Par Pierre BAUDOIN, Directeur Général d’ABAS France
L’une des erreurs les plus fréquentes que commettent les entreprises, lorsqu’elles préparent le déploiement d’un ERP, est de penser qu’il s’agit simplement d’un projet de plus pour le département informatique. La réalité est toute autre : cette période de déploiement constitue un changement majeur quelle que soit la société concernée. La préparation est la clé d’un déploiement réussi.
Avant l’installation de logiciels ou le lancement de formations, plusieurs tâches essentielles doivent être effectuées pour préparer votre entreprise à la refonte générale des processus opérationnels clés. En anticipant les pièges les plus fréquents, une société peut éviter les principales erreurs et rendre ainsi le processus de déploiement plus homogène. Voici quatre étapes qui permettront de garantir le succès du déploiement de l’ERP :
1. Penser à la planification
Abraham Lincoln a dit : « Si je disposais de six heures pour abattre un arbre, je consacrerais les quatre premières à aiguiser ma hache. »
C’est précisément cette approche qu’il convient d’adopter lorsqu’on planifie le déploiement d’un ERP. La plupart des organisations tentent de passer le moins de temps possible sur le volet de la planification, de crainte de passer plus de temps à parler qu’à agir. En réalité, consacrer une ou deux semaines supplémentaires à la planification peut faire la différence entre un processus réussi et un autre entravé d’ erreurs facilement évitables. Il est raisonnable d’instaurer comme règle de passer une semaine sur la planification pour chaque mois de déploiement estimé.
2. Établir les responsabilités internes au projet
L’ERP aura une incidence sur tous les domaines fonctionnels de l’entreprise, ce qui signifie que tout employé sera impacté par sa mise en œuvre, depuis les plus hauts postes de la direction jusqu’aux employés en bas de l’échelle hiérarchique, en passant par les cadres intermédiaires. C’est la raison pour laquelle la toute première chose à faire est de mettre en place une équipe interne qui aura l’influence et l’autorité nécessaires pour amener le reste de l’entreprise à s’impliquer dans le projet.
Idéalement, la société désignera une équipe comprenant les membres suivants :
• Le commanditaire exécutif. Issu d’un haut poste de direction, le commanditaire exécutif est le représentant du projet en interne. Il doit fournir des conseils et guider le reste de l’équipe pour garantir que l’ ERP atteindra ses objectifs une fois lancé.
• Le chef de projet. Les principales fonctions du chef de projet consistent à gérer, planifier, contrôler et coordonner le projet; ses principaux objectifs sont de s’assurer que les délais et le budget seront respectés et par conséquent de maintenir le projet dans le cadre préétabli. Pour ce poste, il est conseillé de faire appel à un cadre moyen ou supérieur avec de l’expérience dans plusieurs domaines distincts. Ce poste implique également d’autres tâches comme la planification et l’organisation des réunions, le développement de l’équipe, la conduite des réunions, l’identification des problèmes et le suivi de l’avancée du projet.
• Le responsable informatique. Le responsable informatique assure la coordination de l’ensemble des activités informatiques entre l’entreprise et le fournisseur de l’ERP, ainsi qu’avec les autres employés. Les tâches quotidiennes du responsable informatique sont les suivantes : élaboration de planning, support aux activités de l’équipe et acquisition de ressources.
• L’équipe d’utilisateurs clés. Il s’agit du reste de l’équipe en charge du déploiement de l’ERP. Elle comprend des employés qui disposent à la fois de responsabilités, de connaissances et d’un tempérament affirmé. L’équipe doit intégrer des personnes issues de tous les départements concernés par l’ERP, tels que la production, les ventes, le service financier, le bureau d’étude, etc. L’équipe collaborera avec le fournisseur pour déterminer la meilleure façon d’utiliser le logiciel pour soutenir les objectifs de l’entreprise. Elle participera à l’élaboration et validera un document récapitulatif des tâches à effectuer pour la mise en place effective du nouveau système.
Une entreprise doit pouvoir précisément mesurer sa réussite lors du déploiement de l’ERP.
3. Établir des paramètres pour mesurer la réussite
Les sociétés mettent en place des ERP pour améliorer les processus clés et les ICP , tels que le rendement, la réduction des coûts, etc. Toutefois, si ces derniers ne sont pas déterminés dès le début du projet, il s’avère impossible d’établir si le déploiement de l’ERP a permis ou non d’atteindre les objectifs souhaités.
Toutes les parties prenantes doivent savoir exactement quelles sont les attentes d’un tel projet et les suivre au cours du processus pour garantir que tout se déroule en vue d’un résultat final optimal. À l’achèvement du projet, la direction de l’entreprise pourra utiliser ces mesures pour évaluer le retour sur investissement et déterminer si oui ou non le nouveau système constitue une réussite.
4. Prendre le déploiement de l’ERP comme une priorité pour l’entreprise
Le déploiement d’un ERP consiste en une collaboration entre l’entreprise et le fournisseur. Ce n’est pas parce que ce dernier est un partenaire de confiance que la société doit se détacher complètement du projet. Déployer un ERP, ce n’est pas simplement installer un nouveau logiciel : c’est une réorganisation complète de tous les processus opérationnels clés de chaque domaine.
Il convient d’affecter suffisamment de ressources humaines au déploiement au jour le jour du nouveau système. Si les employés ne sont pas en mesure de s’impliquer dans le nouveau système parce que d’autres fonctions les retiennent, le projet peut alors prendre bien plus de temps que prévu. De plus, les employés en surcharge de travail sont plus prompts à commettre des erreurs qu’il faudra réparer plus tard. Les entreprises devraient éviter d’accepter d’autres projets avant que le système soit complètement opérationnel. Si un projet de grande envergure est déjà en cours, il est préférable d’attendre sa livraison pour commencer à déployer l’ERP.
Planifier le déploiement d’un ERP, ce n’est pas simplement choisir un fournisseur et lui laisser faire tout le travail. Avec un processus de planification approfondi, les entreprises peuvent minimiser leurs risques, éviter les pièges fréquents et tirer profit de l’ensemble des avantages financiers et opérationnels qu’un tel système est en mesure d’apporter.
