En janvier, ONLYOFFICE, une suite bureautique européenne a sorti une nouvelle version de ONLYOFFICE Docs. La nouveauté phare de la mise à jour concerne les formulaires ONLYOFFICE.
Formulaires ONLYOFFICE, qu’est-ce que c’est
C’est la possibilité de créer, de modifier et d’éditer de manière collaborative des documents avec des champs à remplir en ligne et de les envoyer à d’autres personnes pour qu’elles les remplissent.
Les documents comportant des champs à remplir peuvent être créés à n’importe quel niveau et complexité : bons de commande, contrats de vente, contrats de travail, réclamations, demandes de remboursements, notes de frais, testaments ou questionnaires.
L’objectif principal des formulaires ONLYOFFICE est de réduire le temps que les utilisateurs consacrent à la création de documents standard et d’optimiser le processus de flux de documents électroniques.
Les formulaires sont plutôt destinés aux entreprises de toutes tailles, ainsi qu’aux institutions gouvernementales et éducatives qui doivent collecter des données auprès de leurs utilisateurs, ce qui permet d’automatiser les flux de travail sur papier. L’élimination des coûts d’impression, de stockage et de distribution, la réduction du temps de traitement et la suppression des saisies de données répétitives et des erreurs associées constituent un des atouts considérables.
Pourquoi essayer les formulaires ONLYOFFICE
Déjà dans leur première version, ils offrent des réels avantages.
Solution complète
Les formulaires ONLYOFFICE ne sont pas des logiciels séparés. Il s’agit de nouvelles fonctionnalités supplémentaires qui sont incluses dans le traitement de texte. En fait, vous ne devez pas créer le texte du document dans une application distincte, puis le formater et ajouter des champs à remplir dans un autre logiciel. Cela est un atout pour les entreprises qui doivent souvent préparer des formulaires. Elles n’auront pas besoin d’acheter des solutions distinctes et payantes.
Collaboration renforcée
Comme les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations, les formulaires peuvent être créés en ligne en collaboration avec vos collègues. Il est possible de partager, de commenter, de suivre les modifications et l’historique des versions. ONLYOFFICE a récemment mis en disposition une intégration avec la solution française Rainbow ainsi qu’avec Jitsi. Ainsi, la collaboration dans les éditeurs a été complétée par la possibilité de faire des appels audio et vidéo directement dans l’interface des éditeurs.
Disponibilité étendue
Aujourd’hui, l’accessibilité joue un rôle. Nous nous déplaçons beaucoup et avons besoin d’un outil flexible. Outre la version en ligne de ONLYOFFICE Docs, les formulaires peuvent également être traités dans les applications de bureau, qui sont disponibles sur tous les systèmes Windows, Linux et macOS. De même, les applications mobiles peuvent être utilisées pour remplir rapidement les formulaires en déplacement.
Intégration possible
Les formulaires ainsi que les éditeurs pour les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations peuvent être ajoutés à votre propre solution. ONLYOFFICE peut être intégré via WOPI ou API. Les développeurs de la solution proposent aussi les connecteurs prêts à l’emploi pour Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, eXo, Moodle, xWIKI, Seafile, Chamilo, Nuxeo et autres.
Comment créer des formulaires
Il est possible de créer un formulaire de deux façons, à partir de zéro, comme un nouveau document, ou d’un document .docx.
ONLYOFFICE Forms offrent un ensemble de champs tels que les champs texte, les listes déroulantes, les cases à cocher, les boutons radio et les images. Ils rassemblent les contrôles de contenu de Microsoft Office ou Adobe forms.
Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement mettre en forme le texte dans les champs, ajuster les couleurs de bordure/arrière-plan, déplacer et faire pivoter les champs, etc. Il est aussi possible ajouter des conseils et des espaces réservés, de regrouper des champs afin de pouvoir les remplir simultanément.
Le document final peut être sauvegardé aux formats .oform ou .pdf. Le premier est également un nouveau format conçu pour l’envoi de formulaires à remplir en ligne. Dans ce format, l’utilisateur ne peut remplir que les champs obligatoires, le texte lui-même ne peut pas être modifié. L’enregistrement du fichier dans le format populaire .pdf permet de remplir le document avec les logiciels standard. La possibilité de créer des fichiers au format PDF fait ONLYOFFICE un véritable concurrent d’Adobe et d’Abbyy dans ce contexte.
Pour mieux comprendre ce que sont les formulaires et comment se présentent les documents remplis, une bibliothèque de formulaires gratuite est disponible sur le site web.
Сe qui est prévu pour l’avenir
ONLYOFFICE ne sera pas limité à cette version. Les développeurs prévoient d’élargir la gamme des champs et leurs fonctions. Sont également prévues des améliorations de sécurité, par exemple, la signature électronique, les fonctions de sécurité et la gestion des permissions basées sur des rôles. Les entreprises et les organisations pourront alors confier leurs données confidentielles à cette suite bureautique open source.
