille d’une PME, issues de la reprise d’activité à de grands groupes.
Le contexte du projet
Pour chaque activité acquise, F2J Industry opère un « retournement », en réorganisant l’entité pour en améliorer ou en renforcer la rentabilité. Une stratégie qui repose notamment sur la digitalisation de l’ensemble des processus achats du groupe et de ses différentes entités.
Au sein du groupe F2J Industry, chacun des 8 sites du groupe dispose d’une division achat, toutes chapeautées par la Direction Achat groupe. Les achats effectués concernent différents services de l’entreprise, depuis la production jusqu’à la comptabilité, en passant par les ressources humaines. En raison de cette organisation décentralisée, F2J Industry manquait d’une vision globale sur ses achats indirects, qui se faisaient au jour le jour et au cas par cas.
Par ailleurs, certains des acheteurs de F2J Industry étaient dédiés à des achats de produits récurrents que le groupe n’avait pas contractualisés. F2J Indutry avait donc besoin d’optimiser la gestion de ses achats à faible valeur ajoutée.
Le groupe avait également une problématique de volume de fournisseurs actifs dont il souhaitait rationaliser le nombre, afin de gagner en efficacité, mais également de bénéficier de meilleures conditions d’achats.
Côté facturation, F2J Industry entendait automatiser le rapprochement et limiter les écarts entre les bons de commande et les factures, afin de gagner du temps et de réduire les litiges.
« Pour atteindre nos objectifs de rentabilité, nous devions donc centraliser et engager la transformation digitale de l’ensemble de notre chaîne de valeur Procure-to-Pay, précise Jean-Baptiste Collin, responsable achats de F2J Industry. Nous avons donc décidé de repenser complètement notre vision des achats et de déployer un nouveau système d’information ainsi qu’une solution de e-Procurement ».
Le choix de la solution Oxalys
Dans le cadre de ce projet, F2J Industry a organisé un appel d’offres pour le choix d’une solution de e-Procurement pour digitaliser ses processus achats, sur la base de plusieurs critères. Elle a retenu la solution proposée par Oxalys.
« Nous souhaitions que la solution retenue soit suffisamment ergonomique et intuitive pour que même nos utilisateurs qui ne sont pas des acheteurs puissent passer leurs commandes, poursuit Jean-Baptiste Collin. L’approche budgétaire et le planning de déploiement proposés par l’éditeur étaient également des éléments de choix importants. La solution Oxalys répondait à ces principaux critères. D’autre part, même si la dématérialisation des factures intervenait dans une seconde phase de notre projet, bénéficier d’une solution intégrée pour gérer l’ensemble de nos processus Procure-to-Pay, telle que celle proposée par Oxalys, a également été déterminant dans notre choix ».
F2J Industry a ainsi commencé par revoir ses processus de commandes et à les déployer sur un premier site en France. « Cela a tellement bien fonctionné que très vite, nous les avons dupliqués et standardisés sur nos autres sites », ajoute Jean-Baptiste Collin. Le déploiement du module de dématérialisation des factures est intervenu dans un second temps.
Des résultats tangibles suite à la mise en place
Les bénéfices de la digitalisation des processus achats ne se sont alors pas fait attendre. « Grâce à la dématérialisation de nos demandes d’achats indirects, nous pouvons aujourd’hui faire face à l’augmentation du volume de nos achats, à effectif constant, et en accélérer les processus, ajoute Jean-Baptiste Collin. Avec certains de nos fournisseurs, nous avons ainsi gagné jusqu’à trois jours dans le traitement de nos commandes. Nous avons également réduit notre panel de fournisseurs, en privilégiant les plus actifs, ce qui nous a permis de négocier avec eux leurs tarifs et délais de livraison, et de réduire ainsi nos coûts ».
La dématérialisation des factures fournisseurs s’est faite dans un second temps et a également permis à F2J Industry de réduire ses délais de traitement en la matière, en particulier sur le rapprochement des commandes avec les factures. Des bénéfices d’autant plus importants que la solution Oxalys s’interfaçait avec l’ERP de F2J Industry déjà en place.
« Nous avons gagné près de 40 % du temps passé sur le processus de traitement des factures fournisseurs, poursuit Jean-Baptiste Collin. Du temps que les équipes comptables de F2J Industry consacrent désormais à l’analyse et à la réduction des écarts entre les commandes et les factures, ainsi qu’à la résolution des litiges. Enfin, grâce à cette solution, nous appréhendons sereinement le passage à la facturation électronique. En nous permettant dès maintenant de dématérialiser nos factures, nous anticipons en effet sur l’obligation de passage à la facturation électronique et serons donc prêts au moment de l’échéance en 2024, d’autant plus qu’Oxalys s’engage à être en conformité avec cette règlementation ».
