La transformation numérique est un des sujets majeurs du monde de l’entreprise depuis plusieurs années maintenant. Les grandes entreprises ont toutes mené des projets dans ce sens depuis longtemps et sont dans des problématiques d’évolution des systèmes existants, voire de refonte quand les usages et technologies utilisées se sont trop éloignés de celles qui permettent de préparer efficacement l’avenir.
Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ont souvent réalisé un passage partiel, avec des services de l’entreprise bien desservis et d’autres, restés en attente. Les TPE et PME sont les plus mal loties, souvent par manque d’information, de temps, de moyens ou par le manque de solutions bien adaptées. Elles accusent dans ce domaine un énorme retard.
Certains pensent que la transformation numérique se résume par une présence sur Internet et dans les réseaux sociaux, en périphérie de l’entreprise. Cette définition, largement relayée, est totalement erronée. Un site Internet n’a jamais, sauf rares exceptions, « transformé » le fonctionnement d’une entreprise : c’est une vitrine. C’est bien à l’intérieur de l’entreprise, derrière la vitrine, que se joue la transformation numérique.
Avec des outils adaptés et l’accompagnement de spécialistes, la transformation numérique d’une TPE/PME peut se faire en quelques semaines et ne pas coûter plus de quelques centaines d’euros pour des résultats impressionnants et très rapides.
Le vrai visage de la transformation numérique ?
Une transformation désigne un passage d’une forme à une autre, un changement en profondeur : la chrysalide se transforme en papillon. Une information est dite « numérique » lorsqu’elle est représentée sous forme de nombres. Pour résumer, et dans notre contexte, l’information est numérique lorsqu’elle est informatisée, puisque l’ordinateur la code de façon numérique (binaire). La transformation numérique est donc un concept désignant la numérisation des informations d’une part et des processus qui les traitent d’autre part.
La transformation numérique d’une entreprise est un processus vertueux et continu, en mouvement perpétuel. Elle engage tous les services, tous les métiers, toutes les personnes présentes dans la société. Bien menée, elle contribue efficacement au développement de l’entreprise. Elle s’organise autour d’une vision et d’une stratégie à court et moyen termes. La transformation numérique d’une entreprise, c’est donc la réorganisation complète de tous ses fonctionnements derrière un système d’information qui permet de gagner en efficacité, en qualité et en pérennité. À bien y regarder, tout est transformation numérique ; pas depuis aujourd’hui, mais depuis plus de vingt ans. Ces dernières années, l’accélération est fulgurante.
Ne pas avoir peur de la transformation numérique
La transformation numérique est souvent le regroupement d’un ensemble de facteurs plutôt angoissants : l’inconnu, le changement, le risque de se tromper.
Ceux pour qui la transformation numérique reste mystérieuse auront une crainte légitime du passage d’un état peut-être rodé depuis des années à un état qu’ils ne visualisent pas encore facilement. Le « changement » fait souvent penser à « travail supplémentaire », puisqu’il signifie souvent la perte d’un éventuel confort lié aux habitudes, ou l’apprentissage de nouveaux outils.
En réalité, la transformation numérique est comme beaucoup d’autres processus : avec les bons spécialistes et les bons produits, elle paraît simple. Elle peut être menée de manière douce et progressive, et les résultats rapidement obtenus sont motivants. Elle rend concrets, via ses indicateurs, des états auparavant abstraits. Elle valorise le travail de chaque personne dans l’entreprise, et valorise mécaniquement l’entreprise elle-même. Elle fait gagner du temps et est de ce fait porteuse de bénéfices.
Un accompagnement nécessaire pour prendre les bonnes orientations
La transformation numérique demande essentiellement un travail de mise en œuvre. Meilleur sera le démarrage, plus efficace sera le processus. Il va s’agir de transformer des mécanismes existants dans l’entreprise de manière à les optimiser, les automatiser, les rendre plus efficaces. Le passage est souvent l’occasion de faire intervenir un spécialiste en organisation ou gestion des entreprises et de prendre un peu de recul. Bénéficier d’une aide extérieure aux étapes-clés de la vie de l’entreprise est gage d’efficacité.
La vie pendant la transformation numérique
Une fois la transformation numérique démarrée, l’entreprise dispose de nouveaux outils et de fonctionnements optimisés. Elle entre dans sa phase de capitalisation. Un travail de qualification et de saisie va être nécessaire afin de nourrir les bases de données. D’abord organisationnel, ce travail va devenir ensuite relativement simple. Plus les systèmes s’enrichissent, plus la société devient efficace.
La vie après la transformation numérique
La transformation numérique ne signe pas la fin d’un cycle pour une entreprise : c’est un nouveau départ. En s’adaptant aux nouvelles technologies, l’entreprise est capable de s’inscrire dans de nouveaux enjeux. Elle est mieux organisée et capitalise son savoir-faire dans des bases de connaissances. Elle dispose de procédures claires et précises qui améliorent l’organisation générale. Elle est beaucoup plus réactive et capable de répondre à ses clients avec des délais réduits. Elle peut compter sur des indicateurs précis et en temps réel pour simplifier la prise de décision. Elle économise un temps précieux en ayant automatisé un nombre important de tâches autrefois chronophages. Elle améliore en permanence sa qualité grâce au retour de ses clients, elle recrute plus efficacement et optimise la gestion de carrière de tous les salariés. En résumé : l’entreprise est plus efficace.
Une meilleure efficacité va généralement engendrer une augmentation d’activité et de nouveaux besoins. Capable de se baser sur un socle numérique solidement établi, l’entreprise va évoluer au fil des années. Les systèmes d’information qu’elle a mis en place doivent suivre son évolution, voire la porter, en évoluant eux aussi. C’est la seconde phase de la transformation numérique.
Si le système d’information a été créé autour de dispositifs figés, l’entreprise doit engager des actions afin de le faire évoluer – si cela est possible bien sûr. Elle doit être capable d’analyser son fonctionnement actuel, de visualiser ses futures applications, de les spécifier et de demander leur développement : un travail de spécialiste qui n’est pas aisé. C’est la raison pour laquelle il est important de s’appuyer sur des infrastructures ouvertes et évolutives.
La transformation numérique est donc un processus continu qui permettra aux PME de connaitre un développement croissant et de développer leur avantage concurrentiel. Pour autant, comme nous l’avons vu, cette étape ne s’improvise pas et nécessite d’être encadrée pour être menée dans les meilleures conditions. Attention donc à positionner la transformation digitale comme un véritable projet d’entreprise.
Laurent Bodhaine, directeur de AIKIS
