TNT express passe à la facturation électronique avec Macro 4

Macro 4 accompagne le groupe TNT dans la mise en œuvre d'un système de facturation électronique

Besoins

Durant des années, TNT Express fournissait à ses clients les données de facturation électronique, en plus de la traditionnelle facture papier. Ceci a permis aux clients de supprimer la saisie manuelle en téléchargeant directement les données depuis le SI de TNT Express. Cependant, le processus pour générer cette information était très complexe pour TNT - par exemple, chaque téléchargement d'information par le client nécessitait l'envoi d'un email avec traitement manuel.Le groupe a donc voulu améliorer le service client et moderniser son processus historique. Par conséquent, il a mis en place la facturation électronique: c'est-à-dire la mise à disposition d'une version électronique de la facture papier sur un site web TNT sécurisé. Pour les clients désirant une solution plus intégrée, TNT propose d'envoyer directement les données sur le site sécurisé spécifique du client. Pour le moment, ce système a été mis en production dans près de 25 pays et a reçu un accueil favorable aussi bien par les clients que par le personnel TNT. Les données et documents en ligne sont désormais disponibles immédiatement après leur création et les clients sont automatiquement avertis par courriel lorsque leur dernière facture est prête à être téléchargée.Pour arriver a un tel résultat TNT Express a opté pour la solution Columbus de Macro 4. En effet, le système pouvait être déployé sur tous les sites TNT. De plus Macro 4 était aussi capable d'intégrer une charte graphique dans l'interface du portail web affichée aux clients. La capacité d'intégration au système SAP était importante pour permettre dans un proche avenir une intégration entre le système de facturation électronique et le système SAP. Il est aussi fondamental que les interfaces mises à disposition des clients soient aussi stables et ergonomiques que possible. La solution Macro 4 a répondu à tous ces critères. Enfin, le professionnalisme et les compétences de l'équipe de projet Macro 4 ont été des points déterminant dans le choix de TNT Express.Yvette Graham Responsable Projet chez TNT Express « Les données de facturation arrivent plus rapidement chez nos clients qui peuvent naviguer très facilement sur le système; ainsi ils économisent du temps et de l'énergie. De plus, si quelqu'un a besoin de visualiser la facture en cours, il peut le faire en ligne, ce qui évite de rechercher la facture ou d'en faire une copie papier. Ce système est particulièrement avantageux pour les pays dans lesquels la poste ne fonctionne pas très bien. »Désormais, lorsque TNT Express lance une facture, son système de facturation électronique capture les données et les garde en ligne. Le système de facturation électronique reformate ensuite les données pour qu'elles répondent aux préférences de chacun des clients et notifie par email le client correspondant. Les clients peuvent se connecter au portail web sécurisé de TNT à n'importe quel moment pour visualiser et télécharger leurs données dans le format souhaité. Ils peuvent aussi visualiser une copie exacte de la facture originale imprimée, qui est mis au format PDF. Les données non capturées par le système sont surlignées, ainsi les clients voient plus facilement les informations nouvelles.Le service administration de TNT a la possibilité de créer des nouveaux clients, ajouter des contacts et sélectionner les cases correspondant aux choix des clients dans l'ordre de préférence. Tout le personnel administratif et le contrôleur financier de TNT ont accès au système de facturation électronique et peuvent voir quelles factures ont été visualisées par les clients.